اسناد بازرگانی؛ انواع، کاربردها و مدارک مورد نیاز در تجارت

اسناد بازرگانی بخش مهمی از هر معامله بین‌المللی است و اطلاعاتی مانند مشخصات خریدار و فروشنده، نوع و ارزش کالا، شرایط معامله و جزئیات محموله را ثبت می‌کنند. وجود نقص یا مغایرت در این مدارک می‌تواند روند خرید، پرداخت، حمل و ترخیص کالا را با مشکل مواجه کند.

اما مهم‌ترین اسناد بازرگانی کدام‌اند؟ هرکدام چه کاربردی دارند و هنگام تهیه آن‌ها باید به چه نکاتی توجه کرد؟

در ادامه، انواع اسناد بازرگانی بین‌المللی و کاربرد هر یک را بررسی می‌کنیم.

اسناد بازرگانی شامل چه مدارکی است؟

اسناد بازرگانی، مجموعه‌ای از مدارک و مستنداتی است که برای ثبت، اثبات و پیگیری جزئیات یک معامله تجاری و مشخصات کالای مورد معامله استفاده می‌شوند. این اسناد، اطلاعاتی مانند مشخصات خریدار و فروشنده، نوع و مقدار کالا، قیمت و ارزش معامله، شرایط فروش، نحوه پرداخت و مشخصات بسته‌بندی را دربر می‌گیرند و در مراحل مختلف تجارت بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مهم‌ترین اسناد بازرگانی عبارت‌اند از پروفرما اینویس، فاکتور تجاری، پکینگ لیست، گواهی مبدأ و گواهی بازرسی کالا. بسته به نوع معامله، کالا و شرایط قرارداد، مدارک دیگری مانند بیمه‌نامه، اسناد حمل و برخی گواهی‌ها و مجوزهای خاص نیز ممکن است مورد نیاز باشند.

نکته: همه این اسناد برای هر معامله وارداتی یا صادراتی الزامی نیستند و مدارک مورد نیاز بر اساس نوع کالا، شرایط معامله و قوانین و مقررات مربوط تعیین می‌شوند.

در ادامه شما را  با مهم‌ترین اسناد بازرگانی بین‌المللی آشنا می‌‌کنیم.

پروفرما (proforma)

پروفرما اینویس یا پیش‌فاکتور سندی است که واردکننده کالا به‌منظور انجام اقدامات اولیه مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می‌کند، در این سند اطلاعات گوناگونی از قبیل مشخصات کالا، مشخصات فروشنده و خریدار، مشخصات بسته‌بندی و غیره درج می‌شود.

ارزیابی شرایط فروشنده توسط وارد‌کننده کالا، دریافت تسهیلات ارزی و انتقال وجه، دریافت مجوزهای ضروری ترخیص کالا، ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت، برآورد هزینه‌های واردات کالا برخی از کاربردهای پروفرما است.

شماره و تاریخ پروفرما، نام و آدرس کامل فروشنده و خریدار، مقدار و تعداد کالا، وزن کالا، قیمت کالا، مبدأ و مقصد نهایی کالا، مشخصات بسته‌بندی، کشور و کارخانه تولید‌کننده، زمان و وسیله تحویل کالا، نحوه پرداخت وجه کالا، مهلت اعتبار پیش‌فاکتور، و … برخی از اطلاعاتی است که در پروفرما ثبت می‌شود.

فاکتور تجاری (Commercial Invoice)

فاکتور تجاری یکی از اصلی‌ترین اسناد تجاری است که فروشنده برای اعلام جزئیات و ارزش کالاهای فروخته‌شده به خریدار صادر می‌کند. این سند اطلاعاتی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، شرح کالا، تعداد، قیمت واحد، ارزش کل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات معامله را دربر می‌گیرد.

فاکتور تجاری در تشریفات گمرکی نیز اهمیت زیادی دارد و در بسیاری از کشورها گمرک از اطلاعات آن برای بررسی ارزش کالا و محاسبه حقوق و عوارض ورودی استفاده می‌کند.

نکته: فاکتور تجاری با پروفرما اینویس یکسان نیست. پروفرما معمولا قبل از نهایی شدن معامله و برای اعلام شرایط پیشنهادی فروش صادر می‌شود، در حالی که فاکتور تجاری جزئیات و ارزش معامله نهایی را نشان می‌دهد.

پکینگ لیست (packing list)

پکینگ لیست یا فهرست عدل‌بندی، سندی است که جزئیات بسته‌بندی و محتویات محموله را مشخص می‌کند. در این سند اطلاعاتی مانند تعداد بسته‌ها، نوع بسته‌بندی، وزن خالص و ناخالص، ابعاد بسته‌ها، شرح کالا و علائم بسته‌بندی درج می‌شود.

پکینگ لیست به شرکت‌های حمل‌ونقل و مراجع گمرکی کمک می‌کند محتویات و مشخصات هر بسته را بررسی و با اطلاعات سایر اسناد تطبیق دهند. این سند جایگزین فاکتور تجاری نیست و کاربرد آن بیشتر ارائه جزئیات فیزیکی و بسته‌بندی محموله است.

گواهی مبدأ (certificate of origin)

گواهی مبدا (certificate of origin) یکی از دیگر اسناد بازرگانی مهم در سطوح بین‌المللی است. گواهی مبدأ نشان می‌دهد که محصول در چه کشوری تولید شده است و اصالت و اعتبار آن به کجا باز می‌گردد. همچنین جزء اسنادی است که خریدار برای ترخیص کالا از گمرک به آن نیاز دارد؛ به همین خاطر باید در موعد مقرر به همراه سایر اسناد برای خریدار ارسال می‌گردد.

اتاق‌های بازرگانی صنایع و معادن وظیفه صدور این گواهی را عهده‌دار است و در مناطق آزاد سازمان‌های مناطق آزاد اقدام به صدور آن می‌کنند. در کشورمان ثبت درخواست گواهی مبدأ از طریق سامانه صدور گواهی مبدأ صورت می‌گیرد.

این گواهی معمولاً اطلاعاتی مثل موارد زیر را دارد:

• نام کشور سازنده کالا
• نام اتاق و کشوری که گواهی را صادر کرده
• اطلاعات فروشنده یا فرستنده
• نوع وسیله حمل‌ونقل
• تعداد و نوع بسته‌ها
• شماره و تاریخ فاکتور
• مهر و امضای مقام گواهی‌کننده
• عنوان گواهی مبدأ

داشتن گواهی مبدأ باعث می‌شود کارهای گمرکی سریع‌تر پیش برود و خریدار خارجی مطمئن شود کالا واقعاً از همان کشوری آمده که اعلام شده است.

به همین دلیل، آشنایی با نحوه دریافت گواهی مبدأ یکی از کارهای مهم برای هر صادرکننده و واردکننده است.

گواهی بازرسی کالا ( Certificate of inspection of goods )

گواهی بازرسی کالا یا گواهی سوریانس، سندی است که توسط شرکت‌های بین المللی بازرسی کالا صادر می‌شود و کمیت و کیفیت کالا را مورد بررسی قرار می‌دهد. خریدار از طریق این گواهی اطمینان حاصل می‌نماید که کالا از نظر کمی و کیفی طبق قرارداد ارسال می‌شود. همچنین، صدور گواهی بازرسی از این‌ جهت حائز اهمیت است که دریافت آن می‌تواند کیفیت محصولات، نحوه صحیح فرایندهای تولید، اصالت فروشنده، استانداردی بودن محصولات و غیره را تضمین کند.

گواهی بازرسی کالا علاوه بر این که باعث اطمینان خاطر خریدار می‌شود، از بسیاری از مشکلات جلوگیری می‌نماید. به‌علاوه، گواهی بازرسی کالا انواع گوناگونی دارد؛ بازرسی ممکن است از زمان بسته‌بندی شروع و در حین بسته‌بندی تا موقع بارگیری برای حمل به مقصد ادامه یابد.

برخی از رایج‌ترین انواع گواهی بازرسی کالا عبارت‌اند از:

• بازرسی حین تولید: بررسی کیفیت و نحوه ساخت کالا در زمانی که تولید هنوز ادامه دارد.
• بازرسی قیمت: کنترل صحت قیمت کالا و مطابقت آن با شرایط قرارداد.
• بازرسی اصالت فروشنده: اطمینان از واقعی بودن شرکت فروشنده و اعتبار تجاری آن.
• بازرسی استاندارد اجباری: بررسی تخصصی کالا در آزمایشگاه‌های مجاز تا ثابت شود با استانداردهای لازم مطابقت دارد و اجازه واردات بگیرد.
• بازرسی قبل از حمل: بازرسی قبل از حمل، بررسی چشمی و نمونه‌گیری کالا پیش از ارسال برای اطمینان از کیفیت، کمیت و بسته‌بندی آن است.

هرکدام از این بازرسی‌ها می‌تواند از بروز اختلافات و مشکلات در مراحل حمل، ترخیص یا تحویل کالا جلوگیری کند.

سایر اسناد مورد استفاده در تجارت بین‌المللی

علاوه بر اسناد تجاری بالا، در مراحل مختلف یک معامله بین‌المللی، اسناد و مدارک دیگری نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. این مدارک ممکن است به حمل کالا، پوشش بیمه‌ای، پرداخت یا انجام تشریفات گمرکی مربوط باشند. در ادامه با مهم‌ترین آنها آشنا می‌شویم.

بیمه‌نامه حمل‌ونقل (Insurance Policy)

بیمه‌نامه حمل‌ونقل سندی است که شرایط پوشش بیمه‌ای محموله در جریان جابه‌جایی را مشخص می‌کند. اطلاعاتی مثل مشخصات کالا، ارزش محموله، مبدأ و مقصد، روش حمل، نوع پوشش بیمه‌ای و خطرات تحت پوشش در این سند درج می‌شود.

در صورت وقوع خسارتی که مطابق شرایط بیمه‌نامه تحت پوشش باشد، این سند برای بررسی تعهدات بیمه‌گر و پیگیری خسارت مورد استفاده قرار می‌گیرد. نیاز به بیمه و نوع پوشش آن نیز به نوع کالا، شرایط معامله و توافق طرفین بستگی دارد.

بارنامه (Bill of landing)

بارنامه (BL) سندی است که شرکت حمل‌ونقل به صاحب کالا می‌دهد و نشان می‌دهد که کالا را تحویل گرفته و قرار است آن را به مقصد مشخص برساند. این سند در واقع مدرک مالکیت کالا در مسیر حمل‌ونقل بین‌المللی محسوب می‌شود.

فرقی نمی‌کند کالا از راه دریا، زمین یا هوا جابه‌جا شود؛ در هر صورت باید یکی از انواع بارنامه برای آن صادر شود. در بارنامه، اطلاعات مهمی مثل نوع کالا، تعداد، وزن، ارزش و مقصد نهایی ثبت می‌شود و همین باعث می‌شود خریدار، فروشنده و شرکت حمل بتوانند بر روند جابه‌جایی کالا نظارت داشته باشند.

اهمیت بارنامه در سطح جهانی از این‌جا می‌آید که:

1. نشان‌دهنده ﻗﺮارداد ﺣﻤﻞ اﺳﺖ (Evidence of contract of carriage)
2. رﺳﯿﺪ ﮐﺎﻻ به‌حساب می‌آید (The receipt of goods)
3. سند مالکیت کالا است (Document of title to the goods)

لازم به ذکر است برخی از بارنامه‌ها قابل‌ انتقال هستند اما برخی دیگر این ویژگی را ندارند و معمولاً بر روی آن، عبارت غیرقابل‌انتقال (Non-negotiable) درج می‌شود. همچنین معمولاً این نوع سند در سه نسخه اصل (ORIGINAL) و چند عدد کپی (copy) صادر می‌شود که برای نفرات زیر کاربرد دارند:

• شرکت حمل‌کننده یا صادر‌کننده (For Carrier)
• گیرنده کالا (For Consignee)
• فرستنده کالا (For Shipper)

اعتبار اسنادی یا ال سی ( LC)

سند LC در تجارت بین‌المللی کاربرد زیادی دارد، اما برای افتتاح اعتبار اسنادی، لازم است مراحل خاصی طی شود و مدارک و اسناد مورد نیاز ارائه گردد. در مقاله ای به طور مفصل به توضیح و مدارک مورد نیاز برای اعتبار اسنادی پرداخته ایم. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به مقاله آموزش اعتبار اسنادی مراجعه کنید.

ترخیصیه (Delivery Order)

ترخیصیه که با نام Delivery order نیز شناخته می‌شود، یکی از اسناد بازرگانی است که از طرف شرکت حمل و نقل (فورواردر، کریر) صادر می‌شود. این سند انجام تشریفات گمرکی توسط صاحب کالا بلامانع دانسته و این موضوع را به گمرک اعلام می‌نماید. همچنین، ارائه ترخیصیه (Delivery Order) به اداره گمرک از جمله اسناد و مدارک الزامی است.

نکته قابل توجه این است که ترخیصیه معمولا به صورت الکترونیکی در سامانه EPL صادر می‌شود. اطلاعات مندرج در ترخیصیه متفاوت بوده و از مفاد بارنامه استخراج می‌شود، برخی از این اطلاعات عبارتند از:

• مشخصات گیرنده
• شماره بارنامه و تاریخ صدور
• تعداد و نوع بسته بندی
• شرح کالا
• وزن خالص
• نام مؤسسه حمل ونقل
• مشخصات وسیله حمل
• شماره فهرست کل بار

قبض انبار (warehouse receipt)

سند قبض انبار، تحویل کالا به انبار را تأیید می‌کند و توسط انباردار صادر می‌شود. این سند به‌صورت رسمی توسط سیستم کامپیوتری در گمرکات بزرگ صادر می‌شود و به‌عنوان مدرک رسمی در اختیار صاحب کالا قرار می‌گیرد، تا او بتواند کالا را از گمرک دریافت کند. این سند حاوی اطلاعات خاصی است که در زیر به آن اشاره می‌کنیم:

• نوع حمل: کشتی دریایی، هواپیما، قطار و یا وسیله حمل دیگر
• وسیله حمل: نام شرکت یا سازمانی که کالا را حمل می‌کند.
• صاحب کالا: نام شخص یا شرکتی مالک کالا
• مرز ورودی: نام مرزی که کالا به آن وارد می‌شود، مانند: مرز هوایی، دریایی یا زمینی
• تاریخ ورود: تاریخی ورودی به مرز
• نماینده شرکت: نام نماینده یا وکیلی که شرکت را در مرز ورودی نمایندگی می‌کند.
• نوع و تعداد بسته‌بندی: نوع بسته‌بندی که کالا در آن قرار دارد (مثلاً جعبه، کیسه، پالت و غیره) و تعداد بسته‌ها
• وزن ناخالص: وزن کلی کالا به همراه بسته‌بندی و مواد اضافی
• تاریخ ورود به انبار: تاریخی که کالا وارد انبار شده است.

پروانه سبز گمرکی (Customs Green Permit)

بعد از انجام فرایند گمرکی که شامل ارزیابی، ارزش‌گذاری و پرداخت حقوق ورودی کالا می‌شود. سندی به نام پروانه سبز گمرکی صادر می‌شود. این سند، پس از دریافت قبض درآمد یا قبض پرداخت حقوق ورودی کالا، توسط دایره صدور پروانه صادر می‌شود.

صدور این سند به‌عنوان تسویه‌حساب واردکننده با گمرک تلقی می‌شود و نشانگر پایان فرایند ارزیابی کالا در گمرک است. در این حالت واردکننده یا نماینده قانونی اجازه خروج کالا از گمرک را دارا است. همچنین، اطلاعات موجود در پروانه سبز گمرکی عیناً همان اطلاعاتی است که در اظهارنامه وجود دارد.

سیستم اطلاعات از فایل اصلی این اطلاعات را بازیابی کرده و کارشناس مربوطه دستور چاپ پروانه را ارائه می‌دهد. فرم مربوطه با رنگ سبز چاپ می‌شود و دارای برچسب هولوگرام خاصی است که از تقلب و جعل سند جلوگیری می‌کند.

ازاین‌جهت، صاحب کالا پس از دریافت برگ سبز و امضا نهایی آن توسط رئیس سرویس ارزیابی، مجاز به ورود کامیون به محوطه گمرکی از درب خروج می‌شود و پس از انجام امور مربوط به انبار و صدور بیجک انبار، کالا را از گمرک خارج می‌کند.

درصورتی‌که ارزش کالا کم باشد یا کالا همراه مسافر باشد، گمرک به‌جای پروانه سبز، پته تجاری یا مسافری صادر می‌کند. این سند برای تسهیل در فرایند ارزیابی و انجام تشریفات گمرکی استفاده می‌شود و بعضی از اسناد خاص که در حالت عادی برای ترخیص کالا الزامی هستند، در این حالت لازم نیست.

پته گمرکی (Permit)

پته گمرکی به‌عنوان یکی از اسناد کلیدی در حوزه تجارت بین‌المللی، نقشی اساسی در ترخیص کالاهای غیرتجاری از گمرک ایفا می‌کند. این سند که در دو نوع پته مسافری و پته غیرتجاری صادر می‌شود، به مسافران و تجار اجازه می‌دهد تا مقدار مشخصی از کالا را بدون طی‌کردن فرایند پیچیده ثبت سفارش و تشریفات گمرکی به داخل یا خارج از کشور حمل کنند.

استفاده از پته گمرکی مزایای بسیار زیادی برای تجار و مسافران دارد که در ادامه با برخی از این مزایا آشنا می‌شویم:

• سادگی و سهولت: برخلاف فرآیند واردات و صادرات کالاهای تجاری، ترخیص کالا با استفاده از پته گمرکی بسیار ساده و آسان است و نیاز به تخصص و دانش خاصی ندارد.
• سرعت بالا: سرعت ترخیص کالا از طریق پته گمرکی به طور قابل‌توجهی بالاتر از سایر روش‌های ترخیص کالا است و معمولاً در عرض چند ساعت انجام می‌شود.
• معافیت از ثبت سفارش: درصورتی‌که قصد واردات نمونه کالا برای مصارف تولیدی یا تحقیقاتی را داشته باشید، نیازی به ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت نخواهید داشت.
• معافیت یا تخفیف حقوق گمرکی: برای برخی از کالاهای غیرتجاری که با پته گمرکی وارد یا صادر می‌شوند، معافیت یا تخفیف حقوق گمرکی در نظر گرفته شده است.

اشتباهات رایج در اسناد بازرگانی

اشتباه در تنظیم اسناد بازرگانی می‌تواند باعث تأخیر در روند معامله، حمل یا ترخیص کالا شود. یکی از رایج‌ترین مشکلات، مغایرت اطلاعات بین اسناد مختلف است؛ به‌عنوان مثال، اگر تعداد یا وزن کالا در فاکتور تجاری با پکینگ لیست متفاوت باشد، ممکن است مدارک نیاز به اصلاح پیدا کنند.

از اشتباهات رایج دیگر می‌توان به ثبت نادرست نام خریدار یا فروشنده، اشتباه در شرح کالا، تعداد و وزن محموله، قیمت و ارزش کالا، کشور مبدأ و مقصد و اطلاعات مربوط به حمل اشاره کرد.

به همین دلیل، قبل از ارسال اسناد باید اطلاعات درج‌شده در آن‌ها با دقت بررسی شود. مشخصات طرفین معامله، اطلاعات کالا، تعداد، وزن، ارزش و اطلاعات حمل باید در اسناد مرتبط با یکدیگر هماهنگ باشند. این بررسی ساده می‌تواند از بروز مغایرت، تأخیر و هزینه‌های اضافی جلوگیری کند.

کلام آخر 

اسناد بازرگانی بخش مهمی از هر معامله بین‌المللی است و هرکدام در بخشی از فرآیند خرید، فروش، حمل و ترخیص کالا کاربرد دارند. پروفرما، فاکتور تجاری، پکینگ لیست، بارنامه، گواهی مبدأ و گواهی بازرسی از مهم‌ترین این اسناد هستند و باید اطلاعات آن‌ها با دقت و هماهنگی ثبت شود. اشتباه در هر یک از این مدارک می‌تواند باعث تأخیر و هزینه‌های اضافی شود.

در معاملات بین‌المللی، علاوه بر تنظیم صحیح اسناد، انتخاب روش مناسب حمل و انجام درست مراحل ترخیص نیز اهمیت زیادی دارد. اگر برای حمل و ترخیص کالای خود به خدمات تخصصی نیاز دارید، پی اس پی اکسپرس خدمات حمل و نقل بین المللی و همچنین ترخیص کالا را ارائه می‌دهد. برای مشاوره و استعلام هزینه حمل یا ترخیص می‌توانید با کارشناسان پی اس پی اکسپرس از طریق شماره 02142281 تماس بگیرید.

سوالات متداول