اینویس چیست؟

اگر از فعالان حوزه تجارت هستید به‌احتمال زیاد واژه اینویس بارها به گوشتان خورده است؛ اما اگر به‌تازگی به دنیای تجارت وارد شده‌اید و می‌خواهید واردات یا صادرات را آغاز کنید احتمالاً می‌خواهید با این مفهوم آشنا شوید و درباره سند اینویس (invoice) اطلاعاتی کسب کنید.

Invoice یا سیاهه تجاری خرید یکی از اسناد مهم در تجارت خارجی است. این سند تجاری حاوی اطلاعات مهمی بوده و نشان‌دهنده مبلغی است که خریدار بایستی در مقابل دریافت میزان مشخصی از کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت نماید.

باتوجه‌به اهمیت این سند در تجارت خارجی، بسیار مهم است که پیش از آغاز فعالیت‌های تجاری شناخت کافی از آن داشته باشید. در این مطلب قصد داریم به طور کامل به سوال Invoice  چیست؟ پاسخ دهیم و با انواع اینویس و تفاوت آن با پروفرما و پکینگ لیست آشنا شویم، با ما تا پایان مطلب همراه باشید.

اینویس چیست؟

سند invoice یا فاکتور تجاری در تجارت بین‌المللی سندی است که توسط فروشنده (صادرکننده) برای خریدار (واردکننده) صادر می‌شود و حاوی اطلاعات مربوط به معامله انجام شده بین دو طرف است. این سند به‌عنوان یکی از مهم‌ترین اسناد در ترخیص کالا از گمرک و واردات و صادرات شناخته می‌شود و برای محاسبه حقوق و عوارض گمرکی مورداستفاده قرار می‌گیرد. دقت داشته باشید که در صورت ارائه‌نشدن این سند در فرایند ترخیص کالا، کالا فاقد ارزش بوده و خروج کالا از اماکن گمرکی امکان‌پذیر نیست.

اطلاعات موردنیاز در اینویس (invoice)

این سند یک قالب و ساختار از پیش تعیین‌ شده ندارد و هر فروشنده می‌تواند، به سلیقه خود قالب آن را تعیین کند. البته باید توجه داشت که هنگام تنظیم این سند لازم است قوانینی رعایت شود.
به‌طورکلی اطلاعاتی که در سند اینویس درج می‌شوند عبارت‌اند از:

1. نام، نشانی و شماره‌تلفن کامل فروشنده و خریدار
2. تاریخ صدور
3. شماره‌سریال
4. شرح کالاهای ارسالی
5. پارت نامبر (Hs code)
6. تعداد و واحد کالا
7. قیمت هر عدد محصول
8. ارزش کل کالاها
9. شرایط حمل‌ونقل
10. بیمه
11. کشور مبدا و مقصد
12. هرگونه اطلاعات دیگری که به معامله مربوط می‌شود

انواع اینویس در حمل کالا

معمولا فروشندگان کالا از ساختار مشخصی برای تهیه این سند استفاده می‌کنند؛ اما در شرایطی خاص و برای افرایش اعتبار این سند می‌تواند بنابه‌درخواست خریدار تغییراتی داشته باشد و به امضای اتاق بازرگانی یا سفارت و کنسولگری برسد؛ بنابراین بسیار مهم است که به‌عنوان یک تاجر شناخت کاملی از انواع داشته باشید و ویژگی‌های هر کدام را بشناسید. در این بخش از مطلب به طور مختصر به معرفی انواع اینویس می‌پردازیم:

اینویس گواهی شده  (Cerified Invoice)

سیاهه گواهی شده یا Certified Invoice نوعی از فاکتور تجاری است که توسط یک مرجع یا اتاق بازرگانی تأیید شده است. این گواهی به این معنی است که اطلاعات درج شده در سند توسط مرجعی معتبر بررسی و تأیید شده است و صحت آن تضمین می‌شود.

افزایش اعتبار و صحت اطلاعات درج شده در این سند، کاهش احتمال بروز مشکل در ترخیص کالا از گمرک، جلوگیری از کلاهبرداری و تقلب و افزایش اعتماد بین طرفین معامله از مزایای استفاده از اینویس گواهی شده است. معمولا در معاملات بین‌المللی، معاملات با دولت و معاملات با ریسک بالا از این نوع سیاهه تجاری استفاده می‌شود.

برای دریافت این نوع از اینویس باید مراحل زیر را انجام دهید:

• مراجعه به اتاق بازرگانی یا مرجع صادرکننده گواهی
• ارائه مدارک و اطلاعات مربوط به معامله
• پرداخت هزینه صدور گواهی
• تأیید اطلاعات توسط مرجع صادرکننده گواهی
• صدور گواهی و الصاق آن

سیاهه یا اینویس تاییدشده  (Legalised Invoice)

سیاهه تاییدشده یکی از دیگر انواع پرکاربرد اینویس است. در این نوع از Invoice ، فروشندگان باید علاوه بر دریافت تایید و امضای اتاق بازرگانی منطقه خود، تایید و امضای سفارت یا کنسولگری کشور خریدار را نیز دریافت کنند. این نوع سند، عموما به درخواست خریداران کشورهای خاورمیانه تهیه و تنظیم می‌شود و از انواع پرکاربرد سیاهه تجاری در معاملات بین‎‌المللی است.

در سیاهه تاییدشده اطلاعات کاملی درباره کالا، قیمت کل و واحد، شرایط پرداخت و معامله و غیره درج می‌شود. معمولا در شرایطی که اعتبار و صحت اطلاعات درج شده بر روی Invoice برای خریدار حائز اهمیت است همچنین برای جلوگیری از کلاهبرداری و تقلب از سیاهه تاییدشده استفاده می‌شود.

اینویس کنسولی  (Cosular Invoice)

اینویس کنسولی یا Cosular Invoice سندی است که توسط سفارت یا کنسولگری یک کشور در کشور دیگر برای تأیید صحت و اصالت اطلاعات درج شده در یک فاکتور تجاری صادر می‌شود. این سند یک مدرک رسمی شناخته شده و در مواردی از قبیل: ترخیص کالا از گمرک، معاملات بین‌المللی و موارد حقوقی استفاده می‌شود.

برای دریافت سیاهه کنسولی لازم است:

1.     به سفارت یا کنسولگری کشور موردنظر مراجعه کنید.

2.     مدارک و اطلاعات مربوط به معامله را ارائه دهید.

3.     هزینه صدور Invoice کنسولی را پرداخت کنید.

4.     منتظر تأیید اطلاعات توسط سفارت یا کنسولگری باشید.

5.     اینویس کنسولی صادرشده را تحویل بگیرید.

دقت داشته باشید که:

• Invoice کنسولی باید به زبان کشور مقصد ترجمه شود.
• Invoice کنسولی باید به امضای مقامات سفارت یا کنسولگری برسد.
• در برخی موارد، ممکن است به گواهی‌نامه‌های خاصی مانند گواهی بهداشت یا گواهی استاندارد برای ترخیص کالا از گمرک نیاز باشد که باید به اینویس کنسولی ضمیمه شوند.

نمونه اینویس invoice

حال که با مفهوم Invoice و انواع آن آشنا شدید بهتر است برای درک بهتر مفاهیم نمونه‌ای از این سند را بررسی کنید.

تفاوت پروفورما با اینویس در حمل‌ونقل

پروفرما و اینویس دو نوع سند تجاری هستند که در معاملات بین‌المللی و داخلی استفاده می‌شوند. هر دو سند شامل اطلاعات مربوط به معامله مانند نام و نشانی طرفین معامله، شرح کالا، تعداد و قیمت کالا، شرایط پرداخت و … هستند. بااین‌حال، تفاوت‌های کلیدی بین این دو سند وجود دارد که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم:

• پروفرما پیش‌نویسی از فاکتور نهایی است که قبل از نهایی‌شدن معامله توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود. هدف از پروفرما ارائه اطلاعات کلی در مورد معامله به خریدار و اخذ تأیید نهایی از او است.
• Invoice فاکتور نهایی و رسمی معامله است که بعد از نهایی‌شدن معامله و توافق طرفین بر روی تمام جزئیات، توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود. این سند به‌عنوان یک مدرک رسمی شناخته می‌شود و می‌تواند در موارد مختلفی مانند ترخیص کالا از گمرک و اثبات معامله مورداستفاده قرار گیرد.
• الزام قانونی برای ارائه پروفرما وجود ندارد و این کار به اختیار طرفین معامله است.
• ارائه اینویس برای معاملات تجاری الزامی است و در بسیاری از موارد، گمرک و سایر مراجع قانونی برای انجام امور مربوط به معامله به این سند نیاز دارند.
• پروفرما معمولاً جزئیات کمتری نسبت به Invoice دارد و ممکن است برخی از اطلاعات مانند قیمت نهایی یا شرایط حمل‌ونقل در آن درج نشده باشد.
• Invoice شامل تمام جزئیات مربوط به معامله مانند قیمت نهایی، شرایط پرداخت، شرایط حمل‌ونقل و … است.
• پروفرما اعتبار کمتری نسبت به اینویس دارد و به‌عنوان یک مدرک رسمی شناخته نمی‌شود.
• Invoice اعتبار بالایی دارد و به‌عنوان یک مدرک رسمی شناخته می‌شود.

بااین‌حال اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری درباره پروفرما به‌دست آورید، پس از خواندن این مطلب مقاله «پروفرما چیست؟» را بخوانید.

تفاوت اینویس و پکینگ لیست

حالا با تفاوت پروفرما و اینویس آشنا شدیم بهتر است نگاهی به تفاوت میان پکینگ لیست و Invoice بپردازیم. بسیاری از افراد به‌اشتباه می‌پرسند اینویس پکینگ چیست؟ باید بگوییم که اینویس و پکینگ لیست دو سند مستقل هستند.

پکینگ لیست یا لیست عدل‌بندی ساختار و کارکردی شبیه به Invoice دارد. با این تفاوت که از پکینگ لیست علاوه بر تشریفات گمرکی و واردات و صادرات در حمل‌ونقل بین‌المللی نیز استفاده می‌شود. در پکینگ لیست اطلاعات گوناگونی از قبیل نوع کالا، ابعاد، وزن خالص و ناخالص و غیره ذکر می‌شود.

کلام آخر 

یکی از مهم‌ترین موضوعات در حمل و نقل بین ‌المللی، تهیه اسناد و ارائه به سازمان‌های مربوطه است. Invoice یکی از مهم‌ترین اسناد در تجارت بین الملل محسوب می‌شود که در این مطلب به طور کامل به بررسی آن و اطلاعات مندرج شده در آن پرداختیم.

ازآنجایی‌که آگاهی از قوانین و شناخت اسناد و مدارک حمل‌ونقل بین‌المللی لازمه یک تجارت موفق است، توصیه می‌کنیم پیش از آغاز تجارت اطلاعات کافی در این زمینه به دست آورید یا امور تجارت را به یک شرکت مطمئن واگذار کنید. درصورتی‌که سوالی درباره این سند مهم دارید حتماً از طریق بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول