شیپینگ اوردر چیست؟ آشنایی با اطلاعات و نحوه دریافت آن

شیپینگ اوردر اصطلاحی است که ممکن است برای بسیاری از افراد فعال در حوزه تجارت و حمل ونقل به خصوص افرادی که سر و کارشان با حمل و نقل دریایی و بازرگانی دریایی است، آشنا باشد. این اصطلاح یکی از اصطلاحات کاربردی در بازرگانی است و اشاره به سندی دارد که توسط شرکت کشتیرانی صادر شده و تاییدکننده این موضوع است که تجهیزات و فضای کشتی برای حمل بار در دسترس است.

اگر می‌خواهید اطلاعات کامل‌تری درباره این سند، اطلاعات درج شده در آن و مراحل آن به دست آورید این مطلب از وبلاگ پست بین المللی پی اس پی اکسپرس را تا انتها بخوانید.

همچنین درصورتی‌که برای حمل و ترخیص بارتان از گمرک نیاز به استفاده از خدمات حمل و ترخیص بین المللی دارید، همین حالا با شماره 02142281 تماس بگیرید.

شیپینگ اوردر چیست؟

شیپینگ اوردر (Shipping Order) که از دو کلمه شیپینگ (Shiping) به معنای کشتیرانی و اوردر (Order) به معنای سفارش تشکیل شده است، سندی کلیدی در حمل و نقل دریایی است که به منزله مجوز عبور کالا از طریق کشتی عمل می‌کند. این سند توسط خطوط کشتیرانی صادر می‌شود و به شما اطمینان می‌دهد که فضای مورد نیاز برای حمل کالایتان در کشتی موجود است. علاوه بر این موضوع در این سند جزئیات مربوط به مبدا و مقصد حمل، مکان بارگیری و تخلیه کانتینر و همچنین مسیر حرکت کشتی قید می‌شود. همچنین شیپینگ اوردر برنامه زمان‌بندی دقیقی برای تحویل کالا به مقصد را ارائه می‌دهد.

چه اطلاعاتی در شیپینگ اوردر نوشته می‌شود؟

هیچ قالب یا الگوی واحدی برای این سند وجود ندارد و اطلاعات ارائه شده ممکن است بسته به کشور، شرکت حمل و نقل و نوع حمل و نقل متفاوت باشد. با وجود این تنوع، برخی از اطلاعات کلیدی را می‌توان در اکثر سفارشات حمل و نقل یافت. اطلاعات کلیدی که در اکثر شیپینگ اوردر‌ها یافت می‌شود عبارتند از:

• جزئیات فرستنده

در این بخش اطلاعات کامل فرستنده که در بسیاری از دیگر اسناد حمل و نقل مانند بارنامه نیز آمده است، نوشته می‌شود. برای آشنایی بیشتر با بارنامه حتما سری به مقاله انواع بارنامه بزنید.

• اطلاعات حمل و نقل

نام و آدرس شرکت حمل و نقل به همراه اطلاعات تماس شرکت حمل و نقل (اگر خطوط کشتیرانی مستقیماً با فرستنده کار کنند، این قسمت خالی خواهد بود) در این مطلب نوشته می‌شود.

• جزئیات محموله

در این بخش شرح مختصری از نوع کالا، تعداد بسته‌ها، وزن ناخالص، ابعاد و ارزش کالا نوشته می‌شود.

• شماره B/L

شماره B/L (Bill of Lading Number) که به عنوان شماره بارنامه نیز شناخته می‌شود، یک کد منحصربه‌فرد است که توسط شرکت حمل و نقل به هر محموله اختصاص داده می‌شود. این شماره در سفارش حمل و نقل (Shipping Order) نیز قید می‌شود و از اهمیت بالایی در حمل و نقل بین‌المللی برخوردار است.

• محل دریافت (Delivery Place)

محل دریافت در شیپینگ اوردر (Shipping Order) مکانی را مشخص می‌کند که محموله در آن تخلیه و به گیرنده تحویل داده می‌شود. این مکان نقطه نهایی سفر زمینی محموله است، پس از آنکه از طریق مسیر دریایی یا هوایی به مقصد منتقل شده باشد.

• بندر بارگیری (Port of Loading – POL)

بندر بارگیری در شیپینگ اوردر (Shipping Order) به بندری گفته می‌شود که در آن کانتینر حاوی محموله شما به کشتی منتقل و بارگیری می‌شود. این بندر نقطه شروع سفر دریایی محموله شما به مقصد نهایی است.

• بندر تخلیه (Port of Discharge – POD)

بندر تخلیه به بندری گفته می‌شود که در آن کانتینر حاوی محموله شما از کشتی تخلیه می‌شود. این بندر مقصد نهایی سفر دریایی شما و نقطه شروع فرآیند ترخیص کالا از گمرک است.

• محل تحویل (Delivery Place)

به محلی گفته می‌شود که کالای شما در آن توسط شرکت حمل و نقل به شما یا نماینده شما تحویل داده می‌شود. این نقطه نهایی سفر محموله شما است، چه از طریق حمل و نقل دریایی یا هوایی و چه زمینی انجام شده باشد.

• بندر حمل و نقل

به بندری می‌گویند که در آن کانتینر حاوی محموله شما ممکن است از یک کشتی فرعی (Feeder Vessel) به یک کشتی مادر (Mother Vessel) منتقل شود. این امر زمانی اتفاق می‌افتد که مسیر مستقیم دریایی بین بندر بارگیری و بندر تخلیه وجود نداشته باشد یا حمل و نقل مستقیم مقرون به صرفه نباشد.

• نام کشتی و شماره سفر

نام کشتی و شماره سفر در سفارش شیپینگ اوردر اطلاعات مهمی را برای ردیابی محموله شما در طول حمل و نقل دریایی ارائه می‌کنند. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا کشتی حامل محموله خود را شناسایی کنید و مسیر و برنامه زمانی کشتی را رصد کنید.

• نوع تجهیزات

نوع تجهیزات در شیپینگ اوردر به نوع کانتینری اشاره دارد که برای حمل محموله شما استفاده می‌شود. انتخاب کانتینر مناسب برای حمل ایمن و کارآمد محموله شما از اهمیت بالایی برخوردار است. برای آشنایی بیشتر با انواع کانتینر حتما مقاله انواع کانتینر باربری را بخوانید.

• محل تحویل خالی (Empty Pickup Location)

به محلی می‌گویند که در آن کانتینر خالی برای بارگیری محموله شما تحویل داده می‌شود. این محل معمولاً یک محوطه کانتینر (Container Yard) یا انبار کانتینر (Container Depot) است که توسط شرکت حمل و نقل تعیین می‌شود.

• مکان بازگشت کامل (Full Return Location)

به بندر و پایانه‌ای گفته می‌شود که در آن کانتینر بارگیری شده پس از تخلیه محموله باید بازگردانده شود. این محل معمولاً توسط فرستنده کالا یا مالک کانتینر تعیین می‌شود.

• قطع سند

به تاریخ و زمانی گفته می‌شود که تا آن زمان باید دستورالعمل‌های حمل و نقل را به شرکت حمل و نقل ارسال کنید. این دستورالعمل‌ها شامل اطلاعاتی مانند محل بارگیری، محل تخلیه، نوع کانتینر، تاریخ حمل و نقل مورد نظر و سایر جزئیات مهم برای حمل و نقل محموله شما است.

مراحل شیپینگ اوردر چیست؟

تا اینجای متن با شیپینگ اوردر و اطلاعاتی که در آن ثبت می‌شود آشنا شدیم. در ادامه، مراحل گام به گام صدور شیپینگ اوردر را شرح می‌دهیم تا بتوانید با استفاده از آنها، عملیات تجاری خود را به طور کارآمد انجام دهید.

گام اول: تماس برای استعلام قیمت و شرایط

شروع فرآیند صدور شیپینگ اوردر با تماس مشتری با مسئولین فروش شرکت حمل و نقل آغاز می‌شود. در این مرحله، مشتری به دنبال اطلاع از قیمت‌ها و شرایط ارائه شده توسط شرکت برای حمل و نقل کالای خود است.

از جمله نکات مهمی که در این مرحله باید به آن توجه داشته باشید عبارتند از:

• استعلام قیمت از چند شرکت: مشتریان معمولاً برای مقایسه قیمت‌ها و شرایط، از چند شرکت حمل و نقل مختلف استعلام می‌گیرند.
• اطلاع‌رسانی قیمت مدنظر مشتری: مسئولین فروش باید از قیمت مدنظر مشتری برای انجام کار آگاه شوند.
• مذاکره و توافق: این فرصت برای مسئولین فروش وجود دارد که با مشتری مذاکره کنند و در صورت امکان، با هماهنگی با خطوط کشتیرانی، قیمت مناسب‌تری به او ارائه دهند.

گام دوم: رصد بازار و ارائه بهترین نرخ به مشتری

مسئولین فروش و بازاریابان در حوزه حمل و نقل بین‌ المللی باید برای ارائه بهترین نرخ و خدمات به مشتریان، به طور مداوم بازار را رصد کنند.

آنها باید به طور مرتب با شرکت‌های حمل و نقل مختلف در تماس باشند و از آخرین نرخ‌ها، زمان ترانزیت، خدمات و شرایط حمل و نقل آنها مطلع شوند. بررسی هفتگی بازار یکی از دیگر مسئولیت‌های مسئولین فروش است. او باید به طور هفتگی نرخ‌ها و شرایط را بررسی کنند و از آخرین تحولات بازار آگاه باشد. برای مستندسازی و دسته‌بندی اطلاعات، مسئولین فروش بهتر است از طریق ایمیل از شرکت‌های حمل و نقل استعلام قیمت کتبی بگیرند.

گام سوم: ارائه پیشنهاد قیمت (Freight Quotation) به مشتری

در گام سوم صدور شیپینگ اوردر، مسئولین فروش پیشنهاد قیمت (Freight Quotation) را به صورت مکتوب به مشتری ارائه می‌دهند. این پیشنهاد شامل اطلاعات مهمی ل:

• نرخ کرایه حمل: قیمت نهایی حمل و نقل کالا
• مدت اعتبار نرخ: مدتی که نرخ ارائه شده به مشتری معتبر است
• مشخصات کالا: نوع، وزن، حجم، ارزش و سایر جزئیات مربوط به کالا
• مشخصات بسته بندی: نوع بسته بندی، تعداد بسته ها، علامت گذاری و سایر جزئیات مربوط به بسته بندی
• شرایط حمل و نقل: شرایط و تعهدات شرکت حمل و نقل در قبال حمل کالا
• اطلاعات تماس: اطلاعات تماس شرکت حمل و نقل و مسئول مربوطه

در نظر داشته باشید که ارائه پیشنهاد قیمت دقیق و شفاف در مشتری حس اعتماد بیشتری ایجاد می‌کند و مسیر را برای ادامه فرآیند صدور شیپینگ اوردر هموارتر می‌کند.

گام چهارم: رزرو کانتینر (Booking Request)

پس از تأیید نرخ حمل و نقل توسط مشتری، مسئولین فروش درخواست رزرو کانتینر (Booking Request) را به خط کشتیرانی مورد نظر ارسال می‌کنند. این درخواست شامل اطلاعات مهمی برای برنامه‌ریزی و انجام حمل و نقل است:

• تعداد و نوع کانتینر درخواستی: تعداد و نوع کانتینر مورد نیاز برای حمل کالا (مانند کانتینر خشک، یخچال دار، Open Top)
• نوع محموله: نوع کالای مورد حمل (مانند مواد غذایی، مواد شیمیایی، کالاهای خطرناک)
• نوع بسته بندی: نوع بسته بندی کالا (مانند کارتن، پالت، بشکه)
• بندر مبدأ و مقصد: بندر محل بارگیری کالا و بندر محل تخلیه کالا
• مقصد نهایی: محل نهایی تحویل کالا (در صورت تمایز با بندر مقصد)
• نرخ توافقی با خط: نرخ کرایه حمل توافق شده بین مشتری و شرکت حمل و نقل
• محل پرداخت کرایه حمل: محل پرداخت هزینه حمل و نقل (مانند مبدأ، مقصد یا سایر)

ارسال درخواست رزرو کانتینر به موقع برای تخصیص کانتینر مناسب و حمل و نقل بدون تاخیر ضروری است.

گام پنجم: دریافت شماره رزرو کانتینر (Booking No)

پس از ارسال درخواست رزرو کانتینر (Booking Request)، شرکت کشتیرانی شماره رزرو کانتینر (Booking No) را به درخواست کننده ارسال می‌کند. این شماره شناسایی کننده منحصر به فرد برای رزرو است و در مراحل بعدی صدور شیپینگ اوردر و حمل و نقل کالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نکات مهم در این مرحله باید به آن توجه داشت عبارتند از:

• ذخیره شماره رزرو: شماره رزرو کانتینر را باید به دقت ذخیره و در مکانی امن نگهداری کنید.
• استفاده از شماره رزرو: از شماره رزرو کانتینر در تمام مکاتبات با شرکت حمل و نقل و خط کشتیرانی استفاده کنید.
• اطلاع‌رسانی به مشتری: شماره رزرو کانتینر را به مشتری اطلاع دهید تا او نیز از پیشرفت فرآیند حمل و نقل آگاه باشد.

در برخی از مسیرهای خاص، شرکت‌های کشتیرانی ممکن است برای کاهش ریسک و تضمین تعهدات صاحب کالا، تعهدنامه‌هایی را از او دریافت کنند. جزئیات این تعهدنامه‌ها، مانند مبلغ تعهد و شرایط فسخ، در همین مرحله به همراه شماره رزرو کانتینر برای درخواست کننده ارسال می‌شود.

گام ششم: ارسال تعهدنامه‌ها و نرخ نهایی به مشتری

در گام ششم صدور شیپینگ اوردر، تمامی تعهدنامه‌ها به همراه شماره رزرو و نرخ نهایی به صورت مکتوب برای مشتری و نماینده او در محل ارسال می‌شود.

گام هفتم: پیگیری زمان تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی

در گام هفتم و نهایی صدور شیپینگ اوردر، بخش ترافیک با مشتری یا نماینده او ارتباط برقرار می‌کند تا از زمان نسبی تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی آگاه شود.

گام هشتم: پیگیری و اطلاع‌رسانی زمان حرکت و زمان تخمینی رسیدن (ETA)

اگرچه صدور شیپینگ اوردر به منزله نهایی شدن فرآیند حمل و نقل کالا از طریق دریا است، اما یک مرحله مهم دیگر نیز وجود دارد که آن هم پیگیری و اطلاع‌رسانی زمان حرکت و زمان تخمینی رسیدن است.

گام نهم: پیگیری و دریافت شیپینگ اوردر (Shipping Order/Shipping Instruction)

پس از طی مراحل قبلی و نهایی شدن فرآیند صدور شیپینگ اوردر، نوبت به این مرحله می‌رسد:

برخی از اقدامات این مرحله عبارتند از:

• پیگیری از خط کشتیرانی: پس از تحویل اسناد به خط کشتیرانی توسط نماینده مشتری یا خود مشتری، باید به طور مرتب با خط کشتیرانی تماس گرفته شود و وضعیت صدور شیپینگ اوردر پیگیری گردد. در نظر داشته باشید که تا زمانی که دستور حمل به کشتیرانی ارسال نگردد، محموله در لیست انتظار کشتی‌ها قرار نمی‌گیرد
• دریافت شیپینگ اوردر: هنگامی که شیپینگ اوردر آماده شد، باید از خط کشتیرانی دریافت و بررسی شود.
• اطلاع‌رسانی به مشتری: پس از دریافت شیپینگ اوردر، باید مراتب به مشتری یا نماینده او اطلاع داده شود.

گام دهم: نهایی‌سازی حمل و نقل و پیگیری بارگیری

پس از ارسال شیپینگ اوردر (گام نهم)، دو اقدام مهم برای نهایی‌سازی حمل و نقل و اطمینان از بارگیری کالای شما در اولین کشتی در دسترس باید انجام شود:

• تماس با خط کشتیرانی و شرکت حمل و نقل: با بخش حمل و نقل خط کشتیرانی و همچنین شرکت حمل و نقل (اگر از طریق فورواردر اقدام می‌کنید) تماس بگیرید. شماره رزرو کانتینر و سایر اطلاعات مربوط به شیپینگ اوردر را ارائه دهید. از آنها بخواهید که کالای شما را در لیست اولین کشتی در دسترس برای بارگیری قرار دهند.
• مدیریت درخواست‌های خاص: ممکن است به دلایلی مانند همزمانی بارگیری دو محموله، نیاز به تأخیر در رسیدن کالا به مقصد یا رسیدن در زمان خاص، درخواست “نگهداری” (Hold) برای بارگیری نشدن موقت کالا را داشته باشید. پس از رفع دلیل “نگهداری”، باید درخواست “آزادسازی” (Un-hold) را برای بارگیری کالا در اولین کشتی در دسترس ارائه دهید.

گام یازدهم: پیگیری پیش‌نویس بارنامه و اطلاع‌رسانی به مشتری

پس از نهایی شدن حمل و نقل و بارگیری کالا در کشتی (گام دهم)، گام یازدهم به پیگیری اطلاعات مهم برای مشتری اختصاص دارد. درصورتی که مشتری از وضعیت بار اطلاعی نداشت، باید با کارمندان بخش ترافیک تماس گرفته شود و وضعیت لحظه‌ای بار به مشتری اطلاع داده شود.

گام دوازدهم: دریافت تأیید نهایی از مشتری

در این مرحله اقدامات لازم برای دریافت تأیید نهایی از مشتری بر روی پیش‌نویس بارنامه انجام می‌شود. پس از دریافت پیش‌نویس بارنامه از خط کشتیرانی (گام یازدهم)، آن را به دقت بررسی کنید تا از صحت و کامل بودن اطلاعات آن اطمینان حاصل شود. پس از آن پیش‌نویس بارنامه را برای مشتری یا نماینده او ارسال کنید. قبل از ارسال پیش‌نویس بارنامه برای مشتری، حتماً آن را به طور کامل بررسی کنید و از عدم وجود هرگونه مغایرت یا نقص در اطلاعات آن اطمینان حاصل کنید.

منتظر دریافت نظرات و بازخورد مشتری در مورد پیش‌نویس بارنامه باشید. در صورت وجود هرگونه اصلاح یا تغییر درخواستی از سوی مشتری، آنها را به دقت بررسی کنید.

در صورت نیاز به اصلاح پیش‌نویس بارنامه، اصلاحات را به خط کشتیرانی ارسال کنید و درخواست صدور نسخه جدیدی از بارنامه را ارائه دهید.

این فرآیند را تا زمانی که مشتری تأیید نهایی خود را اعلام کند و از اطلاعات بارنامه کاملاً راضی شود، ادامه دهید.

گام سیزدهم: نهایی‌سازی اسناد و ارسال به مشتری

در گام سیزدهم، پس از صدور بارنامه نهایی و حرکت کشتی، دو اقدام مهم برای نهایی‌سازی اسناد و ارسال آنها به مشتری انجام می‌شود:

1. دریافت بارنامه تاریخ‌دار و صورت‌حساب از خط کشتیرانی: پس از دریافت بارنامه تاریخ‌دار و صورت‌حساب از خط کشتیرانی، آنها را به بخش حسابداری شرکت خود ارسال کنید.
2. صدور صورت‌حساب توسط بخش حسابداری و ارسال اسناد به مشتری: اسناد را سریعاً برای مشتری ارسال کنید تا از بروز هرگونه مشکلی در انجام امور مربوط به ترخیص کالا و پرداخت هزینه‌ها جلوگیری شود.

گام چهاردهم: تسویه حساب و دریافت اسناد نهایی

در گام نهایی فرآیند صدور شیپینگ اوردر، دو اقدام مهم برای تسویه حساب با خط کشتیرانی و دریافت اسناد نهایی انجام می‌شود:

1. تسویه حساب صورت‌حساب خط کشتیرانی: صورت‌حساب نهایی ارائه شده توسط خط کشتیرانی را به دقت بررسی کنید. صورت‌حساب را به موقع پرداخت کنید تا از بروز هرگونه مشکلی در دریافت اسناد نهایی و ترخیص کالا در گمرک مقصد جلوگیری شود.
2. دریافت اصل بارنامه و نامه تلکس ریلیز: پس از تسویه حساب کامل صورت‌حساب، اصل بارنامه (Original B/L) و نامه تلکس ریلیز (Telex Release) را از خط کشتیرانی یا شرکت حمل و نقل کننده دریافت کنید.

کلام آخر

شیپینگ اوردر یکی از دیگر اصطلاحات مهمی است که هر تاجر و بازرگانی در مسیر تجارت باید با آن آشنا باشد. در این مطلب تلاش کردیم تا شما را با این اصطلاح مهم و کاربردی و مراحل آن  آشنا کنیم. امیدواریم این مطلب برایتان مفید باشد و پاسخگوی سوالات شما در این زمینه باشد.

درصورتی‌که در مسیر تجارت نیاز به استفاده از خدمات حمل و ترخیص دارید، می‌توانید از طریق تماس با شماره 02142281 یا اپلیکیشن PSP با کارشناسان در ارتباط باشید و مشاوره رایگان دریافت کنید.

سوالات متداول