مهم ترین اسناد بازرگانی بین المللی

در دنیای پیچیده تجارت بین المللی، اسناد بازرگانی نقشی حیاتی دارند. این اسناد، حکم زبان مشترکی را دارند که میان صادرکنندگان، واردکنندگان، گمرک، بانک‌ها و سایر ذینفعان در زنجیره تامین برقرار می‌شود.

تنظیم دقیق و ارائه صحیح اسناد بازرگانی، نه‌تنها از بروز مشکلات و چالش‌های حقوقی و قانونی جلوگیری می‌کند، بلکه به تسریع فرآیندهای صادرات و واردات، کاهش هزینه‌ها و در نهایت، تجارتی امن و پرسود کمک شایانی خواهد کرد.

اما کدام اسناد برای انجام یک معامله بین‌المللی ضروری هستند؟ چگونه می توان اسناد بازرگانی را به درستی تکمیل و ارائه کرد؟ اگر به دنبال پاسخ این سوالات هستید و می‌خواهید اطلاعات کاملی درباره انواع اسناد بازرگانی و کاربردهای آنها به دست آورید تا پایان مطلب با پست بین المللی پی اس پی اکسپرس همراه باشید.

همچنین اگر برای حمل و ترخیص بین المللی به مشاوره رایگان و استعلام قیمت نیاز دارید، همین حالا با شماره 02142281 تماس بگیرید.

اسناد بازرگانی چیست و چرا مهم است؟ 

وقتی قصد دارید با فروشندگان یا تأمین‌کنندگان خارجی معامله کنید، چه برای خرید کالا و چه برای فروش، باید مجموعه‌ای از اسناد مهم و الزامی را آماده کنید. این مدارک در واقع شناسنامه کالا هستند و بدون آن‌ها واردات و صادرات عملاً امکان‌پذیر نیست.

اسناد بازرگانی شامل مدارکی مثل اسناد خرید کالا، اسناد حمل‌ونقل بین‌المللی، اسناد گمرکی و مدارک مهمی همچون پته گمرکی، بارنامه، گواهی مبدأ، ترخیصیه و… است. هر یک از این اسناد نقش مشخصی در مراحل مختلف تجارت بین‌المللی دارند و نبود حتی یکی از آن‌ها می‌تواند روند کار را مختل کند.

بنابراین، هر تاجر یا بازرگانی باید قبل از هر اقدام جدی برای واردات یا صادرات، این اسناد را بشناسد و نسبت به تهیه آن‌ها اقدام کند.

در ادامه، نگاهی می‌اندازیم به مهم‌ترین اسناد بازرگانی و نقش هرکدام در فرایند تجارت بین‌المللی.

مهم‌ترین اسناد بازرگانی بین المللی

در هر معامله بین‌المللی، چه واردات باشد و چه صادرات، مجموعه‌ای از مدارک نقش ستون فقرات تجارت را بازی می‌کنند. اگر این اسناد درست آماده نشوند یا یکی از آن‌ها ناقص باشد، کل فرایند خرید، حمل‌ونقل یا ترخیص کالا با مشکل روبه‌رو می‌شود.

به همین دلیل، هر تاجر باید پیش از ورود به معامله، شناخت دقیقی از این مدارک داشته باشد.

در ادامه شما را  با مهم‌ترین اسناد بازرگانی بین‌المللی آشنا می‌‌کنیم.

بارنامه (Bill of landing)

بارنامه (BL) سندی است که شرکت حمل‌ونقل به صاحب کالا می‌دهد و نشان می‌دهد که کالا را تحویل گرفته و قرار است آن را به مقصد مشخص برساند. این سند در واقع مدرک مالکیت کالا در مسیر حمل‌ونقل بین‌المللی محسوب می‌شود.

فرقی نمی‌کند کالا از راه دریا، زمین یا هوا جابه‌جا شود؛ در هر صورت باید یکی از انواع بارنامه برای آن صادر شود. در بارنامه، اطلاعات مهمی مثل نوع کالا، تعداد، وزن، ارزش و مقصد نهایی ثبت می‌شود و همین باعث می‌شود خریدار، فروشنده و شرکت حمل بتوانند بر روند جابه‌جایی کالا نظارت داشته باشند.

اهمیت بارنامه در سطح جهانی از این‌جا می‌آید که:

1. نشان‌دهنده ﻗﺮارداد ﺣﻤﻞ اﺳﺖ (Evidence of contract of carriage)
2. رﺳﯿﺪ ﮐﺎﻻ به‌حساب می‌آید (The receipt of goods)
3. سند مالکیت کالا است (Document of title to the goods)

لازم به ذکر است برخی از بارنامه‌ها قابل‌ انتقال هستند اما برخی دیگر این ویژگی را ندارند و معمولاً بر روی آن، عبارت غیرقابل‌انتقال (Non-negotiable) درج می‌شود. همچنین معمولاً این نوع سند در سه نسخه اصل (ORIGINAL) و چند عدد کپی (copy) صادر می‌شود که برای نفرات زیر کاربرد دارند:

• شرکت حمل‌کننده یا صادر‌کننده (For Carrier)
• گیرنده کالا (For Consignee)
• فرستنده کالا (For Shipper)

گواهی مبدأ (certificate of origin)

گواهی مبدا (certificate of origin) یکی از دیگر اسناد بازرگانی مهم در سطوح بین‌المللی است. گواهی مبدأ نشان می‌دهد که محصول در چه کشوری تولید شده است و اصالت و اعتبار آن به کجا باز می‌گردد. همچنین جزء اسنادی است که خریدار برای ترخیص کالا از گمرک به آن نیاز دارد؛ به همین خاطر باید در موعد مقرر به همراه سایر اسناد برای خریدار ارسال می‌گردد.

اتاق‌های بازرگانی صنایع و معادن وظیفه صدور این گواهی را عهده‌دار است و در مناطق آزاد سازمان‌های مناطق آزاد اقدام به صدور آن می‌کنند. در کشورمان ثبت درخواست گواهی مبدأ از طریق سامانه صدور گواهی مبدأ صورت می‌گیرد.

این گواهی معمولاً اطلاعاتی مثل موارد زیر را دارد:

• نام کشور سازنده کالا
• نام اتاق و کشوری که گواهی را صادر کرده
• اطلاعات فروشنده یا فرستنده
• نوع وسیله حمل‌ونقل
• تعداد و نوع بسته‌ها
• شماره و تاریخ فاکتور
• مهر و امضای مقام گواهی‌کننده
• عنوان گواهی مبدأ

داشتن گواهی مبدأ باعث می‌شود کارهای گمرکی سریع‌تر پیش برود و خریدار خارجی مطمئن شود کالا واقعاً از همان کشوری آمده که اعلام شده است.

به همین دلیل، آشنایی با نحوه دریافت گواهی مبدأ یکی از کارهای مهم برای هر صادرکننده و واردکننده است.

گواهی بازرسی کالا ( Certificate of inspection of goods )

گواهی بازرسی کالا یا گواهی سوریانس، سندی است که توسط شرکت‌های بین المللی بازرسی کالا صادر می‌شود و کمیت و کیفیت کالا را مورد بررسی قرار می‌دهد. خریدار از طریق این گواهی اطمینان حاصل می‌نماید که کالا از نظر کمی و کیفی طبق قرارداد ارسال می‌شود. همچنین، صدور گواهی بازرسی از این‌ جهت حائز اهمیت است که دریافت آن می‌تواند کیفیت محصولات، نحوه صحیح فرایندهای تولید، اصالت فروشنده، استانداردی بودن محصولات و غیره را تضمین کند.

گواهی بازرسی کالا علاوه بر این که باعث اطمینان خاطر خریدار می‌شود، از بسیاری از مشکلات جلوگیری می‌نماید. به‌علاوه، گواهی بازرسی کالا انواع گوناگونی دارد؛ بازرسی ممکن است از زمان بسته‌بندی شروع و در حین بسته‌بندی تا موقع بارگیری برای حمل به مقصد ادامه یابد.

برخی از رایج‌ترین انواع گواهی بازرسی کالا عبارت‌اند از:

• بازرسی حین تولید: بررسی کیفیت و نحوه ساخت کالا در زمانی که تولید هنوز ادامه دارد.
• بازرسی قیمت: کنترل صحت قیمت کالا و مطابقت آن با شرایط قرارداد.
• بازرسی اصالت فروشنده: اطمینان از واقعی بودن شرکت فروشنده و اعتبار تجاری آن.
• بازرسی استاندارد اجباری: بررسی تخصصی کالا در آزمایشگاه‌های مجاز تا ثابت شود با استانداردهای لازم مطابقت دارد و اجازه واردات بگیرد.
• بازرسی قبل از حمل: بازرسی قبل از حمل، بررسی چشمی و نمونه‌گیری کالا پیش از ارسال برای اطمینان از کیفیت، کمیت و بسته‌بندی آن است.

هرکدام از این بازرسی‌ها می‌تواند از بروز اختلافات و مشکلات در مراحل حمل، ترخیص یا تحویل کالا جلوگیری کند.

ترخیصیه (Delivery Order)

ترخیصیه که با نام Delivery order نیز شناخته می‌شود، یکی از اسناد بازرگانی است که از طرف شرکت حمل و نقل (فورواردر، کریر) صادر می‌شود. این سند انجام تشریفات گمرکی توسط صاحب کالا بلامانع دانسته و این موضوع را به گمرک اعلام می‌نماید. همچنین، ارائه ترخیصیه (Delivery Order) به اداره گمرک از جمله اسناد و مدارک الزامی است.

نکته قابل توجه این است که ترخیصیه معمولا به صورت الکترونیکی در سامانه EPL صادر می‌شود. اطلاعات مندرج در ترخیصیه متفاوت بوده و از مفاد بارنامه استخراج می‌شود، برخی از این اطلاعات عبارتند از:

• مشخصات گیرنده
• شماره بارنامه و تاریخ صدور
• تعداد و نوع بسته بندی
• شرح کالا
• وزن خالص
• نام مؤسسه حمل ونقل
• مشخصات وسیله حمل
• شماره فهرست کل بار

قبض انبار (warehouse receipt)

سند قبض انبار، تحویل کالا به انبار را تأیید می‌کند و توسط انباردار صادر می‌شود. این سند به‌صورت رسمی توسط سیستم کامپیوتری در گمرکات بزرگ صادر می‌شود و به‌عنوان مدرک رسمی در اختیار صاحب کالا قرار می‌گیرد، تا او بتواند کالا را از گمرک دریافت کند. این سند حاوی اطلاعات خاصی است که در زیر به آن اشاره می‌کنیم:

• نوع حمل: کشتی دریایی، هواپیما، قطار و یا وسیله حمل دیگر
• وسیله حمل: نام شرکت یا سازمانی که کالا را حمل می‌کند.
• صاحب کالا: نام شخص یا شرکتی مالک کالا
• مرز ورودی: نام مرزی که کالا به آن وارد می‌شود، مانند: مرز هوایی، دریایی یا زمینی
• تاریخ ورود: تاریخی ورودی به مرز
• نماینده شرکت: نام نماینده یا وکیلی که شرکت را در مرز ورودی نمایندگی می‌کند.
• نوع و تعداد بسته‌بندی: نوع بسته‌بندی که کالا در آن قرار دارد (مثلاً جعبه، کیسه، پالت و غیره) و تعداد بسته‌ها
• وزن ناخالص: وزن کلی کالا به همراه بسته‌بندی و مواد اضافی
• تاریخ ورود به انبار: تاریخی که کالا وارد انبار شده است.

پروانه سبز گمرکی (Customs Green Permit)

بعد از انجام فرایند گمرکی که شامل ارزیابی، ارزش‌گذاری و پرداخت حقوق ورودی کالا می‌شود. سندی به نام پروانه سبز گمرکی صادر می‌شود. این سند، پس از دریافت قبض درآمد یا قبض پرداخت حقوق ورودی کالا، توسط دایره صدور پروانه صادر می‌شود.

صدور این سند به‌عنوان تسویه‌حساب واردکننده با گمرک تلقی می‌شود و نشانگر پایان فرایند ارزیابی کالا در گمرک است. در این حالت واردکننده یا نماینده قانونی اجازه خروج کالا از گمرک را دارا است. همچنین، اطلاعات موجود در پروانه سبز گمرکی عیناً همان اطلاعاتی است که در اظهارنامه وجود دارد.

سیستم اطلاعات از فایل اصلی این اطلاعات را بازیابی کرده و کارشناس مربوطه دستور چاپ پروانه را ارائه می‌دهد. فرم مربوطه با رنگ سبز چاپ می‌شود و دارای برچسب هولوگرام خاصی است که از تقلب و جعل سند جلوگیری می‌کند.

ازاین‌جهت، صاحب کالا پس از دریافت برگ سبز و امضا نهایی آن توسط رئیس سرویس ارزیابی، مجاز به ورود کامیون به محوطه گمرکی از درب خروج می‌شود و پس از انجام امور مربوط به انبار و صدور بیجک انبار، کالا را از گمرک خارج می‌کند.

درصورتی‌که ارزش کالا کم باشد یا کالا همراه مسافر باشد، گمرک به‌جای پروانه سبز، پته تجاری یا مسافری صادر می‌کند. این سند برای تسهیل در فرایند ارزیابی و انجام تشریفات گمرکی استفاده می‌شود و بعضی از اسناد خاص که در حالت عادی برای ترخیص کالا الزامی هستند، در این حالت لازم نیست.

اعتبار اسنادی یا ال سی ( LC)

سند LC در تجارت بین‌المللی کاربرد زیادی دارد، اما برای افتتاح اعتبار اسنادی، لازم است مراحل خاصی طی شود و مدارک و اسناد مورد نیاز ارائه گردد. در مقاله ای به طور مفصل به توضیح و مدارک مورد نیاز برای اعتبار اسنادی پرداخته ایم. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به مقاله آموزش اعتبار اسنادی مراجعه کنید.

پروفرما (proforma)

پروفرما اینویس یا پیش‌فاکتور سندی است که واردکننده کالا به‌منظور انجام اقدامات اولیه مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می‌کند، در این سند اطلاعات گوناگونی از قبیل مشخصات کالا، مشخصات فروشنده و خریدار، مشخصات بسته‌بندی و غیره درج می‌شود.

ارزیابی شرایط فروشنده توسط وارد‌کننده کالا، دریافت تسهیلات ارزی و انتقال وجه، دریافت مجوزهای ضروری ترخیص کالا، ثبت سفارش کالا در سامانه تجارت، برآورد هزینه‌های واردات کالا برخی از کاربردهای پروفرما است.

شماره و تاریخ پروفرما، نام و آدرس کامل فروشنده و خریدار، مقدار و تعداد کالا، وزن کالا، قیمت کالا، مبدأ و مقصد نهایی کالا، مشخصات بسته‌بندی، کشور و کارخانه تولید‌کننده، زمان و وسیله تحویل کالا، نحوه پرداخت وجه کالا، مهلت اعتبار پیش‌فاکتور، و … برخی از اطلاعاتی است که در پروفرما ثبت می‌شود.

پکینگ لیست (packing list)

پکینگ لیست یکی از دیگر اسناد بازرگانی است که در آن اطلاعات مهم صادراتی یا وارداتی ذکر می‌شود فروشنده کالا وظیفه تهیه این سند را دارد و از طریق آن اطلاعات ارسال کالا تضمین می‌شود. در زبان فارسی معادل Packing list لیست یا صورت عدل بندی ذکر شده است. به‌علاوه، برگه بسته‌بندی، لیست حمل و نقل، برگه تحویل، صورت‌حساب بسته برخی از دیگر نام‌های پکینگ لیست است.

نام و آدرس کامل فروشنده، نام، آدرس، تلفن و فکس خریدار، نام و آدرس گیرنده یا دریافت‌کننده کالا، کشور و محل بارگیری محموله و تخلیه، شماره و تاریخ صدور فاکتور، شماره LC (در صورت خرید با اعتبار اسنادی)، نوع پرداخت نقدی یا اعتبار اسنادی، وزن خالص کالا، وزن ناخالص کالاها، شماره قرارداد، شماره کانتینر، شرح کالا، تعداد کالا، شماره یا علامت بسته، ابعاد کالا و بسته‌ها، مشخصات فنی و ملاحظات و غیره برخی از اطلاعاتی است که در پکینگ لیست درج می‌گردد.

پته گمرکی (Permit)

پته گمرکی به‌عنوان یکی از اسناد کلیدی در حوزه تجارت بین‌المللی، نقشی اساسی در ترخیص کالاهای غیرتجاری از گمرک ایفا می‌کند. این سند که در دو نوع پته مسافری و پته غیرتجاری صادر می‌شود، به مسافران و تجار اجازه می‌دهد تا مقدار مشخصی از کالا را بدون طی‌کردن فرایند پیچیده ثبت سفارش و تشریفات گمرکی به داخل یا خارج از کشور حمل کنند.

استفاده از پته گمرکی مزایای بسیار زیادی برای تجار و مسافران دارد که در ادامه با برخی از این مزایا آشنا می‌شویم:

• سادگی و سهولت: برخلاف فرآیند واردات و صادرات کالاهای تجاری، ترخیص کالا با استفاده از پته گمرکی بسیار ساده و آسان است و نیاز به تخصص و دانش خاصی ندارد.
• سرعت بالا: سرعت ترخیص کالا از طریق پته گمرکی به طور قابل‌توجهی بالاتر از سایر روش‌های ترخیص کالا است و معمولاً در عرض چند ساعت انجام می‌شود.
• معافیت از ثبت سفارش: درصورتی‌که قصد واردات نمونه کالا برای مصارف تولیدی یا تحقیقاتی را داشته باشید، نیازی به ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت نخواهید داشت.
• معافیت یا تخفیف حقوق گمرکی: برای برخی از کالاهای غیرتجاری که با پته گمرکی وارد یا صادر می‌شوند، معافیت یا تخفیف حقوق گمرکی در نظر گرفته شده است.

کلام آخر 

در این مطلب با مهم‌ترین اسناد بازرگانی آشنا شدیم. به‌طورکلی تجارت بین الملل امری پیچیده بوده و مستلزم رعایت قوانین و مقررات و ارائه اسناد و مدارک گوناگونی است. بی‌توجهی به قوانین تجارت و کوتاهی در ارائه مدارک، مراحل تجارت را با مشکل روبه‌رو کرده و مسیر تجارت را ناهموار خواهد کرد؛ بنابراین بسیار مهم است که انجام امور تجارت توسط افراد حرفه‌ای و متخصص صورت گیرد.

پست بین المللی پی اس پی اکسپرس یکی از شرکت‌های پیشرو در زمینه حمل و نقل بین المللی است که با داشتن کارشناسان حرفه‌ای و سال‌ها سابقه در این صنعت مراحل تجارت را برای تجار و بازرگانان عزیز کشورمان بسیار هموارتر نموده است.

این مجموعه خدمات گوناگونی را در حوزه تجارت ارائه می‌دهد. حمل بار هوایی، دریایی و زمینی، واردات کالا از چین دبی و ترکیه، صادرات به سوریه، ترخیص کالا از گمرک، پرداخت ارزی، انبارداری و غیره برخی از خدمات ارائه شده در پی اس پی است.

اگر به دنبال راهی مطمئن برای انجام امور حمل و ترخیص کالا هستید، می‌توانید از طریق شماره 02142281 با کارشناسان ما تماس بگیرید و در این زمینه مشورت کنید و یا اپلیکیشن psp را دانلود و نصب کنید.

سوالات متداول