آموزش اظهار خروج کالا از سامانه جامع تجارت (صفر تا صد)

سامانه جامع تجارت، بستری یکپارچه و هوشمند است که با هدف تسهیل، شفاف‌سازی و نظارت بر فرآیندهای بازرگانی کشور ایجاد شده است. این سامانه نقش مهمی در ساماندهی جریان اطلاعات بین فعالان تجاری، گمرک، بانک مرکزی و سایر نهادهای مرتبط دارد و تمامی مراحل تجارت خارجی از ثبت سفارش تا صادرات و واردات کالا را در بر می‌گیرد. در فرآیند صادرات، یکی از مهم‌ترین بخش‌ها اظهار خروج کالا است؛ مرحله‌ای که در آن صادرکننده باید اطلاعات دقیق کالا، گمرک خروج و کشور مقصد را در سامانه ثبت کند تا مجوز خروج صادر شود. ثبت صحیح و به‌ موقع اظهار خروج، علاوه بر تسریع در انجام تشریفات گمرکی، موجب شفافیت آماری و جلوگیری از تخلفات احتمالی می‌شود. به این ترتیب، سامانه جامع تجارت نه‌ تنها به تسهیل صادرات کمک می‌کند، بلکه بستری امن برای کنترل و مدیریت داده‌های تجاری کشور فراهم می‌سازد. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا اطلاعات کاملی درباره اظهار خروج کالا از سامانه جامع تجارت در اختیار شما قرار دهیم. 

اظهار خروج کالا به چه معناست؟

اظهار خروج کالا به معنای ثبت رسمی اطلاعات مربوط به کالاهایی است که از کشور صادر می‌شوند. این فرآیند در سامانه جامع تجارت انجام می‌گیرد تا جزئیات مربوط به نوع کالا، مقدار، ارزش، گمرک خروج، مقصد صادراتی و اطلاعات شرکت صادرکننده به‌ صورت دقیق و شفاف ثبت شود. هدف از اظهار خروج، ایجاد هماهنگی میان صادرکننده، گمرک و سایر سازمان‌های نظارتی است تا از خروج غیرمجاز کالا جلوگیری شود و داده‌های آماری دقیق برای سیاست‌ گذاری‌های تجاری فراهم گردد. به‌ عبارت دیگر، اظهار خروج کالا سندی دیجیتالی است که خروج فیزیکی کالا از مرز را تایید می‌کند و در روند بازگشت ارز حاصل از صادرات و تسویه حساب‌های مالیاتی نیز نقش مهمی دارد. ثبت صحیح و به‌ موقع این اظهار، یکی از گام‌های کلیدی در فرآیند صادرات محسوب می‌شود و رعایت آن از الزامات قانونی برای تمامی صادرکنندگان است. 

مراحل اظهار خروج کالا از سامانه جامع تجارت

فرآیند اظهار خروج کالا در سامانه جامع تجارت یکی از مراحل حیاتی در عملیات صادرات است که با هدف ثبت دقیق اطلاعات کالا، ایجاد شفافیت در تجارت خارجی و هماهنگی میان صادرکننده و گمرک انجام می‌شود. برای تکمیل صحیح این فرآیند، باید چند گام مشخص را به‌ ترتیب و با دقت طی کرد تا کالا بدون مشکل از کشور خارج شده و تاییدیه نهایی گمرک صادر شود. در ادامه این بخش مراحل اظهار خروج کالا از سامانه جامع تجارت را به طور کامل توضیح می‌دهیم. 

بیشتر بخوانید: آموزش تنظیم اظهارنامه گمرکی [اطلاعات کامل]

مرحله 1: ورود به سامانه و انتخاب منوی اظهار خروج کالا

برای شروع، وارد سامانه جامع تجارت (www.ntsw.ir) شوید و پس از ورود با نقش کاربری مرتبط با تجارت داخلی، از منوی اصلی گزینه عملیات تجارت داخلی را انتخاب کنید. سپس روی اظهار خروج کالا کلیک نمایید تا به صفحه مربوط منتقل شوید. در این بخش می‌توانید اظهار جدید ثبت کنید یا اظهارهای قبلی را مشاهده و پیگیری نمایید. این قسمت مخصوص ثبت خروج کالا از انبارهای داخلی است و پیش‌نیاز انجام عملیات خروج رسمی در سامانه به‌شمار می‌رود.

مرحله 2: ایجاد اظهار خروج جدید

برای ثبت اظهار خروج جدید دو روش وجود دارد. روش نخست، استفاده از فرم آنلاین در سامانه است که اطلاعات مورد نیاز را مستقیما وارد می‌کنید. روش دوم، بارگذاری فایل اکسل نمونه است که قالب آن در سامانه قرار دارد. در این فایل باید اطلاعات کالاها، نوع سند و انبار را طبق دستورالعمل تکمیل کنید. پس از ورود به صفحه اظهار جدید، گزینه مورد نظر را انتخاب و روی افزودن اظهار خروج کلیک نمایید تا فرآیند ثبت اطلاعات آغاز شود.

مرحله 3: تکمیل اطلاعات سند و مشخصات اولیه

در این مرحله باید اطلاعات پایه سند را وارد کنید؛ شامل نوع سند، تاریخ سند، انبار مبدا و توضیح سند. تاریخ پیش‌فرض، تاریخ روز جاری است اما در صورت نیاز می‌توانید آن را تغییر دهید. نوشتن توضیح یا شرح سند اختیاری است و برای تفکیک اظهارها یا ثبت یادداشت داخلی کاربرد دارد. پس از تکمیل این بخش، نوع سند را از فهرست بازشو انتخاب کرده و در صورت لزوم شماره کوتاژ یا شماره سند تولید را وارد کنید. این اطلاعات برای صحت‌سنجی اظهار ضروری است.

مرحله 4: افزودن کالا به اظهار خروج

پس از تعیین نوع سند و انبار، باید کالاهایی را که قصد خروج آن‌ها را دارید، ثبت کنید. با انتخاب گزینه افزودن کالا، فرم ثبت کالای جدید باز می‌شود. در این فرم می‌توانید کالا را بر اساس گروه کالایی یا شناسه کالا جست‌وجو و انتخاب نمایید. فقط کالاهایی قابل انتخاب هستند که در انبار انتخاب‌شده موجودی دارند. همچنین می‌توانید قیمت (اختیاری) و مقدار مورد نظر را وارد کنید. برای افزودن چند قلم کالا، پس از هر ثبت روی گزینه بعدی کلیک کرده و در پایان دکمه ثبت و تمام را بزنید.

مرحله 5: بررسی، ویرایش یا ابطال اظهار خروج

پس از ثبت اولیه، اظهار خروج در وضعیت ثبت اولیه قرار می‌گیرد. در این مرحله، چند گزینه برای مدیریت اظهار در دسترس است:

1. ویرایش: برای تغییر اطلاعات قبل از نهایی‌سازی.
2. جزئیات: برای مشاهده اطلاعات کامل اظهار ثبت‌شده.
3. ابطال درخواست: در صورت انصراف از ادامه روند.

با استفاده از این امکانات می‌توانید اظهار را پیش از تایید نهایی بررسی کرده و از صحت اطلاعات کالاها و انبار اطمینان حاصل نمایید.

مرحله 6: ثبت نهایی و تأیید خروج کالا

پس از اطمینان از درستی اطلاعات، گزینه ثبت نهایی را انتخاب کنید. با انجام این عملیات، کالاهای ثبت‌شده از موجودی انبار انتخابی شما کسر شده و وضعیت اظهار به حالت تأیید شده تغییر می‌کند. از این مرحله به بعد، امکان ویرایش یا ابطال اظهار وجود ندارد. ثبت نهایی در واقع به‌ منزله‌ خروج رسمی کالا از انبار در سامانه جامع تجارت است و اطلاعات آن در سوابق موجودی شما درج می‌شود. این مرحله پایان فرآیند اظهار خروج کالا است.

مدارک مورد نیاز برای اظهار خروج کالا از سامانه جامع تجارت

برای انجام صحیح فرآیند اظهار خروج کالا از سامانه جامع تجارت، صادرکنندگان باید مجموعه‌ای از مدارک و مستندات رسمی را آماده و در سامانه بارگذاری یا ثبت نمایند. این مدارک نشان‌ دهنده اصالت کالا، هویت صادرکننده و تطابق اطلاعات تجاری با الزامات گمرکی هستند. مهم‌ترین مدارک مورد نیاز برای اظهار خروج کالا از سامانه جامع تجارت شامل موارد زیر می‌شوند:

• کارت بازرگانی معتبر: این کارت مجوز اصلی فعالیت تجاری صادرکننده است و بدون آن امکان ثبت یا تایید اظهار خروج وجود ندارد. کارت باید از نظر تاریخ اعتبار و وضعیت حقوقی فعال باشد.
• پروفرما یا فاکتور فروش (Invoice): فاکتور فروش شامل جزئیات دقیق کالا مانند نوع، تعداد، ارزش و واحد اندازه‌گیری است. اطلاعات مندرج در این فاکتور باید با اطلاعات اظهارنامه گمرکی و سامانه جامع تجارت کاملا منطبق باشد.
• بارنامه حمل (Bill of Lading): این سند اطلاعات مربوط به وسیله حمل‌ و نقل، مقصد، وزن و تعداد بسته‌ها را مشخص می‌کند. وجود بارنامه معتبر برای تطبیق اطلاعات با گمرک الزامی است.
• مجوزهای لازم از سازمان‌های مرتبط: برخی از کالاها نیاز به مجوزهای خاص از نهادهایی مانند سازمان استاندارد، وزارت بهداشت، یا سازمان دامپزشکی دارند. این مجوزها باید قبل از ثبت اظهار خروج در سامانه بارگذاری شوند.
• اظهارنامه صادراتی گمرک (EPL): این سند در سامانه گمرک ثبت می‌شود و اطلاعات صادراتی کالا را شامل می‌گردد. سامانه جامع تجارت از طریق ارتباط سیستمی با EPL اطلاعات را بررسی و تطبیق می‌دهد.
• گواهی مبدا (Certificate of Origin): در برخی موارد، به‌ ویژه در صادرات به کشورهای خاص، ارائه گواهی مبدا الزامی است. این گواهی نشان می‌دهد که کالا در ایران تولید یا پردازش شده است.
• بسته‌ بندی و لیست عدل‌ بندی (Packing List): لیستی از محتویات هر بسته شامل تعداد، وزن و ابعاد بسته‌ها که برای کنترل در گمرک و انبار بسیار کاربردی است.
• مدارک هویتی صاحب کالا یا نماینده قانونی: کپی کارت ملی، معرفی‌نامه رسمی یا وکالت‌نامه در صورت انجام کار توسط نماینده، جهت احراز هویت در سامانه الزامی است.

اشتباهات رایج هنگام ثبت اظهار خروج و راهکارهای رفع آن

فرآیند اظهار خروج کالا در سامانه جامع تجارت نیازمند دقت و هماهنگی میان اطلاعات سامانه و اسناد گمرکی است. با وجود آموزش‌ها و دستور العمل‌ها، برخی خطاهای تکراری باعث تاخیر یا رد اظهار می‌شوند. در ادامه مهم‌ترین اشتباهات رایج و راهکارهای موثر برای رفع آن‌ را عنوان می‌کنیم. 

عدم تطابق اطلاعات کالا با اظهارنامه گمرکی

یکی از خطاهای متداول، مغایرت اطلاعات وارد شده در سامانه جامع تجارت با داده‌های ثبت‌ شده در سامانه گمرک (EPL) است. این مشکل معمولا در مواردی رخ می‌دهد که وزن، نوع کالا، ارزش یا کد تعرفه به‌درستی درج نشده باشد. چنین اختلافاتی باعث توقف فرآیند تایید اظهار خروج می‌شود.

برای برطرف کردن این مشکل، پیش از ارسال نهایی، تمام اطلاعات کالا را با فاکتور فروش، پروفرما و اظهارنامه گمرکی تطبیق دهید. در صورت وجود مغایرت، ابتدا در سامانه گمرک اصلاحات را انجام دهید و سپس اطلاعات سامانه تجارت را به‌ روزرسانی کنید تا هر دو سیستم با یکدیگر هم‌خوانی داشته باشند.

استفاده از نقش کاربری اشتباه یا غیرفعال

گاهی کاربران بدون توجه به نقش فعال خود در سامانه وارد می‌شوند و تلاش می‌کنند اظهار خروج را با نقش وارداتی یا نمایندگی غیرفعال ثبت کنند. در نتیجه، سامانه اجازه ادامه فرآیند را نمی‌دهد. برای این موضوع لازم است هنگام ورود به سامانه جامع تجارت، حتما از منوی بالای صفحه نقش صادرکننده یا شرکت بازرگانی مربوطه را انتخاب کنید. اگر نقش مورد نظر فعال نیست یا خطا می‌دهد، از طریق بخش پشتیبانی سامانه درخواست فعال‌سازی یا اصلاح نقش را ثبت نمایید.

ناقص بودن مجوزها یا مدارک بارگذاری‌شده

بسیاری از کاربران فراموش می‌کنند برخی از مجوزها مانند گواهی استاندارد، بهداشت یا دامپزشکی را بارگذاری کنند. در چنین حالتی، سیستم نمی‌تواند اظهار را به مرحله بعد ارسال کند. برای برطرف کردن این مسئله می‌توانید قبل از شروع فرآیند، تمام مجوزهای مورد نیاز را از طریق سامانه مجوزها دریافت کرده و در قسمت مربوطه بارگذاری کنید. همچنین مطمئن شوید فایل‌ها در فرمت قابل قبول (PDF یا JPG) و با حجم مجاز هستند تا سامانه آن‌ها را به‌درستی پردازش کند.

مشکل در تبادل اطلاعات بین سامانه تجارت و گمرک

در برخی موارد، پس از ارسال اطلاعات به گمرک، سامانه در وضعیت در انتظار پاسخ گمرک باقی می‌ماند. این مشکل معمولا به دلیل اختلال موقت سیستمی یا کندی تبادل داده‌ها است. در چنین شرایطی، از گزینه “استعلام وضعیت از گمرک” در سامانه جامع تجارت استفاده کنید. اگر پس از چند ساعت همچنان وضعیت تغییری نکرد، روز بعد مجددا تلاش نمایید یا با مرکز پشتیبانی سامانه تماس بگیرید تا ارتباط میان دو سیستم بررسی شود.

اشتباه در انتخاب گمرک کشور مقصد

انتخاب نادرست گمرک خروج یا کشور مقصد باعث می‌شود اظهار خروج از سوی گمرک رد شود یا کالا در مسیر اشتباه ثبت گردد. این خطا معمولا به‌ دلیل بی‌دقتی هنگام پر کردن فرم‌ها رخ می‌دهد. برای رفع این مشکل، قبل از تایید نهایی، حتما اطلاعات مربوط به گمرک خروج، کشور مقصد و مسیر حمل‌ و نقل را با مدارک حمل و قرارداد صادراتی تطبیق دهید. در صورت بروز خطا، اظهار را ویرایش کرده و مجدداً ارسال کنید. 

عدم ثبت نهایی یا فراموشی دریافت رسید خروج

برخی صادرکنندگان پس از تکمیل اطلاعات، مرحله تایید نهایی را انجام نمی‌دهند و اظهار در وضعیت “پیش‌ نویس” باقی می‌ماند. در نتیجه، اطلاعات به گمرک ارسال نشده و کالا مجوز خروج دریافت نمی‌کند. پس از پایان مراحل ثبت، حتما گزینه “تایید و ارسال نهایی” را انتخاب کنید تا وضعیت اظهار به “ارسال‌ شده به گمرک” تغییر کند. همچنین رسید یا تاییدیه خروج کالا را از سامانه دریافت و ذخیره کنید؛ این سند برای پیگیری‌های مالیاتی و بازگشت ارز صادراتی ضروری است. 

ارتباط اظهار خروج کالا با سایر سامانه‌ها

فرآیند اظهار خروج کالا در سامانه جامع تجارت، به‌ صورت مستقل انجام نمی‌شود بلکه با چندین سامانه ملی دیگر در ارتباط است. این ارتباط برای یکپارچگی اطلاعات، جلوگیری از خطاهای سیستمی و تسهیل نظارت نهادهای دولتی ضروری است. سامانه جامع تجارت به‌ عنوان محور اصلی تجارت کشور، داده‌های خود را با سامانه گمرک، سامانه مجوزها و سامانه رهگیری کالا به اشتراک می‌گذارد تا فرآیند صادرات شفاف، سریع و دقیق انجام شود. در ادامه نقش و ارتباط هر یک از این سامانه‌ها با فرآیند اظهار خروج توضیح داده شده است. 

ارتباط با سامانه گمرک (EPL)

اصلی‌ترین ارتباط اظهار خروج کالا با سامانه گمرک جمهوری اسلامی ایران برقرار می‌شود. پس از ثبت اطلاعات کالا در سامانه جامع تجارت، داده‌ها به‌ صورت خودکار به سامانه گمرک ارسال می‌گردند تا صحت اطلاعات بررسی و مجوز خروج صادر شود. گمرک نیز نتیجه بررسی خودرا به سامانه تجارت بازمی‌گرداند. این ارتباط دو طرفه موجب کاهش دوباره‌ کاری و حذف مراجعه حضوری به گمرک می‌شود. همچنین اطلاعات اظهارنامه صادراتی، شماره کوتاژ، وزن و ارزش کالا از طریق همین ارتباط تایید می‌گردد. هرگونه مغایرت بین دو سامانه باید قبل از صدور مجوز خروج اصلاح شود تا کالا در مرز دچار توقف نگردد.

ارتباط با سامانه مجوزها

بسیاری از کالاهای صادراتی برای خروج از کشور نیاز به مجوزهای قانونی از سازمان‌های مختلف دارند؛ از جمله این موارد می‌توان به سازمان ملی استاندارد، وزارت بهداشت، سازمان دامپزشکی یا وزارت جهاد کشاورزی اشاره کرد. سامانه جامع تجارت از طریق درگاه “سامانه مجوزها” به این نهادها متصل است تا اطلاعات مجوزها را به‌صورت سیستمی استعلام کند. در هنگام ثبت اظهار خروج، سامانه به‌ طور خودکار بررسی می‌کند که آیا مجوزهای لازم برای کالا صادر شده‌اند یا خیر. در صورت نبود یا انقضای مجوز، کاربر نمی‌تواند اظهار خود را نهایی کند. این یکپارچگی باعث کاهش جعل اسناد، تسریع در روند تایید و اطمینان از رعایت استانداردهای صادراتی می‌شود.

هماهنگی با سامانه رهگیری کالا

سامانه رهگیری کالا، یکی از بخش‌های مکمل سامانه جامع تجارت است که امکان ردیابی مسیر کالا از تولید تا خروج از کشور را فراهم می‌کند. ارتباط اظهار خروج با این سامانه به‌ گونه‌ای است که پس از تایید خروج کالا از گمرک، اطلاعات رهگیری به‌ روزرسانی و وضعیت نهایی کالا به‌عنوان “صادر شده” ثبت می‌گردد. این سیستم برای کالاهای مشمول شناسه رهگیری اهمیت ویژه‌ای دارد. هماهنگی بین این دو سامانه موجب افزایش شفافیت، جلوگیری از قاچاق و کنترل دقیق‌تر زنجیره تامین کالا می‌شود. در نتیجه هم نهادهای نظارتی و هم صادرکنندگان می‌توانند مسیر حرکت کالا را در هر مرحله مشاهده کنند.

جمع بندی

فرآیند اظهار خروج کالا در سامانه جامع تجارت گامی حیاتی در مسیر صادرات قانونی، شفاف و سریع است. این فرآیند با ثبت دقیق اطلاعات کالا، دریافت مجوزهای لازم و ارتباط مستقیم با سامانه‌های گمرک، مجوزها و رهگیری کالا، امکان نظارت هوشمند و جلوگیری از خطاهای احتمالی را فراهم می‌کند. رعایت مراحل اظهار خروج، علاوه بر تسهیل روند صادرات، موجب تسریع در صدور مجوز گمرکی و افزایش اعتبار صادرکننده در نظام تجاری کشور می‌شود. در این میان، استفاده از خدمات شرکت‌های تخصصی حمل‌ و نقل بین‌ المللی مانند پی‌اس‌پی اکسپرس (PSP Express) می‌تواند بخش لجستیکی فرآیند صادرات را ساده‌تر و مطمئن‌تر کند. این شرکت با ارائه خدمات پست بین‌ المللی، حمل سریع و امن کالا در سطح بین الملل، و پشتیبانی تخصصی در امور گمرکی، به صادرکنندگان کمک می‌کند تا کالاهای خود را در کوتاه‌ترین زمان و با کمترین چالش به مقاصد جهانی ارسال کنند. امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. 

سوالات متداول