اینویس چیست؟

اینویس چیست ؟ اگر از فعالان حوزه تجارت هستید به‌احتمال زیاد واژه اینویس بارها به گوشتان خورده است؛ اما اگر به‌تازگی به دنیای تجارت وارد شده‌اید و می‌خواهید واردات یا صادرات را آغاز کنید احتمالاً می‌خواهید با این مفهوم آشنا شوید و درباره سند اینویس (invoice) اطلاعاتی کسب کنید.

Invoice یا سیاهه تجاری خرید یکی از اسناد مهم در تجارت خارجی است. این سند تجاری حاوی اطلاعات مهمی بوده و نشان‌دهنده مبلغی است که خریدار بایستی در مقابل دریافت میزان مشخصی از کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت نماید.

باتوجه‌به اهمیت این سند در تجارت خارجی، بسیار مهم است که پیش از آغاز فعالیت‌های تجاری شناخت کافی از آن داشته باشید. در این مطلب قصد داریم به طور کامل به سوال Invoice  چیست؟ پاسخ دهیم و با انواع اینویس و تفاوت آن با پروفرما و پکینگ لیست آشنا شویم، با ما تا پایان مطلب همراه باشید.

اینویس چیست؟

سند invoice یا فاکتور تجاری در تجارت بین‌المللی سندی است که توسط فروشنده (صادرکننده) برای خریدار (واردکننده) صادر می‌شود و حاوی اطلاعات مربوط به معامله انجام شده بین دو طرف است. این سند به‌عنوان یکی از مهم‌ترین اسناد در ترخیص کالا از گمرک و واردات و صادرات شناخته می‌شود و برای محاسبه حقوق و عوارض گمرکی مورداستفاده قرار می‌گیرد. دقت داشته باشید که در صورت ارائه‌نشدن این سند در فرایند ترخیص کالا، کالا فاقد ارزش بوده و خروج کالا از اماکن گمرکی امکان‌پذیر نیست.

اطلاعات موردنیاز در اینویس (invoice)

این سند یک قالب و ساختار از پیش تعیین‌ شده ندارد و هر فروشنده می‌تواند، به سلیقه خود قالب آن را تعیین کند. البته باید توجه داشت که هنگام تنظیم این سند لازم است قوانینی رعایت شود.
به‌طورکلی اطلاعاتی که در سند اینویس درج می‌شوند عبارت‌اند از:

1. نام، نشانی و شماره‌تلفن کامل فروشنده و خریدار
2. تاریخ صدور
3. شماره‌سریال
4. شرح کالاهای ارسالی
5. پارت نامبر (Hs code)
6. تعداد و واحد کالا
7. قیمت هر عدد محصول
8. ارزش کل کالاها
9. شرایط حمل‌ونقل
10. بیمه
11. کشور مبدا و مقصد
12. هرگونه اطلاعات دیگری که به معامله مربوط می‌شود

انواع اینویس در حمل کالا

معمولا فروشندگان کالا از ساختار مشخصی برای تهیه این سند استفاده می‌کنند؛ اما در شرایطی خاص و برای افرایش اعتبار این سند می‌تواند بنابه‌درخواست خریدار تغییراتی داشته باشد و به امضای اتاق بازرگانی یا سفارت و کنسولگری برسد؛ بنابراین بسیار مهم است که به‌عنوان یک تاجر شناخت کاملی از انواع داشته باشید و ویژگی‌های هر کدام را بشناسید. در این بخش از مطلب به طور مختصر به معرفی انواع اینویس می‌پردازیم:

اینویس گواهی شده  (Certified Invoice)

سیاهه گواهی شده یا Certified Invoice نوعی از فاکتور تجاری است که توسط یک مرجع یا اتاق بازرگانی تأیید شده است. این گواهی به این معنی است که اطلاعات درج شده در سند توسط مرجعی معتبر بررسی و تأیید شده است و صحت آن تضمین می‌شود.

افزایش اعتبار و صحت اطلاعات درج شده در این سند، کاهش احتمال بروز مشکل در ترخیص کالا از گمرک، جلوگیری از کلاهبرداری و تقلب و افزایش اعتماد بین طرفین معامله از مزایای استفاده از این ویس گواهی شده است. معمولا در معاملات بین‌المللی، معاملات با دولت و معاملات با ریسک بالا از این نوع سیاهه تجاری استفاده می‌شود.

برای دریافت این نوع از اینویس باید مراحل زیر را انجام دهید:

• مراجعه به اتاق بازرگانی یا مرجع صادرکننده گواهی
• ارائه مدارک و اطلاعات مربوط به معامله
• پرداخت هزینه صدور گواهی
• تأیید اطلاعات توسط مرجع صادرکننده گواهی
• صدور گواهی و الصاق آن

سیاهه یا اینویس تاییدشده  (Legalization Invoice)

سیاهه تاییدشده یکی از دیگر انواع پرکاربرد اینویس است. در این نوع از Invoice ، فروشندگان باید علاوه بر دریافت تایید و امضای اتاق بازرگانی منطقه خود، تایید و امضای سفارت یا کنسولگری کشور خریدار را نیز دریافت کنند. این نوع سند، عموما به درخواست خریداران کشورهای خاورمیانه تهیه و تنظیم می‌شود و از انواع پرکاربرد سیاهه تجاری در معاملات بین‎‌المللی است.

در سیاهه تاییدشده اطلاعات کاملی درباره کالا، قیمت کل و واحد، شرایط پرداخت و معامله و غیره درج می‌شود. معمولا در شرایطی که اعتبار و صحت اطلاعات درج شده بر روی Invoice برای خریدار حائز اهمیت است همچنین برای جلوگیری از کلاهبرداری و تقلب از سیاهه تاییدشده استفاده می‌شود.

اینویس کنسولی  (Consular Invoice)

اینویس کنسولی یا Cosular Invoice سندی است که توسط سفارت یا کنسولگری یک کشور در کشور دیگر برای تأیید صحت و اصالت اطلاعات درج شده در یک فاکتور تجاری صادر می‌شود. این سند یک مدرک رسمی شناخته شده و در مواردی از قبیل: ترخیص کالا از گمرک، معاملات بین‌المللی و موارد حقوقی استفاده می‌شود.

برای دریافت سیاهه کنسولی لازم است:

1. به سفارت یا کنسولگری کشور موردنظر مراجعه کنید.
2. مدارک و اطلاعات مربوط به معامله را ارائه دهید.
3. هزینه صدور Invoice کنسولی را پرداخت کنید.
4. منتظر تأیید اطلاعات توسط سفارت یا کنسولگری باشید.
5. اینویس کنسولی صادرشده را تحویل بگیرید.

دقت داشته باشید که:

• Invoice کنسولی باید به زبان کشور مقصد ترجمه شود.
• Invoice کنسولی باید به امضای مقامات سفارت یا کنسولگری برسد.
• در برخی موارد، ممکن است به گواهی‌نامه‌های خاصی مانند گواهی بهداشت یا گواهی استاندارد برای ترخیص کالا از گمرک نیاز باشد که باید به اینویس کنسولی ضمیمه شوند.

نمونه اینویس invoice

حال که با مفهوم Invoice و انواع آن آشنا شدید بهتر است برای درک بهتر مفاهیم نمونه invoice از این سند را بررسی کنید.

نمونه پروفرما اینویس

در ابتدا، باید بگوییم پروفرما اینویس باید به طور کامل و دقیق پر شود و هیچگونه نقص یا ابهامی در آن وجود نداشته باشد.  تمام اطلاعات مربوط به فروشنده، خریدار، کالا، قیمت، شرایط پرداخت، حمل و نقل باید به طور صحیح ذکر شود. پروفرما اینویس باید دارای شماره و تاریخ صدور باشد و تاریخ اعتبار آن نیز مشخص باشد.  پروفرما اینویس باید توسط نماینده مجاز فروشنده امضا و مهر شود.

تفاوت پروفرما و اینویس در حمل‌ونقل

پروفرما و این ویس دو نوع سند تجاری هستند که در معاملات بین‌المللی و داخلی استفاده می‌شوند. هر دو سند شامل اطلاعات مربوط به معامله مانند نام و نشانی طرفین معامله، شرح کالا، تعداد و قیمت کالا، شرایط پرداخت و … هستند. بااین‌حال، تفاوت‌های کلیدی بین این دو سند وجود دارد که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم:

هدف

اینویس:

• مبنای محاسبه حقوق گمرکی و مالیات
• انجام امور بانکی
• اثبات انجام معامله

پکینگ لیست:

• شناسایی و کنترل محموله در حین حمل و نقل
• انجام تشریفات گمرکی

محتوا

اینویس:

• اطلاعات مربوط به فروشنده و خریدار
• شرح کالا (قیمت، تعداد و …)
• قیمت کل
• شرایط پرداخت
• شرایط حمل و نقل
• بیمه (در صورت وجود)
• ملاحظات

پکینگ لیست:

• اطلاعات مربوط به محموله (شماره محموله، تاریخ صدور، تعداد بسته‌ها، نوع بسته‌بندی، وزن و ابعاد و …)
• اطلاعات مربوط به کالا (شرح مختصر، کد تعرفه گمرکی، تعداد در هر بسته و …)
• علامت‌ها و شماره‌های هر بسته
• ملاحظات

صادر کننده:

• اینویس: فروشنده
• پکینگ لیست: صادر کننده کالا (می‌تواند فروشنده یا شخص ثالث باشد)

بااین‌حال اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری درباره پروفرما به‌دست آورید، پس از خواندن این مطلب مقاله «پروفرما چیست؟» را بخوانید.

تفاوت اینویس و پکینگ لیست

حالا با تفاوت پروفرما و این ویس آشنا شدیم بهتر است نگاهی به تفاوت میان پکینگ لیست و Invoice بپردازیم. بسیاری از افراد به‌اشتباه می‌پرسند اینویس پکینگ چیست؟ باید بگوییم که اینویس و پکینگ لیست دو سند مستقل هستند.

پکینگ لیست یا لیست عدل‌بندی ساختار و کارکردی شبیه به Invoice دارد. با این تفاوت که از پکینگ لیست علاوه بر تشریفات گمرکی و واردات و صادرات در حمل‌ونقل بین‌المللی نیز استفاده می‌شود. در پکینگ لیست اطلاعات گوناگونی از قبیل نوع کالا، ابعاد، وزن خالص و ناخالص و غیره ذکر می‌شود.

فاکتور تجاری (Commercial Invoice) چیست؟

فاکتور تجاری یا سیاهه تجاری سندی است که توسط فروشنده به خریدار صادر می‌شود و جزئیات مربوط به معامله را به طور کامل و دقیق شرح می‌دهد. این سند در معاملات بین‌المللی از اهمیت بالایی برخوردار است و برای اهداف مختلفی از جمله موارد زیر استفاده می‌شود:

• اثبات انجام معامله: فاکتور تجاری به عنوان مدرکی معتبر برای اثبات انجام معامله و رد و بدل شدن کالا یا خدمات بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.
• محاسبه حقوق گمرکی و مالیات: اطلاعات موجود در فاکتور تجاری مانند ارزش کالا، نوع کالا، کشور مبدا و مقصد و … برای محاسبه حقوق گمرکی و مالیات مربوط به معامله استفاده می‌شود.
• انجام امور بانکی: فاکتور تجاری برای انجام امور بانکی مربوط به معامله مانند صدور حواله ارزی، گشایش اعتبار و … مورد نیاز است.
• حل اختلافات: در صورت بروز هرگونه اختلاف بین خریدار و فروشنده، فاکتور تجاری می‌تواند به عنوان مدرکی برای اثبات ادعای هر یک از طرفین مورد استفاده قرار گیرد.

اطلاعاتی که باید در یک فاکتور تجاری درج شود:

• اطلاعات فروشنده: نام و آدرس کامل فروشنده، شماره تلفن، آدرس ایمیل و وب سایت (در صورت وجود)
• اطلاعات خریدار: نام و آدرس کامل خریدار، شماره تلفن، آدرس ایمیل و وب سایت (در صورت وجود)
• شماره فاکتور: یک شماره منحصر به فرد برای هر فاکتور
• تاریخ صدور فاکتور: تاریخ صدور فاکتور
• شرح کالا: شرح دقیق کالا یا خدمات ارائه شده، شامل نام، نوع، مدل، رنگ، اندازه، تعداد و …
• قیمت واحد: قیمت هر واحد از کالا یا خدمات
• قیمت کل: قیمت کل کالاها یا خدمات به تفکیک هر قلم
• شرایط پرداخت: نحوه پرداخت وجه معامله، مانند نقدی، اعتباری، حواله ارزی و …
• شرایط حمل و نقل: نحوه ارسال کالا به خریدار، مانند تحویل در محل، ارسال با پست یا شرکت حمل و نقل و …
• بیمه: در صورت تمایل به بیمه کردن کالا، شرایط بیمه
• ملاحظات: هرگونه اطلاعات اضافی که لازم است به اطلاع خریدار برسد.

تفاوت سیاهه تجاری با پروفرما چیست؟

سیاهه تجاری (Commercial Invoice) و پروفرما (Proforma Invoice) هر دو سند مهم در معاملات تجاری، به خصوص در معاملات بین‌المللی، هستند. با این حال، تفاوت‌های کلیدی بین این دو سند وجود دارد:

زمان صدور

• پروفرما: قبل از انجام معامله صادر می‌شود.
• سیاهه تجاری: بعد از انجام معامله صادر می‌شود.

هدف صدور

• پروفرما: برای ارائه اطلاعات اولیه به خریدار در مورد کالا، قیمت و شرایط معامله به منظور مذاکره و توافق نهایی استفاده می‌شود.
• سیاهه تجاری: به عنوان سندی رسمی برای اثبات انجام معامله، جزئیات دقیق معامله، قیمت نهایی، شرایط پرداخت و … را به طور کامل و قطعی به خریدار ارائه می‌دهد.

تعهدات طرفین

• پروفرما: تعهدی برای انجام معامله ایجاد نمی‌کند و صرفاً به عنوان یک پیشنهاد اولیه تلقی می‌شود.
• سیاهه تجاری: سندی معتبر برای اثبات انجام معامله و تعهدات طرفین (خریدار و فروشنده) است.

کاربردها

پروفرما:

• برای مذاکره و توافق نهایی بر سر قیمت و شرایط معامله
• برای درخواست گشایش اعتبار از بانک
• برای انجام امور گمرکی در برخی موارد (مانند ترانزیت)

سیاهه تجاری:

• برای اثبات انجام معامله
• برای محاسبه حقوق گمرکی و مالیات
• برای انجام امور بانکی مانند صدور حواله ارزی
• برای حل اختلافات احتمالی بین خریدار و فروشنده

کلام آخر 

یکی از مهم‌ترین موضوعات در حمل و نقل بین ‌المللی، تهیه اسناد و ارائه به سازمان‌های مربوطه است. Invoice یکی از مهم‌ترین اسناد در تجارت بین الملل محسوب می‌شود که در این مطلب به طور کامل به بررسی آن و اطلاعات مندرج شده در آن پرداختیم.

ازآنجایی‌که آگاهی از قوانین و شناخت اسناد و مدارک حمل‌ونقل بین‌المللی لازمه یک تجارت موفق است، توصیه می‌کنیم پیش از آغاز تجارت اطلاعات کافی در این زمینه به دست آورید یا امور تجارت را به یک شرکت مطمئن واگذار کنید. درصورتی‌که سوالی درباره این سند مهم دارید حتماً از طریق بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. برای کسب اطلاعات بیشتر و استعلام قیمت تنها کافیست با شماره 02142281 تماس بگیرید و اپلیکیشن psp را دانلود کنید.

سوالات متداول