اینویس چیست؟ انواع، کاربرد و نمونه اینویس در تجارت بین‌الملل

اینویس (Invoice) یا فاکتور تجاری، سندی است که فروشنده برای خریدار صادر می‌کند و اطلاعاتی مانند مشخصات طرفین معامله، شرح و تعداد کالا، قیمت، شرایط پرداخت و اطلاعات حمل را نشان می‌دهد. این سند یکی از مدارک مهم در تجارت بین‌المللی و فرایند ترخیص کالا است.

در ادامه با کاربرد اینویس، اطلاعات درج‌شده در آن، انواع Invoice، نمونه اینویس و تفاوت آن با پروفرما و پکینگ لیست آشنا می‌شویم.

همچنین اگر در زمینه واردات یا صادرات کالا نیاز به استفاده از خدمات حمل و نقل بین المللی و ترخیص دارید، همین حالا با شماره 02142281 تماس بگیرید.

اینویس چیست؟

قبل از هر چیزی اجازه دهید با معنی اینویس آشنا شویم و به سوال این ویس چیست؟ پاسخ دهیم. سند invoice یا فاکتور تجاری در تجارت بین‌المللی سندی است که توسط فروشنده (صادرکننده) برای خریدار (واردکننده) صادر می‌شود و حاوی اطلاعات مربوط به معامله انجام شده بین دو طرف است. این سند به‌عنوان یکی از مهم‌ترین اسناد در ترخیص کالا از گمرک و واردات و صادرات شناخته می‌شود و برای محاسبه حقوق و عوارض گمرکی مورداستفاده قرار می‌گیرد.

اینویس یا Commercial Invoice پس از نهایی‌شدن معامله توسط فروشنده صادر می‌شود و جزئیات نهایی کالا و مبلغ معامله را مشخص می‌کند. این سند در فرایندهایی مانند اظهار و ترخیص کالا، بررسی ارزش گمرکی و برخی امور بانکی و تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اطلاعات موردنیاز در اینویس (invoice)

این سند یک قالب و ساختار از پیش تعیین‌ شده ندارد و هر فروشنده می‌تواند، به سلیقه خود قالب آن را تعیین کند. البته باید توجه داشت که هنگام تنظیم این سند لازم است قوانینی رعایت شود.
به‌طورکلی اطلاعاتی که در سند اینویس درج می‌شوند عبارت‌اند از:

1. نام، نشانی و شماره‌تلفن کامل فروشنده و خریدار
2. تاریخ صدور
3. شماره‌سریال
4. شرح کالاهای ارسالی
5. پارت نامبر (Hs code)
6. تعداد و واحد کالا
7. قیمت هر عدد محصول
8. ارزش کل کالاها
9. شرایط حمل‌ونقل
10. بیمه
11. کشور مبدا و مقصد
12. هرگونه اطلاعات دیگری که به معامله مربوط می‌شود

اهمیت دریافت اینویس

اینویس، شناسنامه‌ هر معامله‌ بین‌المللی است. اگر صادر نشود، یعنی معامله هیچ مدرکی برای اثبات ندارد و در اولین مرحله، حمل‌ونقل یا گمرک، بازرگان با جریمه و خسارت روبه‌رو می‌شود.

تنها چیزی که ارزش واقعی محموله، تعداد، وزن، نوع کالا و قیمت نهایی را ثابت می‌کند، همین سند است؛ به همین دلیل، هم برای گمرک، هم بانک، هم شرکت حمل‌ونقل و هم خریدار، وجود اینویس ضروری است و بدون آن هیچ‌کس معامله را معتبر نمی‌داند.

از طرف دیگر، اینویس اعتبار فروشنده را نشان می‌دهد. وقتی این سند وجود دارد، یعنی فروشنده، شفاف، قانونی و قابل‌اعتماد عمل کرده است و خریدار هم پیش از امضای قرارداد تمام اطلاعات لازم درباره‌ی کالا را دقیق می‌داند.

به صورت کلی، اگر اینویس نباشد، معامله قابل‌پیگیری و قابل‌دفاع نیست، اما اگر باشد، هم ریسک‌ها کم می‌شود و هم معامله برای هر دو طرف مطمئن و قابل‌اعتماد خواهد بود.

انواع اینویس در حمل کالا

معمولا فروشندگان کالا از ساختار مشخصی برای تهیه این سند استفاده می‌کنند؛ اما در شرایطی خاص و برای افرایش اعتبار این سند می‌تواند بنابه‌درخواست خریدار تغییراتی داشته باشد و به امضای اتاق بازرگانی یا سفارت و کنسولگری برسد؛ بنابراین بسیار مهم است که به‌عنوان یک تاجر شناخت کاملی از انواع داشته باشید و ویژگی‌های هر کدام را بشناسید. در این بخش از مطلب به طور مختصر به معرفی انواع اینویس می‌پردازیم:

اینویس گواهی شده  (Certified Invoice)

سیاهه گواهی شده یا Certified Invoice نوعی از فاکتور تجاری است که توسط یک مرجع یا اتاق بازرگانی تأیید شده است. این گواهی به این معنی است که اطلاعات درج شده در سند توسط مرجعی معتبر بررسی و تأیید شده است و صحت آن تضمین می‌شود.

افزایش اعتبار و صحت اطلاعات درج شده در این سند، کاهش احتمال بروز مشکل در ترخیص کالا از گمرک، جلوگیری از کلاهبرداری و تقلب و افزایش اعتماد بین طرفین معامله از مزایای استفاده از این ویس گواهی شده است. معمولا در معاملات بین‌المللی، معاملات با دولت و معاملات با ریسک بالا از این نوع سیاهه تجاری استفاده می‌شود.

برای دریافت این نوع از اینویس باید مراحل زیر را انجام دهید:

• مراجعه به اتاق بازرگانی یا مرجع صادرکننده گواهی
• ارائه مدارک و اطلاعات مربوط به معامله
• پرداخت هزینه صدور گواهی
• تأیید اطلاعات توسط مرجع صادرکننده گواهی
• صدور گواهی و الصاق آن

سیاهه یا اینویس تاییدشده  (Legalization Invoice)

سیاهه تاییدشده یکی از دیگر انواع پرکاربرد اینویس است. در این نوع از Invoice ، فروشندگان باید علاوه بر دریافت تایید و امضای اتاق بازرگانی منطقه خود، تایید و امضای سفارت یا کنسولگری کشور خریدار را نیز دریافت کنند. این نوع سند، عموما به درخواست خریداران کشورهای خاورمیانه تهیه و تنظیم می‌شود و از انواع پرکاربرد سیاهه تجاری در معاملات بین‎‌المللی است.

در سیاهه تاییدشده اطلاعات کاملی درباره کالا، قیمت کل و واحد، شرایط پرداخت و معامله و غیره درج می‌شود. معمولا در شرایطی که اعتبار و صحت اطلاعات درج شده بر روی Invoice برای خریدار حائز اهمیت است همچنین برای جلوگیری از کلاهبرداری و تقلب از سیاهه تاییدشده استفاده می‌شود.

اینویس کنسولی  (Consular Invoice)

اینویس کنسولی یا Cosular Invoice سندی است که توسط سفارت یا کنسولگری یک کشور در کشور دیگر برای تأیید صحت و اصالت اطلاعات درج شده در یک فاکتور تجاری صادر می‌شود. این سند یک مدرک رسمی شناخته شده و در مواردی از قبیل: ترخیص کالا از گمرک، معاملات بین‌المللی و موارد حقوقی استفاده می‌شود.

برای دریافت سیاهه کنسولی لازم است:

1. به سفارت یا کنسولگری کشور موردنظر مراجعه کنید.
2. مدارک و اطلاعات مربوط به معامله را ارائه دهید.
3. هزینه صدور Invoice کنسولی را پرداخت کنید.
4. منتظر تأیید اطلاعات توسط سفارت یا کنسولگری باشید.
5. اینویس کنسولی صادرشده را تحویل بگیرید.

دقت داشته باشید که:

• Invoice کنسولی باید به زبان کشور مقصد ترجمه شود.
• Invoice کنسولی باید به امضای مقامات سفارت یا کنسولگری برسد.
• در برخی موارد، ممکن است به گواهی‌نامه‌های خاصی مانند گواهی بهداشت یا گواهی استاندارد برای ترخیص کالا از گمرک نیاز باشد که باید به اینویس کنسولی ضمیمه شوند.

نمونه اینویس invoice

برای درک بهتر ساختار این سند، در تصویر زیر یک نمونه اینویس را مشاهده می‌کنید. قالب اینویس می‌تواند بین شرکت‌ها متفاوت باشد، اما معمولا اطلاعاتی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، شرح و تعداد کالا، قیمت واحد، ارزش کل، کشور مبدأ و شرایط معامله در آن درج می‌شود.

این اطلاعات در اینویس صادراتی و وارداتی نیز وجود دارد و جزئیات سند می‌تواند براساس نوع کالا و شرایط معامله متفاوت باشد.

تفاوت پروفرما اینویس و اینویس

اینویس و پروفرما هر دو اطلاعات یک معامله را نشان می‌دهند، اما زمان صدور و کاربرد آن‌ها متفاوت است؛ به‌طوری‌که:

بااین‌حال اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری درباره پروفرما به‌دست آورید، پس از خواندن این مطلب مقاله «پروفرما چیست؟» را بخوانید.

تفاوت اینویس و پکینگ لیست چیست؟

اینویس و پکینگ لیست دو سند مستقل هستند؛ اینویس اطلاعات مالی و تجاری معامله را نشان می‌دهد، در حالی که پکینگ لیست مشخصات فیزیکی و بسته‌بندی محموله را ارائه می‌کند:

پکینگ لیست یا لیست عدل‌بندی ساختار و کارکردی شبیه به Invoice دارد. با این تفاوت که از پکینگ لیست علاوه بر تشریفات گمرکی و واردات و صادرات در حمل‌ونقل بین‌المللی نیز استفاده می‌شود. در پکینگ لیست اطلاعات گوناگونی از قبیل نوع کالا، ابعاد، وزن خالص و ناخالص و غیره ذکر می‌شود

کلام آخر 

یکی از مهم‌ترین موضوعات در حمل و نقل بین ‌المللی، تهیه اسناد و ارائه به سازمان‌های مربوطه است. Invoice یکی از مهم‌ترین اسناد در تجارت بین الملل محسوب می‌شود که در این مطلب به طور کامل به سوال این ویس یعنی چی پاسخ دادیم و این سند مهم را مورد بررسی قرار دادیم.

ازآنجایی‌که آگاهی از قوانین و شناخت اسناد و مدارک حمل‌ونقل بین‌المللی لازمه یک تجارت موفق است، توصیه می‌کنیم پیش از آغاز تجارت اطلاعات کافی در این زمینه به دست آورید یا امور تجارت را به یک شرکت مطمئن واگذار کنید. درصورتی‌که سوالی درباره این سند مهم دارید حتماً از طریق بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید. برای کسب اطلاعات بیشتر و استعلام قیمت تنها کافیست با شماره 02142281 تماس بگیرید.

سوالات متداول