اصول ایمیل نگاری تجاری [ گام به گام تا حرفه‌ای شدن در نوشتن ایمیل تجاری ]

در دنیای تجارت جهانی امروز، ایمیل به ابزاری حیاتی برای ارتباط موثر با شرکای تجاری و مشتریان در سراسر جهان تبدیل شده است. فرض کنید قصد معامله با شرکتی در آن سوی دنیا را دارید. اولین قدم برای برقراری ارتباط، ارسال یک ایمیل است. در واقع، ایمیل نه تنها معرف شما و کسب‌وکارتان خواهد بود، بلکه می‌تواند در جلب‌اعتماد مخاطب نیز نقش تعیین‌کننده‌ای داشته باشد.

پس کلیه تاجران و بازرگانانی که در حوزه صادرات و واردات کالا و حمل و نقل بین المللی فعالیت می‌کنند، باید بر مهارت‌های ایمیل نگاری تجاری مسلط باشند.

در این مقاله از وبلاگ پست بین المللی پی اس پی، به بررسی اصول و قواعد کلیدی ایمیل نگاری تجاری در روابط بین‌ الملل می‌پردازیم و نکاتی را برای نوشتن ایمیل‌های حرفه‌ای و تأثیرگذار ارائه می‌دهیم. پس اگر به دنبال پاسخ سوال، چگونه با ایمیل، روابط تجاری موفقی بسازیم؟ هستید این مطلب را بخوانید.

همچنین برای مشاوره رایگان در زمینه حمل و ترخیص بین الملل می‌توانید با شماره 02142281 تماس بگیرید.

چطور در روابط بین الملل ایمیل نگاری تجاری داشته باشیم؟

شاید تعجب کنید، اما طراحی یک ایمیل تجاری موفق، قبل از ساخت ایمیل تجاری و نوشتن اولین کلمه آغاز می‌شود. راز این کار در ذهن شماست. با داشتن طرز فکری مناسب، می‌توانید ایمیل‌هایی تاثیرگذار، متقاعد‌کننده و رسا بنویسید که به بهترین نحو با مخاطب ارتباط برقرار می‌کنند.

اما چگونه می‌توان به این “طرز فکر صحیح” دست یافت؟

چاره کار، این است که قوانین اساسی نگارش ایمیل را درونی کنید. این قوانین نه فقط در ایمیل نگاری، بلکه در هر نوع ارتباطی کاربرد دارند و به شما کمک می‌کنند تا پیام خود را به بهترین شکل ممکن منتقل کنید.

در ادامه با دو قانون کلی که برای ایمیل نگاری تجاری در روابط تجاری بین‌المللی باید رعایت کنید آشنا می‌شویم:

1. هدف خود را از ارسال ایمیل مشخص کنید

تابه‌حال برایتان پیش‌آمده که ایمیلی دریافت کنید که آن‌قدر نامنسجم و نامرتبط باشد که حتی نتوانید آن را تا آخر بخوانید؟ یا ایمیلی که شامل پیشنهادی بی‌ربط باشد؟ یکی از بزرگ‌ترین مشکلات در زمینه ایمیل نگاری، نداشتن هدف و فقدان همدلی با مخاطب است. بسیاری از افراد قبل از نوشتن ایمیل، به این موضوع فکر نمی‌کنند که آیا این ایمیل برای مخاطبشان جذاب خواهد بود یا نه؟

اگر می‌خواهید ایمیل شما جدی گرفته شود، باید قبل از نوشتن آن، هدف خود را از ارسال ایمیل مشخص کنید. برای این کار، به سوالات زیر پاسخ دهید:

• چرا برای این شخص ایمیل می‌فرستید؟
• مخاطب شما چه چیزی می‌خواهد؟
• آیا این شخص باتوجه‌به هدفی که من دنبال می‌کنم، مناسب است؟

2. لحنی دوستانه و درعین‌حال مودبانه و حرفه‌ای داشته باشید

ممکن است تصور کنید که باید ایمیل‌های خود را به طور رسمی و خیلی جدی بنویسید. این موضوع باعث می‌شود ایمیل‌هایی سخت، خشک و ناخوشایند بنویسید.

اما باید بدانید که انگلیسی‌زبانان در ایمیل‌های خود لحنی غیررسمی‌تر دارند و گویا با مخاطب صحبت می‌کنند. پس در ایمیل‌های تجاری خود از به‌کاربردن جملات پیچیده و اضافی خودداری کنید و لحنی دوستانه و مودبانه را حفظ کنید.

نکات کلیدی در ایمیل نگاری تجاری در روابط بین المللی

ایمیل یکی از بهترین روش‌ها برای ایجاد مکاتبات در بازرگانی خارجی است. درست همان‌طور که ظاهر آراسته در اولین ملاقات حضوری تاثیر مثبتی بر روی مخاطب می‌گذارد، ایمیل شما نیز به‌عنوان اولین نماینده شما در ارتباطات بین‌المللی، نقشی کلیدی در روابط بین‌المللی شما دارد.

برای نگارش یک ایمیل تجاری حرفه‌ای و تاثیرگذار در روابط بین‌الملل، باید به ساختار آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. در ادامه نکاتی کلیدی که برای ساختاردهی یک ایمیل تجاری مناسب باید به آن توجه داشته را بررسی می‌کنیم:

1.      موضوع ایمیل را واضح، مختصر و تاثیرگذار انتخاب کنید

موضوع ایمیل اولین چیزی است که مخاطب شما می‌بیند و تا حد زیادی میزان توجه و علاقه او به خواندن ایمیل را تعیین می‌کند. در ایمیل‌های تجاری بین‌المللی بسیار مهم است که موضوعی واضح، مختصر و تاثیرگذار انتخاب کنید.

برای نوشتن موضوع ایمیل بهتر است به نکات زیر توجه داشته باشید:

• موضوع ایمیل را کوتاه و مختصر انتخاب کنید. حداکثر 50 کاراکتر (شامل فاصله) برای نوشتن موضوع کافی است.
• موضوع ایمیل را واضح و گویا بنویسید، به‌گونه‌ای که محتوای ایمیل را به طور خلاصه بیان کند.
• از کلمات کلیدی مرتبط با موضوع ایمیل در عنوان استفاده کنید.
• از حروف بزرگ، علائم نگارشی یا ایموجی در موضوع ایمیل خودداری کنید.
• از موضوعات مبهم یا کلی مانند “سوال” یا “اطلاعات” استفاده نکنید.
• اگر ایمیل شما فوری است، می‌توانید از کلماتی مانند “فوری” یا “مهم” در موضوع استفاده کنید.
• اگر ایمیل شما شامل چندین موضوع است، می‌توانید از خطوط مورب (/) برای جداکردن آنها استفاده کنید.

مثال‌هایی از موضوعات خوب در ایمیل‌های تجاری شامل موارد زیر است:

• درخواست پیش‌فاکتور برای سفارش [شماره سفارش]
• پیگیری مرسوله [شماره مرسوله]
• سوال در مورد شرایط پرداخت
• پیشنهاد همکاری در زمینه [زمینه همکاری]
• تشکر از همکاری در پروژه [نام پروژه]

سوال، اطلاعات، سلام، مهم، فوری مثال‌هایی از موضوعات نامناسب است.

2.      شروعی مناسب برای ایمیلتان در نظر بگیرید

شروع ایمیل اولین برداشت شما از مخاطب را رقم می‌زند و تا حد زیادی لحن و فضای کلی ایمیل را تعیین می‌کند. در ایمیل‌های تجاری بین‌المللی، انتخاب سلام و احوالپرسی مناسب اهمیت ویژه‌ای دارد.

در نوشتن شروع ایمیل بهتر است نکات زیر را در نظر بگیرید:

• از سلام و احوالپرسی رسمی و مودبانه استفاده کنید. مثلا اگر قصد واردات کالا از چین را دارید و می‌خواهید ایمیلی برای دریافت پروفرما ارسال کنید باید بدانید که در فرهنگ چینی مرسوم است که از نام خانوادگی به همراه عنوان شغلی و “آقا” یا “خانم” استفاده شود.
• نام مخاطب را در سلام و احوالپرسی خود ذکر کنید.
• اگر مخاطب را به طور شخصی نمی‌شناسید، از عنوان و نام خانوادگی او استفاده کنید.
• از سلام و احوالپرسی‌های غیررسمی مانند “hi” خودداری کنید.
• از اصطلاحات عامیانه یا محلی در سلام و احوالپرسی خود استفاده نکنید.
• Dear Mr./Ms. [نام خانوادگی]: این رایج‌ترین و رسمی‌ترین نوع سلام و احوالپرسی در ایمیل‌های تجاری بین‌المللی است.
• Good day: این نوع سلام و احوالپرسی برای ایمیل‌های رسمی و اداری مناسب است.
• اگر ایمیل شما به چندین نفر ارسال می‌شود، می‌توانید از عبارت “Dear All” استفاده کنید.

3.      متن اصلی ایمیل باید مختصر و مفید باشد.

متن اصلی ایمیل، قلب پیام شماست. این بخش جایی است که شما موضوع خود را شرح می‌دهید، اطلاعات لازم را ارائه می‌دهید و هدف خود را از ارسال ایمیل به طور واضح بیان می‌کنید.

برای نگارش متنی تاثیرگذار در ایمیل‌های تجاری، به نکات زیر توجه کنید:

• منظور خود را به طور واضح و صریح بیان کنید. از به‌کاربردن جملات پیچیده و مبهم خودداری کنید.
• از کلمات ساده و روان استفاده کنید که برای مخاطب بین‌المللی شما قابل‌فهم باشد.
• اطلاعات را به طور منظم و منطقی ارائه دهید.
• اطلاعات مرتبط با موضوع ایمیل را به طور کامل و دقیق ارائه دهید.
• از مثال‌ها، آمار و ارقام برای اثبات ادعاهای خود استفاده کنید.
• در صورت لزوم از پیوست برای ارسال اطلاعات تکمیلی استفاده کنید.
• هدف خود از ارسال ایمیل را به طور واضح بیان کنید.

مثال: فرض کنید قصد صادرات به دبی را دارید و برای معرفی محصول خود می‌خواهید ایمیلی ارسال کنید. در متن اصلی ایمیل می‌توانید به شرح موارد زیر بپردازید:

• معرفی خود و شرکتتان
• شرح محصول جدیدتان و مزایای آن
• ارائه اطلاعاتی در مورد قیمت، نحوه سفارش و ارسال محصول
• درخواست از مخاطب برای بازدید از وب‌سایت شما برای کسب اطلاعات بیشتر

4.      لحن و زبان مناسبی انتخاب کنید

هنگام ایمیل نگاری تجاری، همانند نامه نگاری تجاری بسیار مهم است که لحنی حرفه‌ای و مودبانه داشته باشید. این موضوع در ایجاد روابط تجاری مثبت با همکاران، مشتریان و شرکای تجاری بسیار مهم است. در ادامه به چند نکته مهم که بهتر است در نوشتن ایمیل‌های تجاری با لحن مناسب رعایت شود، اشاره کرده‌ایم:

• از زبان رسمی و لحنی مودبانه استفاده کنید. از به‌کاربردن اصطلاحات عامیانه، اختصارات یا ایموجی خودداری کنید.
• از لحنی خشک، غیر صمیمی یا خودمانی خودداری کنید. درعین‌حال، از لحنی بیش از حد رسمی یا اداری نیز پرهیز کنید.
• لحنی مودبانه، محترمانه و حرفه‌ای را انتخاب کنید که نشان‌دهنده احترام شما به مخاطب باشد.
• پیام خود را واضح و مختصر بیان کنید. از جملات کوتاه و پاراگراف‌های منظم استفاده کنید. از به‌کاربردن کلمات یا اصطلاحات تخصصی که ممکن است برای همه گیرنده قابل درک نباشد، خودداری کنید.
• از به‌کاربردن کلمات یا اصطلاحات تخصصی که ممکن است برای همه گیرنده قابل‌درک نباشد، خودداری کنید.
• قبل از ارسال ایمیل، لحن و محتوای آن را بادقت بررسی کنید.

5.      بخش انتهایی ایمیل را مناسب بنویسید

بخش پایانی ایمیل (Closing Line) نقشی اساسی در لحن کلی و تأثیرگذاری آن دارد. در ادامه با چند نکته مهم و کلیدی برای نوشتن یک بخش پایانی قوی و مناسب اشاره شده است:

• از عبارات رسمی و مودبانه مانند “با احترام” یا “با تقدیم احترام” استفاده کنید.
• از به‌کاربردن اصطلاحات عامیانه یا غیررسمی خودداری کنید.
• منظور خود را از نوشتن ایمیل به طور واضح بیان کنید.
• به طور مشخص بیان کنید که از مخاطب چه انتظاری دارید (مثلاً پاسخ به ایمیل، انجام یک کار خاص).
• یک درخواست اقدام (Call to Action) مشخص ارائه دهید. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید از گیرنده بخواهید به ایمیل شما پاسخ دهد، با شما تماس بگیرد یا کاری را انجام دهد.
• حتماً نام خود و اطلاعات تماس خود را درج کنید.
• در صورت تمایل می‌توانید امضای خود را به همراه لوگو یا اطلاعات شرکتتان اضافه کنید.
• Sincerely، Respectfully، Regards، Thank you، Best regards و With appreciation برخی از عبارت‌های رسمی مناسب برای بخش انتهایی ایمیل تجاری رسمی است.

عبارت‌های کاربردی برای درخواست اقدام:

• Please let me know if you have any questions. (در صورت هرگونه سوال، لطفاً به من اطلاع دهید.)
• I look forward to hearing from you soon. (منتظر پاسخ شما هستم.)
• Please feel free to contact me if you need anything further. (در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، لطفاً با من تماس بگیرید.)

نمونه‌ای از یک ایمیل تجاری مناسب

فرض کنید قصد واردات کالا از ترکیه دارید و می‎‌خواهید از شرکت تامین‌کننده درخواست پروفرما اینویس داشته باشید. متن زیر نمونه‌ای از یک ایمیل تجاری مناسب است.

Subject: Request for Proforma Invoice for [Product Name]

Dear [Supplier Name],

I hope this email finds you well.

My name is [Your Name] and I am the [Your Title] at [Your Company Name], a company based in [Your Country]. We are a leading provider of [Your Products or Services] in our region.

I am writing to you today to inquire about your [Product Name]. We are interested in purchasing a quantity of [Quantity] units of this product.

I would appreciate it if you could send me a proforma invoice for this order, including the following details:

• Product description
• Unit price
• Total price
• Payment terms
• Delivery terms

I would also like to know your minimum order quantity (MOQ) for this product.

We are a reputable company with a strong track record of paying our invoices on time. We are also willing to provide you with references upon request.

Thank you for your time and consideration. We look forward to hearing from you soon.

Sincerely, [Your Name] [Your Title] [Your Company Name] [Your Email Address] [Your Phone Number]

ساخت ایمیل تجاری

ساخت ایمیل شرکتی رایگان به این صورت است که آدرس ایمیل از نام سایت شما به جای عبارت‌های ثابت و عمومی مثل gmail یا yahoo استفاده می‌کند. درواقع استفاده از یک آدرس ایمیل تجاری به جای آدرس‌های رایگان مانند جیمیل یا یاهو، مزایای متعددی برای کسب و کار شما به همراه دارد که شامل موارد زیر است:

حرفه ای بودن: یک آدرس ایمیل تجاری به مخاطبان نشان می‌دهد که شما یک کسب و کار معتبر و قابل اعتماد هستید. این موضوع به ویژه برای کسب و کارهای نوپا که به دنبال ایجاد اعتبار در میان مشتریان هستند، اهمیت بالایی دارد.

به یاد ماندنی بودن: آدرس‌های ایمیل تجاری معمولاً کوتاه و مختصر هستند و به همین دلیل به راحتی در ذهن مخاطبان باقی می‌مانند. این موضوع به افزایش نرخ پاسخگویی به ایمیل‌ها و ارتباط بهتر با مشتریان کمک می‌کند.

ایجاد اعتماد: استفاده از یک آدرس ایمیل تجاری به ایجاد حس اعتماد در میان مشتریان و شرکا کمک می‌کند. این موضوع به ویژه برای کسب و کارهایی که در زمینه‌های حساس مانند امور مالی یا پزشکی فعالیت می‌کنند، اهمیت بالایی دارد.

برندسازی: هر بار که با استفاده از آدرس ایمیل تجاری خود ایمیل ارسال می‌کنید، نام تجاری خود را به مخاطبان یادآوری می‌کنید. این موضوع به تقویت برند شما و افزایش آگاهی از نام تجاریتان کمک می‌کند.

رایگان بودن: برخلاف تصور برخی افراد، ایجاد ایمیل تجاری نیازی به پرداخت هزینه ندارد. بسیاری از ارائه دهندگان خدمات هاستینگ، ایمیل‌های تجاری را به صورت رایگان در کنار خدمات هاستینگ خود ارائه می‌دهند.

حال برای ساخت ایمیل تجاری، به موارد زیر نیاز دارید:

• یک دامنه: نام وب سایت شما.
• یک حساب هاستینگ: فضایی برای ذخیره وب سایت و ایمیل شما.
• یک ارائه دهنده خدمات ایمیل: شرکتی که خدمات ایمیل را ارائه می‌دهد.

نکات مهم:

• از یک رمز عبور قوی برای ایمیل خود استفاده کنید.
• آدرس ایمیل خود را به صورت حرفه‌ای و مختصر انتخاب کنید.
• از آدرس ایمیل خود برای ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی ناخواسته استفاده نکنید.

کلام آخر

ایمیل نگاری تجاری در روابط بین‌الملل امری ضروری است. با رعایت نکاتی که در این مطلب به آن اشاره کردیم، می‌توانید هنگام ارسال ایمیل به مخاطبان بین‌المللی ارتباطات موثری برقرار کرده و به اهداف خود در تجارت بین‌الملل دست پیدا کنید.

با این حال اگر سوالی در این زمینه دارید که در مطلب به آن پاسخ داده نشده است، حتما از طریق بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

همچنین برای استعلام قیمت حمل و ترخیص بین الملل می‌توانید از طریق تماس با شماره 02142281 یا اپلیکیشن psp با ما در ارتباط باشید.

سوالات متداول