آیا تابه‌حال برای به دست آوردن چیزی پای میز مذاکره نشسته‌اید؟ در چنین موقعیتی چه میزان موفق بوده‌اید؟ اگر تاکنون با اصول مذاکره در تجارت آشنایی نداشته‌اید، قرار است در این مقاله به جنبه‌های گوناگون آن بپردازیم و به شما آموزش دهیم که چگونه در محل کار، در قراردادهای تجاری، و هرجایی که پای اقتصاد و مسائل مالی درمیان است، شما برنده آن مذاکره تجاری شوید.
امروزه همگان از اهمیت آشنایی با اصول مذاکره آگاهند و می‌دانند که برای موفقیت در تمامی عرصه‌ها داشتن اصول ارتباطی صحیح و درک زیر و بم‌های رفتارهای انسانی می‌تواند برگ برنده هر فردی باشد. پس اگر خواهان دست یافتن به این مهارت مفید و مهم هستید، با پی اس پی اکسپرس همراه باشید.
آنچه در این مطلب می خوانید:
مفهوم مذاکره
در ابتدا خوب است تعریفی از مفهوم مذاکره ارائه دهیم تا در ادامه با اصول مذاکره تجاری آشنا شوید. امروزه تعریفی ساده و مشخص برای مذاکره وجود دارد و آن چیزی نیست جز، گفت‌وگو میان چند نفر بر سر یک مسئله یا اختلاف مشخص و تلاش برای رسیدن به منافع مشترک و پذیرشی دو طرفه.
باید دقت کرد که نمی‌توان مذاکره را با مناظره یا چانه‌زنی با افراد یکسان دانست؛ درواقع مذاکره فرآیندی است که مذاکره‌کنندگان می‌خواهند در چندین جلسه زنجیره‌وار، توافقی با طرف مقابل خود داشته باشند و هر دو نیز منافع لازم را کسب کنند.
اما راز موفقیت در مذاکره چیست؟ آیا داشتن زبان بدن قوی و مهارت سخنوری می‌تواند یک نتیجه قابل قبول را برای هر مذاکره‌کننده‌ای رقم بزند؟ به نظر می‌رسد عوامل بسیار دیگری نیز وجود دارد که با شناخت و انجام آن‌ها می‌توان به فردی حرفه‌ای در این حوزه تبدیل شد.
انواع مذاکره
مذاکره نیز مانند هر مفهوم دیگری انواع و رویکردهای گوناگونی دارد که در ادامه به صورت خلاصه به آن‌ها می‌پردازیم تا با سبک‌های آن آشنا شوید.پ
1) رقابت و سبقت‌جویی (Competitive)
اگر پای میز مذاکره نشستید و متوجه شدید طرف مقابتان شخصیتی رقابت‌جو دارد و برای رسیدن به نتیجه دلخواه خود مدام درحال جدل است، بدانید که جنس مذاکره شما بسیار رقابتی و به نسبت پرتنش است.
2) تشریک مساعی و همکاری (Collaborative)
اگر براساس عکس‌العمل‌ها و رفتارها دیدید که مذاکره‌کننده مقابلتان حس درک و همدلی بالایی دارد، به همکاری و یافتن راه‌حل‌های مشترک معتقد است، بدانید که قرار است منافع طرفین لحاظ شود.
3) مصالحه و سازش (compromising)
این نوع از مذاکره نیز به مذاکره بر مبنای همکاری شباهت زیادی دارد اما تفاوت آن در این است که طرف مقابلتان برای آنکه شما را راضی کند، حاضر است امتیازات زیادی بهتان بدهد. حتی احتمال دارد با تحریک احساسات‌تان و ایجاد حس مصالحه و دوستی، منافع زیادی را از شما دریافت کند.
4) اجتناب (Avoiding)
این موقعیت زمانی پیش می‌آید که مذاکره‌کننده بر خود و شرایط جلسه تسلط کافی ندارد و به خاطر استرس و عدم علاقه می‌خواهد بدون هیچگونه نتیجه‌گیری، مذاکره را به اتمام برساند. طولانی کردن بیهوده صحبت‌ها و نداشتن یک دیدگاه و موضع مشخص از ویژگی‌های مذاکره بر مبنای اجتناب است.
5) انطباق و موافقت (Accommodating)
مذاکره‌کنندگانی که بلد هستند چگونه ارتباط بگیرند، به زبان بدن و جنبه‌های پنهانی طرف مقابل خود اهمیت بیشتری می‌دهند و با صرف زمان طولانی خواهان برقراری ارتباط و بهبود شرایط هستند، از جمله افرادی به شمار می‌روند که ویژگی‌ها و رفتارهای مثبتی از خود نشان می‌دهند.
مذاکره تجاری به چه معناست؟
به این مثال توجه کنید:
در سال 2017 بود که دو تن از ثروتمندترین و پرنفوذترین افراد دنیا در مزرعه انگوری در کالیفرنیا پای میز مذاکره نشستند. روپرت مرداک (Rupert Murdoch) مدیر کمپانی فاکس قرن بیست و یکم و باب ایگر (Robert Iger) مدیر کمپانی دیزنی قرار بود باهم مذاکره تجاری داشته باشند و دیزنی همه دارایی‌های فاکس را بدون بخش اخبار و ورزش خریداری کند.
درنهایت نیز چنین شد و دیزنی باوجود داشتن رقبایی همچون ورایزن (Verizon) و سونی پیکچرز (Sony Pictures) توانست با قدرت زیاد خود و دادن پیشنهادی با رقم بالاتر، معامله‌ای موفقیت‌آمیز داشته باشد. البته که این مذاکره تجاری برای دو طرف سود و امتیازات فراوانی داشت. روپرت مرداک خودش را به عنوان بزرگ‌ترین سهام‌دار دیزنی به همگان معرفی کرد و شرکت دیزنی نیز 39 درصد بهم بازار را از آن خود کرد.
مطلبی که خواندید نمونه یک مذاکره تجاری بود که می‌تواند به فعالین این حوزه درس‌های مهمی در خصوص اصول مذاکره در معاملات بدهد. حال در ادامه مفهوم مذاکره تجاری را بیشتر توضیح خواهیم داد.
هر شرکت و موسسه‌ای برای آنکه بتواند کارش را توسعه دهد و از منظر مالی و اقتصادی سود خوبی به دست آورد، نیاز دارد براساس پلن کسب‌وکار خود، ظرفیت‌های بازار و تحلیل رقبا، برای مذاکره تجاری با رقبا و سرمایه‌گذاران آماده شود. حتی اگر آن شرکت در سطوح جهانی نیز فعالیت می‌کند، باید اصول و فنون مذاکرات بین المللی را نیز بداند.
هرچند اصول و فنون مذاکره تجاری محدود به دنیای تجارت و کسب‌وکارها نمیشود. درواقع هر زمان به صورت مستقیم و غیرمستقیم پای پول و منافع مالی به میان بیاید، هر فردی در زندگی شخصی خود نیز باید وارد مذاکره شود. این موقعیت می‌تواند برای خرید و فروش یک آپارتمان باشد یا برای افزایش حقوق و استخدام شغلی.
به‌علاوه دانستن و به‌کارگیری اصول مذاکره تجاری هر شرکتی را آماده می‌کند تا درصورت وجود اختلاف و مشکلات گوناگون با دیگر شرکت‌ها و نهادها، به راحتی از تنش‌های بزرگ جلوگیری کند و برای حل‌وفصل آن‌ها اقدام نماید. فکرش را بکنید یک شرکت مذاکره‌کننده مجرب و حرفه‌ای نداشته باشد و نتواند به صورت صریح و روشن صحبت کند، رویکردی صحیح برای مذاکره نداشته باشد، نتواند از منافع شرکت دفاع و روابط تجاری را حفظ و تقویت کند.
حتما بخوانید: از کجا مشتری خارجی پیدا کنم؟
با اصول مذاکره تجاری آشنا شوید
برای آنکه بتوانید به یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای بدل شوید، باید علاوه‌بر خودشناسی و تسلط نسبی بر احساسات و افکار خود، مهارت‌ها و فنون مذاکره تجاری را بیاموزید تا در آینده به منافع مالی و غیرمالی خوبی دست یابید.
اما احتمالا اساسی‌ترین و مهم‌ترین مسئله در مذاکره تجاری آن باشد که با مفاهیم و اطلاعات موضوع مذاکره آشنا و تسلط کافی داشته باشید. در این صورت با اعتماد به نفس بالا در جلسه حضور پیدا خواهید کرد و به اصطلاح دست بالا را شما خواهید داشت.
از سوی دیگر داشتن نگاه فرآیندی و مرحله‌ای به این حوزه به شما کمک می‌کند تا گام به گام برنامه‌ریزی کنید و بدانید که چه چیزی انتظارتان را می‌کشد. در این صورت نقاط قوت و ضعف شما نمایان می‌شود و می‌توانید آن‌ها را تحلیل و بررسی کنید.
پس برای آنکه با اصول مذاکره تجاری آشنا شوید، با پی اس پی همراه باشید.
1) گوش دادن و فهم طرف مقابل + تبادل اطلاعات
حتما برایتان آزاردهنده خواهد بود که اگر مذاکره‌کننده روبه‌رویتان مدام حرف بزند و اجازه صحبت به شما ندهد. افرادی با این ویژگی می‌خواهند بر روی کل مکالمات تسلط داشته باشند و بیش از حد شرایط خود و شرکت‌شان را توضیح می‌دهند.
باید مراقب باشید که برای مسلط نشان دادن خود، در این دام نیفتید. فهم و شناخت اهداف و رویکردهای فرد مقابل به شما این اجازه را می‌دهد تا درست‌تر تصمیم بگیرید و محدودیت‌هایش را بشناسید. در مقابل نیز آن‌ها با منافع و نظرات شما آشنا می‌شوند و تعاملی سازنده شکل می‌گیرد.
پس فراموش نکنید که تبادل اطلاعات و بیان انتظارات اولین گام برای آغاز مذاکره تجاری است.
2) آماده‌سازی
در یک مذاکره تجاری باید همواره آماده باشید! پیش از آنکه به جلسه بروید، باید همه چیز را چک کنید؛ از وبسایت و شبکه‌های اجتماعی گرفته تا مقالات و گزارش‌هایی که در مورد شرکت منتشر شده است. درواقع شناخت کامل رقیب و دانستن گذشته آن می‌تواند حسابی شما را جلو بیندازد. حتی بررسی شرکا و شرکت‌های همکار نیز می‌تواند رویکرد تجاری شرکت را مشخص کند و در این صورت در حین مذاکره می‌توان بهتر اعداد و رقم‌های بهتری را پیشنهاد داد. پس تحقیقات اولیه هیچگاه فراموش نشود.
البته آماده‌سازی محدود به موارد گفته شده نیست؛ شما پیش از مذاکره تجاری می‌توانید زمان و مکان و محدودیت‌های شرایط را تعیین و مشخص کنید و فهرستی از امتیازها و پیشنهادات خود را که قرار است در پای میز مذاکره ارائه دهید، بنویسید و به یاد بسپارید. درواقع آینده‌نگری و پیش‌بینی بدترین و بهترین نتایج شما را بسیار جلو می‌اندازد.
3) حفظ احترام و ادب
هیچکس از آدم بداخلاق و تند خوشش نمی‌آید. به همین خاطر در یک مذاکره تجاری نتیجه به هر سمت و سویی رفت، حفظ احترام اولویت اصلی را دارد. چراکه ممکن است در آینده بار دیگر باهم همکاری داشته باشید و لازم باشد تا جلسات بیشتری برقرار شود. این کار سبب ایجاد یک رابطه طولانی مدت و بر پایه اعتماد و حس خوب می‌شود.
ذکر این نکته ضروری‌ست که در معاملاتی که سطوح جهانی نیز رخ می‌دهد، باید جنبه‌های اخلاقی مذاکرات تجاری بین‌المللی رعایت شود و باتوجه به فرهنگ و آداب‌ورسوم مذاکره‌کننده و شرکتش جلسه مذاکره اداره شود.
4) حساسیت‌ها را درک کنید
یکی از اصول مذاکره تجاری آن است که همیشه گوش به زنگ باشید و بدانید که جلسه به چه سمت و سویی می‌رود. اگر بدانید که برگ برنده در دست کیست و معامله چقدر خواهان دارد و یا متوجه محدودیت‌ها و تنگناهای حریف شوید، به خوبی می‌توانید امتیازهای زیادی از مذاکره‌تان به دست آورید.
5) آماده کردن اولین قرارداد پیشنهادی
خوب است قبل از شروع مذاکره، فردی متخصص (مذاکره‌کننده یا وکیل) قراردادی را به عنوان اولین نمونه همکاری تدوین کند و در آن تمامی چارچوب‌ها و خواسته‌های شرکت را ثبت نماید. در این صورت وقتی در حین مذاکره شرایطی پیش بیاید که لازم باشد شما نظرتان را درمورد نقاط کلیدی و ساختار معامله بیان کنید، طرحی پیشنهادی در دست دارید و شانس برنده شدن‌تان بسیار بالاتر می‌رود.
6) ترک جلسه مذاکره
ممکن است در جریان جلسه، شرایطی به وجود بیاید که لازم باشد مذاکره تجاری را تمام کنید و از آنجا خارج شوید. البته چیزی که اهمیت دارد آن است که حتما از شرایط بازار خبر داشته باشید و بتوانید بدون هیچ تردیدی از خواسته‌ها و قیمت‌هایی که پیشنهاد داده‌اید دفاع کنید. درواقع اگر طرف مقابل اولتیماتومی ارائه داد که اصلا قابل قبول نبود، هیچ اشکالی ندارد که مذاکره را تمام کنید.
7) در حد لزوم کوتاه بیایید
یکی از اصول مذاکره تجاری آن است که بیش از حد موافق همه چیز نباشید. اگر مدام به طرف مقابلتان امتیاز بدهید و از موضع پایین با وی مذاکره کنید، همه حق و حقوق‌تان پایمال خواهد شد و به خواسته‌ها و اهدافتان نخواهید رسید. بهتر است موضع مذاکره کننده به نوعی باشد که هر دو طرف مذاکره نفع لازم را ببرند.
8) زمان طولانی ممنوع
تلاش کنید که زمان مذاکره تجاری کش نیاید. ممکن است مذاکره کننده برای آنکه شما را گیج کند و در طول مذاکره بعضی از موارد و خواسته‌های شما را حذف نماید، مدام این پروسه را طولانی می‌کند. به همین خاطر خوب است که بدانید چه وقتی زمان دوست شماست و چه زمانی دشمن شما.
9) چندین گزینه را در نظر بگیرید
سعی کنید هیچگاه خود را محدود به یک معامله و یک مذاکره نکنید. وقتی در چنین موقعیتی قرار بگیرید، مجبور می‌شوید با همان گزینه پیش بروید و مدام برای تعیین قیمت نهایی و بندهای قرارداد مذاکره نمایید. اما اگر چندین گزینه پیش رویتان باشد، با قدرت و دستی بازتر می‌توانید شرایطی عالی برای خودتان ایجاد نمایید و بهترین نتیجه را کسب کنید.
10) در مشکلات گیر نکنید
ممکن گاهی در روند مذاکرات تجاری مانعی بر سر راه به وجود بیاید. پرداختن بیش از حد به آن و صرف زمان طولانش برای حل مشکلی که ممکن است فعلا راه‌حلی نداشته باشد، اصلا توصیه نمیشود. بهتر است به طور موقت مشکل کنار گذاشته شود و مذاکره‌کنندگان به سراغ موارد دیگری بروند.
11) با فرد اصلی مذاکره کنید
از دیگر اصول و فنون مذاکره تجاری آن است که از جایگاه و قدرت تصمیم‌گیری فرد مقابلتان اطلاع پیدا کنید. گاهی پیش می‌آید که مذاکره کننده تنها به عنوان یک نماینده بدون اختیار به جلسه آمده و تنها می‌تواند بخشی از صحبت‌های جلسه را تایید یا رد نماید. به همین خاطر بهتر است مذاکره را تمام کنید و درخواست نمایید که تصمیم‌گیرنده اصلی به جلسه مذاکره بیاید.
12) پذیرش اولین پیشنهاد ممنوع
در جریان مذاکره تلاش کنید که اولین پیشنهاد از سوی رقیب را قبول نکنید. بهتر است مبالغ و شرایط دیگری را نیز مطرح کنید و برای به نتیجه رسیدن آن‌ها تلاش نمایید. اگر چنین کاری نکنید، فرد مقابل فکر می‌کند که بهترین پیشنهاد را داده و حتی شاید رغبت کمتری برای به نتیجه رساندن مذاکره انجام دهد. برای همین چندین بار مذاکره را بالا و پایین کنید تا درنهایت دو طرف معامله سود ببرند.
باید این راه بدانید که رقیب شما منتظر است تا نخستین پیشنهادش رد شود، پس نگران نباشید!
13) مطرح کردن پرسش‌های مناسب
هیچگاه از پرسیدن ابهامات خود نترسید! شما به عنوان یک مذاکره‌کننده حق این را دارید که هر سوالی را با رعایت احترام بپرسید و بر سر هر یک از آن‌ها حرف بزنید تا نتیجه مطلوب حاصل شود.
برای مثال پرسش‌هایی همچون:
– قیمت نهایی شما همین عدد است؟
– این معامله چه منفعتی برای شما دارد؟
– آیا برای خدمات و کالای خود ضمانتی می‌دهید؟
– در ادامه همکاری شما کدام نمایندگان‌تان را به ما معرفی می‌کنید؟
– چه امتیازهای دیگری می‌توانید ارائه کنید که ما نیز در آن سودی داشته باشیم.
– و غیره
14) چانه زنی و حل مشکل
یکی از اصلی‌ترین اصول مذاکره تجاری، زمانی‌ست که طرفین شروع به چانه‌زنی و اقناع کردن فرد مقابل می‌کنند. درواقع هر دو مذاکره‌کننده برای رسیدن به نتیجه مطلوب و حل مشکلات پیشنهاداتی ارائه می‌کنند و با کنترل احساسات خود مسیر مذاکره را هدایت می‌نمایند.
15) شفاف باشید
شفافیت و بیان صریح و مشخص نظرات و نقطه نظرها می‌تواند بسیار راهگشا باشد. اگر در جریان مذاکره تجاری با فرد مقابل مخالف بودید، حتما آن را بیان کنید تا به یک نقطه اشتراک دست یابید. مطرح نکردن بسیاری از مشکلات و ابهامات در آینده لطمه بدی به روند مذاکرات خواهد زد.
16) از متخصصان یاری بگیرید
اگر معامله‌ای بزرگ در راه است و مذاکره نیاز به وکلا و کارشناسان مربوطه احتیاج دارد، حتما مذاکره کننده باید با متخصصان مشورت بگیرد و با آن‌ها در ارتباط باشد. در این صورت قرارداد نهایی بدون هیچ مشکلی بسته خواهد شد و خیال همه راحت خواهد بود.
مذاکره تجاری موفق چه سودی دارد؟
وقتی شما اصول مذاکره تجاری را رعایت کنید، قطعا به عنوان یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای شناخته خواهید شد. در نتیجه روابط گسترده و باکیفیتی پیدا خواهید کرد و با مشتریانی در ارتباط خواهید بود که ممکن است بار دیگر مایل باشند با شما تجارت کنند.
علاوه‌براین یک مذاکره تجاری موفق به خاطر داشتن راه‌حل‌های پایدار و صحیح، شرکت و کسب‌وکار شما را تا مدت‌ها از مشکلات گوناگون رها می‌سازد.
نقش مترجم در مذاکرات تجاری
مذاکره تجاری همیشه در داخل کشور و با افراد هم زبان رخ نمی‌دهد. معمولا از زبان انگلیسی، به عنوان رایج‌ترین زبان در سراسر دنیا، در بسیاری از معاملات و مذاکره‌های بین‌المللی استفاده می‌شود. با این حال اگر مذاکره‌کنندگان زبان کشور مقابل را ندانند، لازم است تا مترجم در جلسه حضور داشته باشد.
در اینجا نقش مترجم بسیار اهمیت پیدا می‌کند. تسلط وی بر زبان موردنظر و شناخت اصطلاحات تخصصی امری بسیار حیاتی‌ست و اگر مترجم نتواند منظور را به درستی انتقال دهد، طرفین دچار سردرگمی می‌شوند و ممکن است مسیر مذاکره به سمت غلطی پیش برود.
حتی اگر بخواهید به خاطر این کمبود، مدام صحبت کنید تا منظورتان منتقل شود، باعث خستگی و کند شدن جلسه مذاکره می‌شود و رفتاری غیرحرفه‌ای نیز قلمداد می‌گردد.
پس پیش از آنکه مذاکره را آغاز کنید، حتما مترجم را در جریان موضوعات قرار دهید و از جزئیات تجارت برایش بگویید تا با تسلطی کامل در جلسه حاضر شود. اینکه مترجم بداند رویکرد و انتظارات شما چیست، بهتر می‌شود منظورتان را منتقل کند و به تبع منظور فرد مقابل را بیان نماید.
اگر مذاکرات تجاری به نتیجه نرسید چه کاری باید کرد؟
عده‌ای گمان می‌کنند که اصول مذاکره تجاری محدود به زبان بدن، لحن و بیان و احساسات می‌شود؛ درصورتیکه داشتن استراتژی و برنامه اهمیت فراوانی در پیش رفتن مذاکره دارد.
به همین خاطر اگر به هر دلیلی مذاکره کنندگان به نتیجه نرسیدند، شما به عنوان یک فرد حرفه‌ای بهتر است تا یک طرح پشتیبان (پلن دوم) ارائه دهید و چالش موردنظر را حل نمایید.
البته حواستان باشد این طرح پشتیبان جایگاه شما را در معامله ضعیف نشان ندهد. تنها کارکرد این پیشنهاد، آن است که فرد مقابل نتواند آن را رد کند و درنهایت مذاکره به نتیجه دلخواه برسد.
نتیجه‌گیری
در مقاله اصول مذاکره تجاری تلاش کردیم تا نگاهی جامع و کامل به این مفهوم داشته باشیم و از جنبه‌های متفاوت آن را تحلیل نماییم. درنهایت چند نکته کلیدی را به عنوان نتیجه‌گیری خواهیم گفت که می‌تواند دانش شما در حوزه مذاکره بالاتر ببرد.
هر مذاکره‌کننده ماهری چندین خصوصیت اصلی دارد که او را از سایر افراد متمایز می‌کند. ویژگی‌هایی نظیر: حافظه قوی، هوش بالا، فهم درست از ارتباطات انسانی، کنترل اضطراب و استرس و داشتن روحیه جستجوگر.
به‌علاوه مذاکره‌کننده می‌داند که باید پیش از شروع جلسه از طرف مقابل بپرسد که چه کسی و با چه سمتی قرار است با وی مذاکره کند. دانستن این اطلاعات کمک فراوانی به بهبود مذاکره تجاری خواهد کرد.
اگر در ارتباط با موضوع اصول و فنون مذاکره تجاری پرسشی دارید و یا تجربیات نابی به عنوان یک مذاکره کننده داشته‌اید، حتما برایمان کامنت بگذارید.
چقدر این حوزه گسترده و جذابه. مرسی از مقاله مفیدتون.
بله همینطوره. سپاس از شما.
خانم اسماعیلی عالی بود .شما بهترینید.
سلام خیلی ممنونم از شما لطف دارید. خوشحالیم براتون مفید بوده.