بازرگانی خارجی چیست؟ اصول مکاتبات در بازرگانی خارجی

بازرگانی خارجی یکی از ارکان مهم در اقتصاد کشورهاست و به مجموعه فعالیت‌هایی اشاره دارد که برای داد و ستد کالا یا خدمات میان کشورهای مختلف صورت می‌گیرد. بازرگانی و تجارت خارجی ظرافت‌ها و پیچیدگی‌های بسیاری دارد، برای موفقیت در این حوزه باید اصول مکاتبات را بیاموزید و درباره موارد مهم این حوزه اطلاعات کسب کنید. با توجه به اهمیت این موضوع در این مطلب به آموزش صفر تا صد بازرگانی خارجی می‌پردازیم و نکات کلیدی که هر بازرگان خارجی به آن نیاز دارد را مطرح می‌کنیم، با ما همراه باشید.

بازرگانی خارجی چیست؟

برای آن که بهتر با این مفهوم آشنا شویم، اجازه دهید ابتدا با تعریف بازرگانی آشنا شویم. به طور کلی بازرگانی به هر گونه فعالیتی گفته می‌شود که در جریان داد و ستد کالا چه به صورت خام و چه به صورت محصول نهایی صورت گیرد. به طور کلی بازرگانی به دو دسته بازرگانی داخلی و خارجی تقسیم می‌شود. در صورتی که داد و ستد ذکر شده در داخل یک کشور صورت گیرد بازرگانی داخلی نامیده می‌شود.

بازرگانی خارجی به مجموعه فعالیت‌هایی اشاره دارد که از طریق آن شرکت‌ها به تبادل کالا، خدمات و سرمایه با دیگر شرکت‌ها در کشورهای دیگر می‌پردازند. در این فرایند، شرکت‌ها می‌توانند کالاها و خدمات خود را به بازارهای خارجی صادر کنند یا مواد اولیه و کالای مورد نیاز خود را وارد کشور نمایند.

بازرگانی به صورت خارجی به شرکت‌ها فرصت می‌دهد تا به دانش فنی و تخصصی دیگر کشورها دست پیدا کنند و با شرکت‌ها و کشورهای دیگر در قالب همکاری‌های تجاری و سرمایه‌گذاری مستقیم همکاری نمایند. از طرفی امکان گسترش تجارت به سطح بین‌المللی را فراهم می‌سازد و به کسب و کارها امکان می‌دهد تا به بازارهای جدیدی وارد شوند، درآمد خود را تنوع بخشیده و از فرصت‌های تجاری جدید بهره‌برداری کنند.

حتما بخوانید: از کجا مشتری خارجی پیدا کنم؟

مکاتبات در تجارت و بازرگانی خارجی به چه صورت است؟

فرقی نمی‌کند که قصد واردات داشته باشید یا صادرات، در هر صورت بازرگانی خارجی نیازمند مذاکره و برقراری ارتباط با سایر افراد در کشورهای گوناگون است. دقت داشته باشید که مذاکره با بازرگانان خارجی اصول و قواعد مخصوص به خود را دارد، بنابراین به عنوان یک بازرگان خارجی لازم است اصول مکاتبات در تجارت خارجی را بیاموزید و بدانید که با بازرگانان هر کشور چگونه وارد مذاکره شوید. در مقاله دیگری به طور کامل به اصول مذاکره تجاری پرداخته‌ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه حتما این مقاله را نیز بخوانید.

به صور کلی مکاتبات در تجارت خارجی معمولا از طریق یکی از روش‌های نامه، قرارداد، جلسات حضوری، ویدئو کنفرانس، ایمیل و شبکه‎‎‌های اجتماعی صورت می‌گیرد. دقت داشته باشید که مکاتبات تجاری از اصول و قواعد خاصی پیروی می‌کند و بی‌توجهی به این اصول می‌تواند مشکلات بسیاری در فرایند تجارت ایجاد نماید. در ادامه با با انواع مکاتبات در این زمینه آشنا می‌شویم.

نامه‌های تجاری

نامه‎‌‌ها یکی از اصلی‌ترین روش‌ها برای برقراری ارتباط در تجارت و بازرگانی خارجی است و هر تاجر و بازرگانی قطعا در مسیر واردات یا صادرات به نگارش نامه تجاری نیاز پیدا می‌کند. نامه‌های تجاری می‌توانند بنا به دلایل مختلفی از قبیل معرفی شرکت، درخواست ارسال کاتالوگ محصول، درخواست اعطا نمایندگی خارجی، درخواست قیمت کالا، سفارش کالا و غیره ارسال شوند. نوشتن نامه‌های تجاری مستلزم رعایت نکاتی است که در این بخش به آن اشاره می‌کنیم:

• در نگارش نامه از سبک رسمی و مناسب استفاده کنید.
• در صورت امکان و درست و به موقع در متن نامه از اصطلاحات فنی مرتبط با حوزه تجارت استفاده کنید.
• از نوشتن اسامی شخصی افراد و عبارات غیرحرفه‌ای خودداری کنید.
• در نامه‌های تجاری از قالب استاندارد استفاده کنید. قالب نامه بهتر است شامل اطلاعاتی از قبیل تاریخ، نشانی فرستنده و گیرنده، عنوان، معرفی، بدنه اصلی و امضا باشد.
• عنوان نامه باید مختصر و مفید باشد. آن را به‌طور واضح بازگو کنید و موضوع اصلی نامه را مشخص کنید.
• نامه را با معرفی خود و شرکتتان آغاز کنید. اگر شرکت بزرگی دارید، می‌توانید اطلاعات مختصری درباره تاریخچه و تخصص‌های شرکت ارائه دهید.
• در بدنه نامه، موضوع اصلی را به‌طور دقیق و مفصل توضیح دهید. استفاده از پاراگراف‌های مجزا برای ارائه اطلاعات مختلف مفید است.
• در صورت لزوم، شرایط مرتبط با موضوع نامه را مورد بحث قرار دهید. این شامل قیمت، شرایط پرداخت، تحویل، یا هر پیشنهاد و شرط دیگری است که باید مورد توجه قرار گیرد.
• نامه را با خاتمه مناسبی به اتمام برسانید. ابراز قدردانی خود را از وقت و توجه مخاطب نمایش دهید و آمادگی خود را برای هر پرسش یا اطلاعات بیشتر اعلام کنید.
• با نام رسمی و مشخص شرکت خود امضا کنید و اطلاعات تماس خود را ارائه دهید.
• قبل از ارسال، نامه را دوباره مرور کنید و از صحت املایی و دستور زبان اطمینان حاصل کنید. همچنین، از فرمت مناسب و ظاهری آراسته استفاده کنید.
• بعد از ارسال نامه، منتظر پاسخ مخاطب خود باشید و در صورت لزوم، پیگیری کنید. پیگیری از طریق ارسال یک نامه پیگیری یا تماس تلفنی باشد.

قرارداد تجاری

قرارداد تجاری یک توافق نوشتاری بین دو یا چند طرف است که شرایط و جزئیات مربوط به یک معامله تجاری را تعیین می‌کند. بازرگانان در فرایند تجارت و بازرگانی خارجی به عقد قراردادهای تجاری در زمینه‌های مختلف نیاز پیدا می‌کنند. قراردادهای تجاری می‌توانند به یکی از روش‌های کتبی، الکترونیکی و شفاهی صورت گیرند. قراردهای تجاری کتبی مرسوم‌ترین روش عقد قرارداد در مکاتبات تجاری است و تدوین آن باید با دقت بالایی صورت گیرد.

قراردادهای تجاری از اجزای مختلفی تشکیل شده‌اند، طرف قرارداد، موضوع قرارداد، شرایط پرداخت، شرایط تحویل، مسئولیت‌ها و محدودیت‌ها و قوانین از مهم‌ترین اجزای یک قرارداد تجاری است.

نوشتن قراردادهای تجاری به دقت بالایی نیاز دارد. در زیر برخی از نکات مهمی که بهتر است هنگام نوشتن قراردادهای تجاری مورد توجه قرار گیرد را ذکر می‌کنیم:

• در بخش موضوع قرارداد، به طور کامل و شفاف اهداف، موضوع و اهمیت قرارداد شرح داده شود.
• نام و مشخصات طرف‌های قرارداد، از جمله نام شرکت یا اشخاص حقیقی، آدرس، شماره تماس به صورت کامل و دقیق در قرارداد ذکر شوند.
• شرایط و تعهدات طرفین قرارداد به صورت دقیق و کامل توضیح داده شود.
• به طور دقیق مدت زمان اعتبار قرارداد را مشخص کنید. زمان اتمام قرارداد می‌تواند یک زمان مشخص داشته باشد یا قرارداد می‌تواند بر اساس شرایط خاصی مثل اتمام پروژه، تحقق هدف مشخص و غیره پایان یابد.
• مشخص کنید که قرارداد بر اساس قوانین کدام کشور یا منطقه اعمال می‌شود و در صورت وقوع اختلافات، به چه مراجع قضایی مراجعه می‌شود.
• مسئولیت‌های طرفیت قرارداد را به طور دقیق و کامل مشخص کنید.
• روش‌های حل و فصل اختلافات را مشخص کنید.
• قرارداد را با امضای طرفین قرارداد معتبر کنید، بهتر است تاریخ امضاء را ذکر کنید. امضاها می‌توانند امضای الکترونیکی نیز باشند.
• در صورت نیاز به تغییرات یا اصلاحات در قرارداد، روش‌ها و شرایط مربوط به آن را مشخص کنید.
• در صورتی تنظیم قرارداد مدت‌دار، مشخص کنید که در پایان مدت معین، قرارداد به طور خودکار تمدید می‌شود یا نیاز به بررسی و تمدید دارد.
• زبان اصلی قرارداد را مشخص کنید. همچنین تعیین کننید که در صورتی که قرارداد به زبان‌های دیگر ترجمه شود، کدام ترجمه در صورت وجود اختلاف اولویت دارد.

در مقاله دیگری به طور کامل به معرفی قراردادهای بین المللی و اصول تنظیم آن‌ها پرداخته‌ایم. برای کسب اطلاعات بیشتر این مقاله را بخوانید.

ایمیل تجاری

ایمیل یکی از بهترین روش‌ها برای ایجاد مکاتبات در تجارت خارجی است. شاید تصور کنید که ایمیل زدن کار ساده‌ای است، اما باید بگوییم که ایمیل تجاری اصول و قواعد مخصوص خود را دارد و بازرگانان باید در معاملات تجاری خود به آن توجه داشته باشند. بنابراین اگر قصد دارید از طریق ایمیل با بازرگانان در دیگر کشورها ارتباط برقرار کنید، حتما به نکاتی که در ادامه اشاره می‌شود، توجه کنید.

• بهتر است عنوان ایمیل مختصر و شفاف باشد و به صورت دقیق موضوع اصلی ایمیل را بیان نماید.
• عنوان ایمیل باید جذاب باشد تا خواننده را به باز کردن ایمیل و خواندن آن ترغیب نماید.
• در صورتی که دریافت‌کننده ایمیل شما را نمی‌شناسد، ابتدا خود را معرفی کنید و به صورت مختصر شرکت یا سازمان خود را معرفی کنید.
• به صراحت هدف ایمیل را بیان کنید.
• به طور کاملا شفاف موضوع اصلی ایمیل و جزئیات آن را بیان کنید.
• در صورت نیاز فایل مورد نظر را پیوست و ارسال کنید. مطمئن شوید که فایل پیوست به درستی ضمیمه شده است.
• در پایان ایمیل اطلاعات تماس خود را به صورت واضح بیان کنید.
• ایمیل خود را با عباراتی مناسب خاتمه دهید.
• قبل از ارسال ایمیل، آن را بررسی و اطمینان حاصل کنید که اشتباهات املایی یا نگارشی ندارد.
• به محض دریافت پاسخ از طرف دریافت کننده، به موقع پاسخ دهید.

مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی

رشد و پیشرفت شبکه‌های اجتماعی در سال‌های اخیر باعث شده تا بسیاری از بازرگانان از این طریق به معرفی خود در عرصه تجارت بین‌الملل بپردازند. فیس‌بوک، لینکدین، اینستاگرام و واتساپ از بهترین شبکه‌های اجتماعی است که بازرگانان می‌توانند برای معرفی خود و برقراری ارتباط در تجارت خارجی از آن استفاده نمایند.

اما مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی مانند دیگر روش‌ها اصول و قواعد مخصوص به خود را دارد که در ادامه با به صورت تیتروار با این اصول آشنا می‌شویم.

• متناسب با بازار هدف خود از میان شبکه‌های اجتماعی مناسب‌ترین را انتخاب کنید.
• در هر شبکه‌ای که فعالیت می‌کنید، باید پروفایل کاملا حرفه‌ای داشته باشید.
• در مکاتبات تجاری خود از زبان رسمی و حرفه‌ای استفاده کنید.
• در شبکه‌های اجتماعی خود محتوا ارزشمند و مفید متناسب با حیطه فعالیت‌تان ارائه دهید.
• به سوالات کاربران به سرعت پاسخ دهید و با آن‌ها تعاملی مناسب داشته باشید.

تماس تلفنی

تماس تلفنی یکی از دیگر روش‌های رایج مکاتبات، در تجارت و بازرگانی خارجی است.  برقراری تماس تلفنی در تجارت خارجی همانند سایر روش‌ها، مستلزم رعایت نکاتی است. در زیر، برخی از نکات مهمی که بهتر است هنگام تماس تلفنی مورد توجه قرار گیرد را ذکر می‌کنیم:

• پیش از تماس تلفنی از صحت اطلاعات شخص مورد نظر از قبیل اطلاعات تماس، نام و سمت فرد اطمینان حاصل نمایید.
• تفاوت ساعت را در نظر بگیرید و سعی کنید زمانی را در نظر بگیرید که برای هر دو طرف مناسب باشد.
• پیش از تماس، نقشه ذهنی بچینید و برای ساختار مکالمه برنامه‌ریزی کنید.
• سعی کنید از عبارات رسمی استفاده کنید و به فرهنگ کشور مورد نظر توجه کنید.
• به طور واضح مفاهیم و موضوعات خود را مطرح کنید و از عبارات ساده و قابل فهم استفاده کنید.
• در حین مکالمه، با دقت به صحبت‌های طرف مقابل گوش دهید.
• یادداشت برداری داشته باشید.
• بعد از تماس، از طریق ارسال ایمیل یا تماس مجدد، موضوعات مورد بحث در مکالمه را پیگیری کنید.

ویدئو کنفرانس

با پیشرفت فناوری، ویدئوکنفرانس‌ها به عنوان روشی محبوب برای مکاتبات در تجارت و بازرگانی خارجی برجسته شده‌اند. این روش امکان برقراری ارتباط در زمان واقعی با شرکت‌ها و نمایندگان آنها را در مکان‌های دوردست فراهم می‌کند. اگر قصد دارید از طریق ویدئو کنفرانس مکاتبات تجاری داشته باشید، حتما به نکاتی که در ادامه اشاره می‌شود، توجه کنید.

• پیش از برگزاری ویدئو کنفرانس از سلامت تجهیزات اطمینان حاصل نمایید.
• پلتفرم مناسب با نیاز خود را (چت، اشتراک فایل و امکان ضبط جلسه) انتخاب کنید.
• به تفاوت‌های زمان توجه کنید.
• پیش از آغاز جلسه، از در دسترس بودن تمامی اسناد و فایل‌های مورد نظر اطمینان حاصل نمایید.
• طی جلسه، به فرهنگ و آداب و رسوم شرکای تجاری احترام بگذارید.
• پیش از شرکت در ویدئو کنفرانس به نورپردازی محیط و کیفیت صدا توجه داشته باشید.
• در هنگام برگزاری ویدئوکنفرانس در تجارت خارجی، به قوانین و مقررات امنیتی پیشنهاد شده توسط سازمان‌ها و شرکت‌ها توجه کنید.
• بعد از اتمام جلسه، پیگیری مناسبی داشته باشید.

موارد مهم در بازرگانی خارجی

بازرگانی خارجی از مجموعه‌ای از امور مختلف و در عین حال به هم وابسته تشکیل شده است و تجار، بازرگانان و شرکت‌هایی که قصد فعالیت در این حوزه را دارند به طور پیوسته با این امور سر و کار دارند. اینکوترمز، صادرات و واردات، یوزانس، کارت بازرگانی، گواهی مبدا، منطقه آزاد تجاری برخی از مهم‌ترین موارد است که در ادامه با این مفاهیم آشنا می‌شویم.

اینکوترمز

اینکوترمز یکی از موارد مهمی که تمامی تجار و بازرگانان برای موفقیت در تجارت خارجی باید با آن آشنا باشند. اینکوترمز یا Incoterms ، مخفف عبارت “International Commercial Terms” است و برای اولین بار توسط کمیسیون بین‌المللی تجارت (ICC) تدوین شد. اینکوترمز مجموعه‌ای از اصطلاحات تجاری است که استانداردها، قوانین و شرایط تجارت خارجی از قبیل مکان تحویل کالا، بیمه، گمرک و غیره در قراردادهای خرید و فروش بین المللی را تعیین می‌کند همچنین مسئولیت‌ها، وظایف و هزینه‌های بین صادرکننده و واردکننده در طول فرآیند حمل و نقل کالاها از را تعیین می‌کنند.

به طور کلی اینکوترمز شامل 13 ترم EXW، FCA، CPT، CIP ، DES ، DEQ ، FAS، FOB، CFR، CIF،  DAF ، DDU و DDPP است که هر کدام وظایف و مسئولیت‌های مختلفی را بین صادرکننده و واردکننده تعیین می‌کنند.

منطقه آزاد تجاری

مناطق آزاد تجاری که به آن Free Trade Zones یا ZED  نیز گفته می‌شود، نواحی در یک کشور است که مشمول بسیاری از قوانین و مقررات جاری کشور نمی‌شود. دولت‌ها با هدف تسهیل و تشویق تجارت همچنین جذب سرمایه‌گذاری‌های خارجی امتیازات و تسهیلات ویژه‌ای برای تجارت در این مناطق از قبیل معافیت‌های مالیاتی، بخشودگی سود و عوارض گمرکی، تسریع در فرایندهای صادرات و واردات در نظر گرفته‌اند. معمولا این مناطق در نزدیکی بنادر، فرودگاه‌ها یا مناطق مرزی قرار می‌گیرند.

منطقه آزاد کیش، قشم، چابهار، ارس، انزلی، اروند، بانه و مریوان، قصر شیرین و ماکو 9 منطقه آزاد فعال در کشورمان است.

صادرات و واردات

صادرات و واردات از دیگر موضوعات مهم در تجارت و بازرگانی خارجی است. صادرات کالا یکی از ارکان مهم و حیاتی در اقتصاد کشورهاست و به عنوان یک محرک در رشد اقتصادی کشورها عمل می‌کند. صادرات کالا در بازارهای خارجی اصول و قواعد مخصوص به خود را دارد و تجار و بازرگانان پیش از ورود به دنیای تجارت لازم است این مراحل را بشناسند و مهارت‌های مورد نیاز آن را به دست آورند؛ چرا که بی‌توجهی به این مراحل مسیر صادرات را با چالش‌های بسیاری روبه‌رو نماید و خسارت‌های مالی بسیاری به دنبال داشته باشد.

واردات کالا همانند صادرات نقش مهمی در اقتصاد کشورها ایفا می‌کند. واردات کالا همانند صادرات مراحل و شرایط خاصی دارد و تجار و بازرگانان می‌بایست نسبت به این مراحل و شرایط آگاهی کامل داشته باشند. تحقیقات بازار، انتخاب تامین‌کنندگان معتبر، مدیریت هزینه‌ها، رعایت قوانین واردات، انتخاب صحیح مسیر حمل و نقل، ترخیص کالا و استفاده مناسب از روش‌های فروش و تبلیغات از نکات مهمی است که بایستی مورد توجه واردکنندگان قرار بگیرد. در صورتی که قصد دارید اطلاعات بیشتری در این زمینه به دست آورید توصیه می‌کنیم مقاله واردات کالا را بخوانید.

اعتبار اسنادی یوزانس

اعتبار اسنادی یوزانس یکی از روش‌های کاربردی برای پرداخت هزینه‌ کالای خریداری شده در تجارت خارجی است. در این روش پرداخت فروشنده به خریدار مهلتی می‌دهد و خریدار وجه کالای خریداری شده را پس از گذشت یک دوره زمانی به فروشنده پرداخت می‌کند.  مدت زمان تعیین شده برای پرداخت وجه، در هر معامله متفاوت بوده و توافقی است. لازم به ذکر است که در این روش پرداخت فروشنده، علاوه برای وجه کالا مبلغی را به عنوان سود که مورد تایید خریدار نیز می‌باشد به مبلغ اصلی کالا اضافه و هنگام سررسید مطالبه دریافت می‌نماید.

کارت بازرگانی

کارت بازرگانی یکی از مجوزهای مورد نیاز برای تجارت خارجی است. این مجوز، توسط شعب اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی و اتاق تعاون ایران صادر می‌شود و به دارنده آن اجازه می‌دهد به صورت قانونی، فعالیت خود را در زمینه واردات و صادرات آغاز نماید. دریافت کارت بازرگانی برای دارندگان آن علاوه بر واردات و صادرات مزایای بسیاری به همراه دارد، امکان ثبت برند به صورت لاتین، امکان ترخیص کالا از گمرک، امکان شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی، واردات کالا از مناطق آزاد، دریافت ویزا تجاری و غیره دارد. اگر با شرایط و مراحل دریافت این کارت آشنایی ندارید توصیه می‌کنیم پس از خواندن این مطلب مقاله کارت بازرگانی را نیز بخوانید.

گواهی مبدا

گواهی مبدا یکی از اسناد مهم در تجارت بین‌‎الملل است. این سند مشخص می‌کند که محصول ساخت کدام کشور است و به واردکننده کالا این اطمینان را می‌دهد که کالا در کشور مورد نظر وی ساخته شده است. سند گواهی مبدا حاوی اطلاعات گوناگونی است، وزن خالص و ناخالص کالا، مشخصات گیرنده و فرستنده کالا، مشخصات وسیله حمل و نقل، نوع بسته‌بندی و غیره برخی از اطلاعات مندرج در این سند است.

لازم به ذکر است که اتاق بازرگانی هر کشور وظیقه صدور این گواهینامه را بر عهده دارد.

مزایای تجارت و بازرگانی خارجی

تجارت و بازرگانی به صورت خارجی مزایای بسیاری برای واردکنندگان، صادرکنندگان همچنین کشورها به ارمغان می‌آورد. در زیر به برخی از این مزایا اشاره خواهیم کرد:

• با افزایش صادرات، درآمد‌های نقدینگی و ارزی کشور افزایش می‌یابد و این موضوع منجر به رشد بخش اقتصادی می‌شود.
• فروش کالاها و خدمات به سایر کشورها، منجر به افزایش درآمدهای ارزی کشور می‌شود.
• واردات کالاها از کشورهای پیشرفته، منجر به تبادل فناوری و دانش می‌شود. این امر به کشورها این امکان را می‌دهد تا از تکنولوژی‌ها و دانش‌های جدید بهره‌برداری کنند و در صنایع مختلف پیشرفت کنند.
• تجارت خارجی می‌تواند به تقویت روابط اقتصادی بین کشورها کمک کند.
• تجارت خارجی به شما اجازه می‌دهد تا به منابع و مواد اولیه مورد نیاز برای تولید کالاها و خدمات خود دسترسی پیدا کنید.
• تجارت خارجی به صادرکنندگان کمک می‌کند، به مشتریان جدید دسترسی پیدا کنند و بازارهدف خود را گسترش دهند.

کلام آخر

در این راهنمای بازرگانی خارجی تلاش کردیم تا شما را با مفهوم تجارت خارجی آشنا کنیم و اطلاعات مفیدی درباره مکاتبات در تجارت خارجی در اختیارتان قرار دهیم. همانطور که گفته شد تجارت خارجی مزایای بسیاری برای تجار و بازرگانان دارد و می‌تواند درآمدهای ارزی کشور را افزایش دهد. اگر از فعالان این حوزه هستید خوشحال می‌شویم از طریق بخش نظرات تجربه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول