پروفرما اینویس یا پیش‌فاکتور یکی از اسناد مهم و کاربردی در تجارت بین‌الملل است که تجار و بازرگانان برای داشتن تجارتی موفق بایستی با آن آشنا باشند. باید توجه داشته باشید قبل از نهایی کردن یک قرارداد تجاری باید درباره شرایط، معامله، قیمت فروش، تخفیف و تاریخ تحویل مذاکره کنند و در پایان مذاکرات پیش‌نویسی اولیه از فاکتور برای خرید ارسال می‌شود که در این لیست به محصولات و خدمات قابل‌ارائه در معامله اشاره می‌شود. در نهایت به این سند که به‌عنوان یک قرارداد آزمایشی ثبت می‌شود پیش فاکتور می‌گویند.
درصورتی‌که قصد ورود به حوزه واردات یا صادرات را دارید اما شناخت کافی از این سند و مندرجات آن ندارید تا پایان مطلب با ما همراه باشید. تا به طور کامل با پروفرما اینویس و با چگونگی صدور آن آشنا شوید.
آنچه در این مطلب می خوانید:
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور چیست؟
پروفرما که با نام پیش فاکتور یا اینویس نیز شناخته می‌شود ابتدایی‌ترین سند در حمل‌ونقل و تجارت بین‌الملل است که وارد‌کننده یا خریدار جهت آغاز مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می‌کند تا آن را صادر نماید. در این سند اطلاعات گوناگونی از قبیل مبدأ کالا، زمان تحویل کالا، شرایط پرداخت، نوع و تعداد کالا، قیمت واحد و کل و غیره درج می‌شود.
به‌طورکلی پروفرما بیشتر در واردات کالا کاربرد دارد. وارد‌کننده از طریق این سند شرایط فروشنده را ارزیابی کرده و اقدامات لازم را جهت اخذ مجوز، تخصیص ارز و برآورد هزینه‌های نهایی واردات کالا انجام می‌دهد.
عناوین ذکر شده در پروفرما اینویس چیست؟ (proforma invoice)
در سند پروفرما اطلاعات گوناگونی درج می‌شود. برخی از مهم‌ترین این اطلاعات عبارت‌اند از:
- مشخصات کامل فروشنده و خریدار
- زمان تحویل کالا (date of delivery)
- مبدأ کالا (origin of the material)
- شرایط پرداخت (terms of payment)
- قیمت واحد و کل (unit price and total amount for each item)
- مهلت اعتبار (period of validity)
- نوع و تعداد کالا
- مقصد نهایی کالا
- نحوه پرداخت وجه کالا (TERMS OF PAYMENT)
- ابعاد کالا
- وزن خالص و ناخالص کالا
نحوه صدور پروفرما (پیش فاکتور)
صدور پروفرما اینویس آسان بوده و برای دریافت آن به مجوز خاصی نیاز نیست. برای صدور پروفرما تنها کافیست از فروشنده بخواهید تا این سند را با ذکر اطلاعاتی از قبیل مبدا کالا، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، قیمت، نحوه حمل و غیره در اختیار شما قرار دهد. در نهایت با دریافت این سند شما می‌توانید مسیر تجارت و واردات را آغاز نمایید.
نمونه پروفرما اینویس
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور فرم واحد و یکپارچه‌ای ندارد و خریدار و فروشنده با توجه به نیازهای خود اطلاعاتی را در این سند ذکر می‌کند. اما به طور کلی اطلاعاتی که در قسمت قبل به آن اشاره شد لازم است که در این مطلب ذکر گردد.
در تصویر زیر نمونه‌ای از فرم پروفرما اینویس نشان داده شده است.
حتما بخوانید: تشریفات گمرکی چیست؟
موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما
پیش فاکتور یا پروفرما سندی کاربردی بوده و از آن در حوزه‌های گوناگونی استفاده می‌شود. برخی از کاربردهای این سند عبارت‌اند از:
تجارت بین الملل
در تجارت بین الملل و واردات کالا برای آن که خریدار کالای خارجی یا وارد‌کننده بتواند مراحل تجارت را سپری نماید و مجوزهای لازم برای واردات کالا را دریافت کند ارائه پروفرما لازم و ضروری است. به طور کلی وارد کنندگان کالا برای شروع واردات لازم است پیش از هر اقدامی نسبت به صدور پروفرما و ارائه آن اقدام نمایند.
تخصیص ارز
تخصیص ارز یکی از دیگر کاربردهای این سند است. تجار و بازرگانان برای پرداخت‌های بین المللی به ارزهای خارجی نیاز دارند که نوسانات قیمت ارز مشکلات بسیاری را در این زمینه برای تجار پیش روی تجار ایجاد کرده است.
برای رفع این مشکلات تجار می‌توانند با ارائه پیش فاکتور از ارزهای دولتی یا امتیازات دولت در این زمینه استفاده نمایند. بنابراین با ارائه این سند در آغاز تجارت می‌توانید بسیاری از مشکلات مرتبط با تخصیص ارز را رفع نمایید.
پیشنهاد می‌شود مقاله ترخیص کالا را حتما مطالعه کنید زیرا یکی از مراحل مهم این فرایند است.
اعتبار و شماره پروفرما چیست؟
اعتبار و شماره پروفرما دو موضوع مهمی است که هنگام دریافت پروفرما لازم است به آن توجه داشته باشید. معمولا برای این دو اصطلاح تعاریف خاصی وجود ندارد. به طور کلی شماره پروفرما، شماره‌ای است که مرتبط با شرکت فروشنده بوده و تعیین آن نیز با فروشنده است.
اعتبار پروفرما نیز اشاره به تاریخ انقضای آن دارد که این تاریخ با توافق طرفین تعیین و ثبت می‌شود. بر این اساس اعتبار این سند تنها تا زمان تعیین شده اعتبار داشته و پس از گذشت این تاریخ از نظر مادی و معنوی هیچ گونه کاربرد و اعتباری ندارد.
مزایای پروفرما اینویس
همان‌طور که گفته شد نسخه پروفرما اینویس حاوی اطلاعاتی است که در ادامه فرایند خرید کالا بسیار تأثیرگذار خواهد بود. مزایای پروفرما اینویس را می‌توان به این صورت ذکر کرد:
- تخمین هزینه‌های مورد انتظار توسط فروشنده
- تاریخ تحویل سفارش
- شفافیت معامله جهت جلوگیری از هر گونه سوءتفاهم
- ایجاد فرصت مذاکره در خصوص شرایط قرارداد پیش از ارائه اینویس نهایی
- جلوگیری از بروز اختلافات در زمان تحویل کالا
- تسهیل و تسریع تجارت
کلام آخر
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور از اسناد کاربردی و مهم در تجارت و واردات کالا است. همچنین، این سند حاوی اطلاعات گوناگونی است و فروشنده وظیفه صادر کردن آن را بر عهده دارد.
در صورتی که نیاز به راهنمایی بیشتر در زمینه امور گمرکی دارید یا می‌خواهید سفارشات خود را در زمینه ترخیص کالا و حمل و نقل بین المللی ثبت کنید می‌توانید با مشاوران ما در پست بین المللی پی اس پی اکسپرس از طریق شماره 02142281 ارتباط بگیرید.
