پروفرما اینویس یا پیش فاکتور چیست؟

پروفرما چیست و چه نقشی در تجارت بین‌الملل ایفا می‌کند؟ این سوالی است که ذهن بسیاری از تجار و بازرگانان را به خود مشغول کرده است.

پروفرما اینویس، سندی پیش‌قراردادی است که توسط فروشنده برای خریدار ارسال می‌شود و شامل اطلاعات اولیه و ضروری در مورد کالا، قیمت، شرایط پرداخت، نحوه حمل و سایر جزئیات مربوط به معامله است.

درصورتی‌که قصد ورود به حوزه واردات یا صادرات را دارید اما شناخت کافی از این سند و مندرجات آن ندارید تا پایان مطلب با پی اس پی اکسپرس همراه باشید.

در این مطلب به سوال پروفرم چیست پاسخ دادیم و شما را با پروفرما اینویس یا پیش فاکتور از مهم‌ترین اسناد بازرگانی آشنا کردیم. امیدواریم این مطلب برایتان مفید باشد و اطلاعات مفیدی درباره این سند بازرگانی به شما داده باشد.

همچنین برای دریافت مشاوره رایگان و استعلام قیمت در زمینه حمل و ترخیص بین المللی همین حالا با شماره 02142281 تماس بگیرید.

​​​​

​​​​پروفرما اینویس یا پیش فاکتور چیست و چرا مهم است؟

proforma چیست؟ پروفرما ابتدایی‌ترین سند در حمل‌ونقل و تجارت بین‌الملل است که وارد‌کننده یا خریدار جهت آغاز مراحل واردات کالا از فروشنده تقاضا می‌کند تا آن را صادر نماید. در این سند اطلاعات گوناگونی از قبیل مبدأ کالا، زمان تحویل کالا، شرایط پرداخت، نوع و تعداد کالا، قیمت واحد و کل و غیره درج می‌شود.

به زبان ساده:

پروفرما اینویس یا پیش‌فاکتور یکی از اولین و مهم‌ترین مدارک در معاملات بین‌المللی است. این سند توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود و هدف اصلی آن این است که جزئیات کالاها، تعداد، قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و اطلاعاتی مانند کد تعرفه کالا (HS CODE) و… را مشخص کند.

پروفرما به خریدار می‌گوید «این چیزی است که فروشنده قصد دارد به شما بفروشد و شرایط آن به این شکل خواهد بود.»
این سند معمولاً پس از برقراری ارتباط اولیه بین خریدار و فروشنده و در جریان مذاکرات اولیه صادر می‌شود. درواقع، وقتی مذاکرات موفقیت‌آمیز باشد اما جزئیات نهایی هنوز مشخص نشده باشد، خریدار از فروشنده درخواست پروفرما می‌کند تا بتواند شرایط معامله را بررسی کند و برنامه مالی خود را برای خرید تنظیم کند.
فروشنده هم از این سند برای برنامه‌ریزی موجودی کالا، ارزیابی بازدهی مالی و پیش‌بینی محدودیت‌ها یا توانایی ارائه خدمات استفاده می‌کند.
پروفرما اینویس اهمیت زیادی در تجارت بین‌الملل دارد؛ چراکه به خریدار این امکان را می‌دهد که قبل از خرید، قیمت‌ها و شرایط را با دقت بررسی کند و بتواند تصمیم‌گیری بهتری داشته باشد.
همچنین با دریافت پروفرما از چند فروشنده، خریدار می‌تواند مقایسه‌ای بین قیمت‌ها، شرایط تحویل و خدمات ارائه‌شده داشته باشد و بهترین گزینه را انتخاب کند.
نکته مهم این است که پروفرما یک فاکتور نهایی نیست و ممکن است برخی جزئیات مانند تعداد یا قیمت‌ها پس از نهایی شدن معامله تغییر کنند. با این حال، پروفرما پایه‌ای برای توافق موقت و شروع فرآیند خرید و فروش فراهم می‌کند و به‌عنوان سندی که نشان‌دهنده قصد و شرایط اولیه طرفین است، عمل می‌نماید.
در نهایت، پروفرما اینویس ابزار مهمی برای کاهش ریسک‌ها، پیش‌بینی هزینه‌ها و برنامه‌ریزی دقیق مالی است و نقش حیاتی در شروع معاملات بین‌المللی دارد، بدون اینکه تعهد نهایی یا رسمی ایجاد کند.

عناوین ذکر شده در پروفرما اینویس چیست؟ (proforma invoice)

در سند پروفرما اطلاعات گوناگونی درج می‌شود. برخی از مهم‌ترین این اطلاعات عبارت‌اند از:

مشخصات کامل فروشنده و خریدار
زمان تحویل کالا (date of delivery)
مبدأ کالا (origin of the material)
شرایط پرداخت (terms of payment)
قیمت واحد و کل (unit price and total amount for each item)
مهلت اعتبار (period of validity)
نوع و تعداد کالا
مقصد نهایی کالا
نحوه پرداخت وجه کالا (TERMS OF PAYMENT)
ابعاد کالا
وزن خالص و ناخالص کالا

موارد مهم در پروفرما

پروفرما فرم واحدی ندارد و بسته به نیاز طرفین معامله توسط فروشنده تهیه می‌شود، اما معمولاً شامل بخش‌ها و اطلاعات زیر است:
1. اطلاعات پایه و شناسایی طرفین:

•  شماره و تاریخ صدور پروفرما
• نام و آدرس کامل فروشنده
• نام و آدرس کامل خریدار

2. مشخصات کالا:

•  کیفیت، تعداد و مقدار کالا
• وزن خالص و ناخالص
• شماره تعرفه گمرکی
• کشور سازنده کالا
• ابعاد کالا و قیمت بسته‌بندی
• مبلغ پیش‌فاکتور با ذکر نوع ارز

3. شرایط تحویل و حمل و نقل:

• زمان تحویل کالا
•  مبدأ و مقصد نهایی کالا
• وسیله حمل کالا و نحوه انتقال از وسیله‌ای به وسیله دیگر
• نحوه خرید طبق اینکوترمز (EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF)

4. شرایط پرداخت:

•  نحوه پرداخت وجه (حواله، برات یا اعتبار اسنادی)
•  تضمینات ریالی مانند ضمانت حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه

5. بازرسی و خدمات:

• مسائل مربوط به بازرسی بین‌المللی کالا
•  آموزش یا خدمات پس از فروش

6. اسناد و گواهی‌ها:

• اسناد مورد درخواست خریدار
•  گواهی‌های لازم مانند لیست بسته‌بندی و گواهی مبدأ

نحوه صدور پروفرما (پیش فاکتور)

صدور پروفرما اینویس آسان بوده و برای دریافت آن به مجوز خاصی نیاز نیست. برای صدور پروفرما تنها کافیست از فروشنده بخواهید تا این سند را با ذکر اطلاعاتی از قبیل مبدا کالا، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، قیمت، نحوه حمل و غیره در اختیار شما قرار دهد. در نهایت با دریافت این سند شما می‌توانید مسیر تجارت و واردات را آغاز نمایید.

نمونه پروفرما اینویس تکمیل‌ شده

پروفرما اینویس یا پیش فاکتور فرم واحد و یکپارچه‌ای ندارد و خریدار و فروشنده با توجه به نیازهای خود اطلاعاتی را در این سند ذکر می‌کند. اما به طور کلی اطلاعاتی که در قسمت قبل به آن اشاره شد لازم است که در این سند مهم ذکر شود. اگر تا به حال اینویس ننوشته‌اید بهتر است از قبل نمونه اینویس را بررسی کنید.

در تصویر زیر پروفرما اینویس نمونه نشان داده شده است.

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

پیش فاکتور یا پروفرما سندی کاربردی بوده و از آن در حوزه‌های گوناگونی استفاده می‌شود. برخی از کاربردهای پروفرما اینویس عبارت‌اند از:

• تجارت بین الملل 

در تجارت بین الملل و واردات کالا برای آن که خریدار کالای خارجی یا وارد‌کننده بتواند مراحل تجارت را سپری نماید و مجوزهای لازم برای واردات کالا را دریافت کند ارائه پروفرما لازم و ضروری است. به طور کلی واردکنندگان کالا برای شروع واردات لازم است پیش از هر اقدامی نسبت به صدور پروفرما و ارائه آن اقدام نمایند.

پیش فاکتور به خریدار کمک می‌کند تا قبل از نهایی‌شدن معامله، از قیمت دقیق، مشخصات فنی و سایر جزئیات مربوط به کالا آگاه شود.

همچنین درباره موضوعاتی از قبیل نحوه پرداخت، تاریخ سررسید دریافت کالا، هزینه‌های حمل‌ و نقل بین المللی و سایر شرایط مرتبط اطلاعات کسب کند.

• تخصیص ارز 

تخصیص ارز یکی از دیگر کاربردهای این سند است. تجار و بازرگانان برای پرداخت‌های بین ‌المللی به ارزهای خارجی نیاز دارند که نوسانات قیمت ارز مشکلات بسیاری را در این زمینه برای تجار پیش روی تجار ایجاد کرده است.

برای رفع این مشکلات تجار می‌توانند با ارائه پیش فاکتور از ارزهای دولتی یا امتیازات دولت در این زمینه استفاده نمایند. بنابراین با ارائه این سند در آغاز تجارت می‌توانید بسیاری از مشکلات مرتبط با تخصیص ارز را رفع نمایید.

پیشنهاد می‌شود مقاله ترخیص کالا از گمرک را حتما مطالعه کنید زیرا یکی از مراحل مهم این فرایند است.

• تخمین دقیق هزینه‌ها و قیمت کالا

اطلاعات پروفرما به خریدار کمک می‌کند تا برآوردی واقعی از هزینه‌ها داشته باشد و بتواند تصمیمات مالی بهتری داشته باشد.

• شفافیت شرایط معامله

با درج جزئیات کامل در پروفرما، هر دو طرف می‌دانند که معامله چه چیزی را شامل می‌شود و این موضوع، احتمال بروز سوءتفاهم و اختلاف را پایین می‌آورد.

• ایجاد فرصت برای مذاکره

پروفرما امکان بررسی جزئیات قرارداد و بحث درباره شرایط مالی و تحویل را قبل از صدور فاکتور نهایی فراهم می‌کند تا طرفین بتوانند درمورد تجارت، به توافق مناسبی برسند.

• ابزار مفید در صادرات و قرارداد

این سند در قراردادهای صادراتی، مزایده‌ها و معاملات بین‌المللی، نقش تسهیل‌کننده دارد و روند کار را شفاف‌تر می‌کند.

• کاهش زمان ترخیص کالا

با ارائه اطلاعات دقیق کالا به گمرک، پروفرما روند ترخیص کالا به کشور را سریع‌تر و ساده‌تر می‌کند.

اعتبار و شماره پروفرما چیست؟

اعتبار و شماره پروفرما دو موضوع مهمی است که هنگام دریافت پروفرما لازم است به آن توجه داشته باشید. معمولا برای این دو اصطلاح تعاریف خاصی وجود ندارد. به طور کلی شماره پروفرما، شماره‌ای است که مرتبط با شرکت فروشنده بوده و تعیین آن نیز با فروشنده است.

اعتبار پروفرما نیز اشاره به تاریخ انقضای آن دارد که این تاریخ با توافق طرفین تعیین و ثبت می‌شود. بر این اساس اعتبار این سند تنها تا زمان تعیین شده اعتبار داشته و پس از گذشت این تاریخ از نظر مادی و معنوی هیچ گونه کاربرد و اعتباری ندارد.

مزایای پروفرما اینویس

همان‌طور که گفته شد نسخه پروفرما اینویس حاوی اطلاعاتی است که در ادامه فرایند خرید کالا بسیار تأثیرگذار خواهد بود. مزایای پروفرما اینویس را می‌توان به این صورت ذکر کرد:

تخمین هزینه‌های مورد انتظار توسط فروشنده
تاریخ تحویل سفارش
شفافیت معامله جهت جلوگیری از هر گونه سوءتفاهم
ایجاد فرصت مذاکره در خصوص شرایط قرارداد پیش از ارائه اینویس نهایی
جلوگیری از بروز اختلافات در زمان تحویل کالا
تسهیل و تسریع تجارت

تفاوت پروفرما و اینویس

پروفرما یا پیش‌فاکتور یک سند اولیه و پیشنهادی است که فروشنده برای اطلاع خریدار درباره قیمت، کالا و شرایط معامله ارائه می‌دهد. این سند قابل پرداخت نیست و فقط یک مرحله آماده‌سازی و توافق اولیه است. اینویس یا فاکتور نهایی، سند رسمی و قانونی معامله است که پس از تأیید پروفرما صادر می‌شود و خریدار موظف به پرداخت آن است.
به‌طور کلی:

نکات مهم در مورد پروفرما اینویس

پروفرما اینویس سندی کاربردی در تجارت بین‌المللی است که به خریدار و فروشنده کمک می‌کند تا معاملات خود را با شفافیت و اطمینان خاطر بیشتری انجام دهند.

در ادامه به نکات مهمی که باید در مورد پروفرما اینویس در نظر داشته باشید اشاره می‌کنیم:

اطلاعات درج شده در پروفرما باید کامل، دقیق و بدون ابهام باشد. این اطلاعات شامل مشخصات طرفین معامله، مشخصات کالا، قیمت، شرایط پرداخت، حمل و نقل بین المللی و سایر جزئیات مرتبط با معامله می‌شود.
در صورت تمایل طرفین، پروفرما می‌تواند به دو زبان (زبان فروشنده و زبان خریدار) صادر شود.
پروفرما باید توسط فروشنده امضا و مهر شده باشد.
پروفرما سندی غیررسمی است و تعهد قانونی برای طرفین ایجاد نمی‌کند.
پروفرما پایه و اساسی برای مذاکره بین خریدار و فروشنده در مورد شرایط نهایی معامله است.
پروفرما به خریدار اطلاعات لازم در مورد قیمت، مشخصات و شرایط کالا را قبل از نهایی شدن معامله ارائه می‌دهد.
خریدار می‌تواند با استفاده از پروفرما برای افتتاح اعتبار اسنادی یا انجام حواله ارزی اقدام کند. همچنین در برخی موارد می‌توان از آن برای انجام تشریفات گمرکی در کشور مقصد استفاده کرد.
پروفرما به‌عنوان سندی معتبر برای ارائه به ذی‌نفعان مانند شرکت‌های بیمه، سازمان‌های دولتی یا شرکای تجاری قابل‌استفاده است.
باید برای هر دو طرف معامله (خریدار و فروشنده) نسخه‌ای از پروفرما ارسال و نگهداری شود.
پروفرما دارای اعتبار زمانی است که توسط فروشنده تعیین می‌شود. خریدار باید در موعد مقرر نسبت به نهایی کردن معامله اقدام کند.
در صورت نیاز به ایجاد تغییر در پروفرما، باید نسخه جدیدی صادر و به اطلاع طرف مقابل برسد.

کلام آخر

در این مطلب به سوال proforma invoice چیست پاسخ دادیم و شما را با پروفرما اینویس یا پیش فاکتور از مهم ترین اسناد بازرگانی آشنا کردیم. امیدواریم این مطلب برایتان مفید باشد و اطلاعات مفیدی درباره این سند بازرگانی به شما داده باشد.

با این حال، در صورتی که نیاز به راهنمایی بیشتر در زمینه امور گمرکی دارید یا می‌خواهید سفارشات خود را در زمینه ترخیص کالا و حمل و نقل بین ‌المللی ثبت کنید می‌توانید با مشاوران ما در پست بین المللی پی اس پی اکسپرس از طریق شماره 02142281  ارتباط بگیرید.

سوالات متداول